Cusptips

Do you take my insurance?

13,291 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

13,291 thoughts on “Do you take my insurance?”

  1. ZinonthStids

    Компания NEMALYARKA предлагает квалифицированные услуги по ремонту, а также отделке. Дозвольте сделать для вас малярные работы. Мы знаем свою работу, нам доверились уже многие Калужане и не пожалели об этом. https://nemalyarka.ru/ – сайт, где вы можете уже сейчас оставить заявку. Также здесь имеются полезные статьи. Покраска стен, шпаклевка q4 – все это умеем. Готовы выполнять самые трудные проекты, от которых другие отказались. Свяжитесь с нами для консультации, ответим на вопросы и реализуем любые желания. Всегда рады вашим предложениям!

    Reply
  2. Naeyuelcal

    Посетите сайт https://videoline.spb.ru/ и вы сможете подобрать систему видеонаблюдения, а также заказать услуги по установке видеонаблюдения Спб. Ознакомьтесь с каталогом товаров. Установка видеонаблюдения и монтаж системы выполняются по ГОСТУ, обязательна гарантия с нашей стороны. Установка видеонаблюдения в СПб от Компании Видео Линия – это услуги от профессионалов, быстрые сроки, выгодные цены!

    Reply
  5. KuzmirdVep

    Destruam предоставляет для вас большой выбор сериалов. Все они уже с первых минут захватывают. Пригласите своих друзей, соберитесь с близкими и в полной мере наслаждайтесь новинками кино. Гарантируем быструю загрузку видео и отличный звук. Ищете идеальный шторм фильм 2000 смотреть онлайн ? Destruam.xyz – известный портал, где представлены сериалы, которые увлекут сюжетными поворотами и неожиданными событиями. Качество и разнообразие контента на высочайшем уровне. Смотрите без утомительной процедуры регистрации интересные сериалы. Сделайте свой вечер веселым!

    Reply
  6. NikolenRiz

    CVzen est le service https://cvzen.fr/ ultime de rédaction de CV et de coaching de carrière pour des millions de chercheurs d’emploi à travers le monde. Notre équipe d’experts s’engage à votre réussite et vous accompagne tout au long de votre parcours professionnel, de la rédaction de votre CV professionnel et de votre lettre de motivation avec des spécificités sectorielles à l’optimisation de votre profil LinkedIn en passant par le coaching professionnel de carrière. Débloquez de nouvelles opportunités avec un CV qui met en valeur votre potentiel.

    Reply
  7. Nikolelsig

    CVzen https://cvzen.it/ è il servizio di scrittura di CV e career coach per eccellenza per milioni di persone in cerca di lavoro in tutto il mondo. Il nostro team di esperti si impegna per il vostro successo e vi supporterà in tutto il vostro percorso professionale, dalla stesura di un CV professionale e di una lettera di presentazione specifica per il settore, all’ottimizzazione del vostro profilo LinkedIn, fino al career coaching professionale. Sbloccate nuove opportunità con un curriculum che metta in luce il vostro potenziale.

    Reply
  8. Jdanornof

    Интернет-магазин «Линкей Лайт» приглашает вас за покупками. У нас вы можете купить по доступной цене качественный кронштейн. Даем гарантию на быструю доставку. Ищете купить кронштейн поворотный для линейных светильников? Linkey-light.ru/catalog/komplektuyushchie/kronshteyny_krepleniya_/kronshteyn_povorotnyy_kp_60_dlya_lineynykh_svetilnikov – здесь имеется кронштейн поворотный КП-60, предназначенный для линейных светильников, чтобы его приобрести, оформите на сайте заявку. Также можете позвонить по телефону нашего магазина. Мы всегда готовы проконсультировать вас.

    Reply
  9. IlariasKeync

    Радость, удивление, восторг, благодарность – вот эмоции, ради которых стоит дарить что-то необычное! У нас имеются аксессуары для медового месяца, денежные карточки, папка со сладостями и другое. https://boorsch.ru/ – сайт, где есть возможность найти множество интересных идей, а также получить удовольствие от подарка, который сотворит сам автор своими руками! Все просто: теперь не надо переплачивать и ждать доставку. Вы на электронную почту получите шаблоны, напечатаете и сами сделаете подарок, читая инструкцию. Пусть ваш презент станет проявлением внимания и заботы!

    Reply
  10. Mishidoker

    На сайте https://gdz-history.ru/ изучите атласы, а также контурные карты по истории 6,5, 7, 8, 9, 10 классов. Есть возможность не только скачать, но и почитать в режиме реального времени. Делайте так, как удобно именно вам. Распечатайте чистые контурные карты по такой дисциплине, как история. Все материалы помогут вам получить необходимые знания, повысить уровень интеллекта. Теперь и вы сможете сдать предмет на высокий балл. Скачивайте информацию тогда, когда вам удобно и в любое время. На портале представлены и тезисы для ознакомления с темами.

    Reply
  13. Venedcot

    Казино Taker является самым стабильным и предлагает отличную возможность заработать хорошие деньги. Условия здесь наиболее выгодные, а разнообразие игр нереально впечатляет. Ищете такер сайт? Taker.blog – сайт, который дает возможность отдохнуть от различных проблем. Разнообразьте свой досуг прямо сейчас. Безпроблемные выплаты улучшают игровой процесс. Уверены в том, что вы будете полностью удовлетворены Taker. Служба поддержки онлайн казино быстро отвечает на любые вопросы и желает вам безграничной удачи. Тейкер – надежный выбор!

    Reply
  14. GavridJunny

    Хотите в отменном качестве и совершенно бесплатно смотреть увлекательные сериалы? Mixtios вам в этом поможет. Здесь имеется только самое интересное кино. Вы можете в любое удобное время смотреть фильмы. Ищете вилли вонка фильм 2023? Mixtios.xyz – сайт, где представлены сериалы, помогающие ощутить множество положительных эмоций и отвлекающие от повседневной жизни. Профессиональное озвучивание и отменное качество изображения гарантируют великолепный просмотр. Уверены, у нас вы найдете то, что вам интересно!

    Reply
  15. Tyaamltus

    На сайте https://sibvitr.ru/ воспользуйтесь такой услугой, как производство мебели для офиса, дома. Здесь вы сможете заказать кухни, шкафы-купе, прихожие, вместительные гостиные, кабинеты руководителей, детскую мебель. Замер, а также дизайн-проект предоставляются бесплатно. На производство уйдет не более 7 дней. Вся продукция реализуется по привлекательным ценам. При этом качество остается на приемлемом уровне. На продукцию дается гарантия 12 месяцев. Опыт работы на рынке – более 20 лет. В штате работают более 40 сотрудников.

    Reply
  16. LanceMok

    Metal structures must be produced newmexicodesign.net under strict quality control. Absolutely all work is checked – from the manufacture of elements to final assembly. It is necessary to check their size, strength, coating and other parameters.

    Reply
  30. KamilyToush

    На сайте https://cliningkrd.ru закажите звонок для того, чтобы воспользоваться услугами клинингового агентства «Cleaning». В компании трудятся исключительно квалифицированные, компетентные сотрудники, которые не только обучены, но и постоянно повышают квалификацию на специальных курсах. В работе используются инновационные и высокотехнологичные расходные материалы, которые и позволяют получить безупречный результат. Есть возможность вызвать бригаду специалистов в любое время.

    Reply
  33. займы которые дают абсолютно всем на карту круглосуточно

    Ищете быстрый способ получить деньги? Подпишитесь на телеграм-канал [url=https://t.me/s/MFO_dayt_vsem/]какой займ можно взять без проблем на карту[/url] ! Здесь собраны МФО, которые выдают деньги без отказов и проверки кредитной истории. Первый займ под 0% до 15 000 рублей всего за 10 минут! Также у нас есть списки новых МФО 2024 года, выдающих мгновенные микрозаймы даже с плохой кредитной историей и просрочками. Вступайте и решайте свои финансовые проблемы без задержек!

    Reply
  34. Volkotox

    Хотите прекрасно провести вечер и расслабиться? Онлайн-казино поможет вам в этом. Taker привлекает игроков захватывающими слотами. Ищете taker? Taker.website – сайт, который сделан хорошо, разбираться, что здесь к чему и где находится, не придется. Сыграть здесь можно во что угодно. Главное то, что тут есть возможность реально выиграть крупные деньги. Выплаты производятся без каких-либо задержек, что очень радует. Поддержка адекватная, отвечает на любые вопросы моментально. Почувствуйте сами все достоинства отменного отдыха вместе с Такер!

    Reply
  35. Anthonyseano

    Conventionally, forklifts can be divided alcitynews.com into manual and self-propelled. The manual version must be moved by the operator, which may require some effort if the weight of the load exceeds a thousand kilograms. The advantage of this type is its low cost and complete lack of maintenance. However, such a loader will not lift the load to too great a height.

    Reply
  37. Samoionabink

    CVzen es el mejor servicio https://cvzen.es/ de redacción de CV y orientación profesional para millones de personas que buscan empleo en todo el mundo. Nuestro equipo de expertos está comprometido con tu éxito y te apoyará a lo largo de tu trayectoria profesional, desde la redacción de tu CV profesional y tu carta de presentación con datos específicos del sector hasta la optimización de tu perfil de LinkedIn y la orientación profesional. Desbloquea nuevas oportunidades con un currículum que muestre tu potencial.

    Reply
  38. tratamentul glaucomei

    Glaucoma treatment at MCI Clinic is designed to effectively manage and control intraocular pressure to prevent vision loss. Our team employs advanced diagnostic tools and personalized treatment plans, including medication, laser therapy, and surgical options. Early detection and consistent monitoring are key to successful glaucoma management.

    At MCI, we prioritize patient education and support, ensuring you understand your condition and treatment options. Our specialists are committed to providing comprehensive care, helping you maintain your vision and overall eye health. Trust MCI for expert glaucoma treatment and dedicated patient care.

    MCI Clinic – [url=https://mci.md/]oftalmolog[/url]

    Reply
  41. ManuelZef

    [url=https://t.me/modeli_individyalki_moskvy]Дешевые Индивидуалки москвы[/url] – vip эскорт москва, Досуг Москва

    Reply
  48. KnyazamTic

    Зайдите на сайт https://came.name/ где вы сможете ознакомиться с широким ассортиментом оборудования CAME (итальянский производитель), таким как автоматика для ворот, шлагбаумы, парковочные системы, турникеты и многим другим. Узнайте больше информации о продукции на сайте, а также посмотрите прайс листы с выгодными ценами.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *