Cusptips

Do you take my insurance?

13,209 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

13,209 thoughts on “Do you take my insurance?”

  1. Sewodencor

    На сайте https://vezuviy.shop/ приобретите надежные, функциональные печи. Только здесь представлено фирменное оборудование, а также дымоходы, на которые предоставляются гарантии. Для сауны, бани, а также коттеджей вы сможете с легкостью подобрать один из предложенных вариантов. Важным преимуществом компании является то, что доставка предоставляется абсолютно бесплатно, а банный камень дают в подарок. На все аксессуары действует скидка 10%. Дверь для бани вы сможете получить в качестве приятного презента.

    Reply
  3. MelniwSwame

    Rassilka.kz оказывает качественные услуги. Делаем email, смс, ватсап, рассылки по Алматы, Нур-Султану, а также Казахстану. Сотрудничаем с разными популярными компаниями. Наша основная задача – принести пользу каждому клиенту. Действия на конечный итог нацелены. https://rassilka.kz – сайт, где вы узнаете, почему нас выбирают. Здесь можете в любое удобное для вас время ознакомиться с тарифами. У вас есть возможность получить бесплатную консультацию. Свяжитесь с нами, и мы ответим на все интересующие вопросы.

    Reply
  4. ushevUnerb

    На сайте https://realniy-zarabotok.ru/ изучите самые эффективные, работающие методы получения средств. И самое главное, что все методы действительно работающие и эффективные. Они помогут заработать на мечту и получить больше средств. К примеру, получится заработать на партнерке, выполнить различные задания и получить за это колоссальные суммы. Вывод средств происходит на карту или электронный кошелек. Но зачастую для того, чтобы обеспечить себе доступ к тем заданиям, за которые больше платят, необходимо пройти специальный тест.

    Reply
  5. Evgradmut

    На сайте https://dyhu.ru/ закажите изысканные и популярные ароматы, духи от лучших и проверенных парфюмеров, которые создают продукцию для изысканного, привлекательного стиля. Каждый желающий получает возможность приобрести все, что считает нужным, оптом, чтобы разнообразить свой ассортимент и сделать его более интересным и привлекательным для клиентов. Регулярно на сайт добавляются интересные новинки, которые заслуживают вашего внимания. Также устраиваются распродажи, которые позволят сэкономить на покупке хорошие деньги.

    Reply
  6. Podelrhild

    Na stronie https://1op.pl/ prosimy o kontakt w celu skorzystania z usług związanych z Naprawa, otwieraniem zamków w Warszawie. Ponadto dostępny jest również pilny wyjazd. Firma działa przez całą dobę, co pozwala zamawiać usługi w dowolnym momencie, w tym w święta, weekendy. Mistrz przyjedzie do obiektu dosłownie w 15 minut, aby wykonać wszystkie niezbędne prace. Ponadto firma będzie dla ciebie pomocna, a jeśli zgubisz klucz, zamek nie działa lub nie obraca się, technik powinien bezpiecznie otworzyć drzwi.

    Reply
  9. Kuzneahix

    На сайте https://smile-me.ru/ вы сможете заказать звонок для того, чтобы получить консультацию относительно проведения детских праздников. Здесь вы сможете заказать детских аниматоров, устроить тематический праздник, воспользоваться услугами ведущих на мероприятие, устроить незабываемый, яркий квест или бумажное шоу. Действуют привлекательные, доступные расценки. Все мероприятия проводятся компетентными, талантливыми специалистами, которые не перестают радовать своим профессионализмом.

    Reply
  11. Rusteequix

    Вас интересует профессиональный ремонт электро-транспорта в Минске? Мастерская 911 – это то, что вам нужно! В сервисном центре трудятся самые лучшие специалисты, которые имеют достаточный опыт работы. Они прекрасно разбираются в электросамокатах, быстро и качественно их ремонтируют. https://m911.by/ – сайт, где вы можете уже сейчас посмотреть наши услуги. Мы обеспечиваем своих клиентов недорогим ремонтом любого вида электро-транспорта. Обращайтесь именно к нам, продиагностируем поломку абсолютно бесплатно.

    Reply
  13. abhomigap

    Студия профессионального дизайна интерьеров «Мята» поможет воплотить ваши мечты в реальность! Все специалисты увлечены своим делом, они сделают ваш интерьер невероятно красивым. Мы всегда рады видеть вас у нас. Ищете студия дизайна в СПб? Spb.Studio-mint.ru – здесь можете увидеть фото интерьеров квартир. Создаем проекты высокого уровня и предоставляем заманчивые цены. Успех нашей деятельности подтверждают отзывы, посмотреть их можно на портале уже сейчас. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить детали. Все ваши пожелания мы удовлетворим!

    Reply
  14. wodseDycle

    Самый большой магазин мобильных телефонов в Минске https://g5.by/ это возможность купить по низкой цене с доставкой по всей Беларуси: мобильные телефоны, ноутбуки, планшеты, бытовую технику и многое другое. Ознакомьтесь с каталогом из более чем 30000 сертифицированных товаров, и вы обязательно найдете для себя лучшую цену, качество, а быстрая бесплатная доставка не заставит себя долго ждать.

    Reply
  16. BalicewBog

    На сайте https://kladupechi.ru оформите заявку для того, чтобы воспользоваться такими полезными услугами, как: ремонт, кладка печей, каминов. Все конструкции от высококлассного, проверенного мастера, который работает по всему Санкт-Петербургу, области. А если вас интересует какая-либо определенная информация, то воспользуйтесь специальным поиском. Также имеется информация и про печное отопление: русскую, голландскую, финскую печь. Изучите все рубрики, чтобы получить полную информацию на интересующую тему.

    Reply
  23. otefretiert

    На сайте https://advokat-samara.ru/ оставьте заявку для того, чтобы воспользоваться доставкой товаров из Китая для маркетплейсов. Среди основных услуг выделяют: выкуп, поиск, доставку товаров. Кроме того, можно воспользоваться и упаковкой, отгрузкой продукции на маркетплейсы. При необходимости будет оказана вся необходимая помощь для того, чтобы организовать бизнес на WB. Рассчитать цену услуги получится в данный момент. Оказывается весь спектр услуг, чтобы вы наладили собственный бизнес. Воспользуйтесь сопровождением с гарантиями, проводится анализ уже имеющихся карточек.

    Reply
  26. etmanFub

    Space Movers https://spacemovers.ca/ is renowned as the premier moving company in Calgary, Canada, offering unparalleled service and expertise in residential and commercial relocations. Their reputation as the best movers in the city is built on a foundation of reliability, efficiency, and a customer-centric approach that ensures a smooth and stress-free moving experience. Choosing Space Movers means choosing the best in the business, ensuring a seamless transition to your new home or office.

    Reply
  27. Petrokag

    На сайте https://zdravbud.net/new/pochemu-bolyat-sustavy изучите увлекательную, интересную и содержательную информацию, которая посвящена тому, почему болят суставы. Так есть информация о том, чем правильно их питать, чтобы сохранили свою эластичность. Описаны признаки того, что суставы заболели. Вы узнаете о том, какими способами и методами их лучше всего и эффективней восстановить. Описаны самые эффективные, точные, а также безопасные из них. А самое главное, что они действительно работают.

    Reply
  29. MaslohCEP

    Хотите быстро и без каких-либо проблем заменить права на польские? MIGRANT SUPPORT точно поможет вам в этом. Компания дает гарантию на персональный подход и лояльные цены. Наши специалисты имеют большой опыт работы. Они предоставят вам нужную информацию о том, как заменить права на польские. https://migrant.support/obmien_rossiiskikh_prav_na_polskiie – сайт, где можете заказать услугу. Также тут можно в удобное время ознакомиться с отзывами компании. Ответим на все ваши вопросы, звоните нам.

    Reply
  36. psywodFap

    Мята – студия профессионального дизайна интерьеров в Москве все мечты воплощает в реальность. Здесь работают исключительно лучшие специалисты, они увлечены собственным делом и готовы принять любой вызов. Будем рады видеть вас в числе своих клиентов. Ищете дизайн проект квартиры в Москве Moskva.Studio-mint.ru – сайт, где есть фотографии интерьеров квартир.? Предлагаем разумные цены, следим за трендами и новинками в индустрии интерьерного дизайна. Создаем проекты высокого уровня. Позвоните нам прямо сейчас и мы обсудим все детали. Любые ваши желания удовлетворим!

    Reply
  38. Pasikedwess

    Теплое фасадное остекление балкона specbalkon.ru

    Если Вам требуется [url=https://specbalkon.ru/zamena-ostekleniya]замена остекления балкона на теплое[/url] прямо сегодня, то мы вам непременно поможем. Услуга по замене холодного фасадного остекления по теплое сейчас очень востребована. При покупке жилья в новом доме очень часто застройщик ставит на балкон холодное, не очень хорошее остекление, которое лучше поменять сразу же после покупки. Теплое остекление балкона имеет большое количество плюсов: окна не замерзают даже в самые морозные зимы, на балконе возможно сделать любое пространство, цветы будут стоять при комнатной температуре, на балконе можно сделать места для хранения и вещи не деформируются. Поэтому предлагаем Вам замену остекления сделать как можно скорее и по лучшей цене.

    Reply
  40. iwodsnat

    Зайдите на сайт https://cescoshop.ru/ где вы сможете приобрести краски, лаки, грунт, эмаль и многое другое. Cesco представляет огромный выбор продукции по отличным ценам, а получить заказ можно самостоятельно или оформить с доставкой по всей России. Ознакомьтесь с каталогом и вы обязательно найдете все для интерьера и экстерьера. Подробнее на сайте.

    Reply
  41. OverstNug

    На сайте https://cryptocodes.kz/ ознакомьтесь с интересной и полезной информацией о криптовалюте. Здесь находится все, что вам необходимо знать о криптографии. На сайте вы найдете и промокоды, другую важную и полезную информацию, которая обязательно вам пригодится. Подобные бонусы помогут вам значительно сэкономить, чтобы вы смогли получить больше приятных эмоций. Также вы получите и ответы на многочисленные вопросы, которые помогут вам правильно обращаться с криптовалютой. Регулярно на портале появляется новая, свежая информация.

    Reply
  42. PotaphIcoff

    MIGRANT SUPPORT предлагает услуги квалифицированных специалистов, которые имеют большой опыт работы. В своей деятельности мы исповедуем персональный подход к каждому клиенту. Гарантируем достижение в выгодном совместном сотрудничестве и приемлемые цены. https://vpolshe.com/kriptolitsenziya-v-polshe/ – сайт, где можете прямо сейчас оставить заявку. Поможем вам получить криптолицензию в Польше. Процесс пройдет хорошо, мы все выполним оперативно. Вы останетесь довольны результатом и сервисом. Обращайтесь к нам, на все вопросы мы ответим с большим удовольствием!

    Reply
  43. Gellacrile

    Краснодарский завод производит котельное оборудование, которое проходит, регламентированные технические испытания и отвечает всем требованиям безопасности. Работаем по всей РФ и ряду стран СНГ. С нами вы сэкономите свои деньги и время. Ищете жаротрубный паровой котел? Kzko-gaz.ru – сайт, где есть каталог и представлены отзывы о нашем заводе, ознакомиться с ними можно прямо сейчас. Любой изготавливаемый котел либо же котельная будут в срок доставлены, не сомневайтесь. Тепло создавая, гарантируем качество!

    Reply
  45. Vahnidseirm

    На сайте https://xn--57-6kchpq9cd0i.xn--p1ai/ закажите натяжные потолки высокого качества и выполненные из современных, высокотехнологичных материалов, которые не утратят своего внешнего вида долгое время. На всю продукцию установлены привлекательные, доступные расценки, а работы выполняются точно в срок и квалифицированными мастерами. Все услуги оказываются «под ключ», предоставляются гарантии. Предоставляется скидка 10%. Монтажные работы выполняются всего за пару часов. На консультации вам помогут с выбором и подскажут, какая конструкция подходит именно вам.

    Reply
  46. sckovSaunk

    Зайдите на сайт https://deep-well.ru/ где вы сможете заказать такие полезные услуги как чистка и ремонт колодцев в Москве. Компания Глубокий колодец работает на рынке с 2003 года и оказывает профессиональные услуги по чистке, ремонту, углублению колодцев, а наши мастера знают о них все. Стоимость услуг доступна каждому. Подробнее на сайте.

    Reply
  47. Gellacrile

    Краснодарский завод производит котельное оборудование, которое проходит, регламентированные технические испытания и отвечает всем требованиям безопасности. Работаем по всей Российской Федерации и ряду стран СНГ. С нами вы сэкономите свои деньги и время. Ищете промышленные паровые котлы на газе? Kzko-gaz.ru – сайт, где есть каталог и представлены отзывы о нашем заводе, ознакомиться с ними можно прямо сейчас. Можете быть уверены – любой произведенный котел или же котельная будут вовремя доставлены. Гарантируем качество, создавая тепло!

    Reply
  48. Vevusimmum

    На сайте https://ntmsp.ru/ закажите звонок для того, чтобы приобрести продукцию компании ООО “НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И МАТЕРИАЛЫ”. Это развивающееся предприятие, которое работает в области создания комплектующих, которые применяются в радиотехнической промышленности. В каталоге вы найдете крепеж, ферритовые изделия, медицинские иглы, а также оснастку. В компании трудятся компетентные и опытные специалисты, которые предпринимают все, чтобы вы получили такую продукцию, которая соответствует самым высоким требованиям.

    Reply
  49. alburwex

    СХТ – компания, которая предлагает купить измерительное высокоточное оборудование. Мы даем гарантию на выгодные цены и отменное качество нашей продукции. Специалисты компании обладают приличным опытом работы и высокой квалификацией. Они с удовольствием проконсультируют вас по всем необходимым вопросам. https://cxt.su – сайт, где можете прямо сейчас ознакомиться с более подробной информацией о нас и наших услугах. Здесь вы найдете фотогалерею и видео-презентацию. Оперативно реагируем на все заявки. Обращайтесь именно к нам!

    Reply
  50. AleksMer

    MIGRANT SUPPORT предлагает помощь в получении номера PESEL и гарантирует разумные цены. Квалифицированные специалисты компании, взявшись за вашу задачу, приложат максимум усилий для ее выполнения. https://migrant.support/poluchieniie_nomiera_pesel – сайт, где узнаете, для чего нужен песель и как, сделать его удаленно. Мы быстро и качественно оказываем помощь, а также предлагаем абсолютно бесплатно консультацию. Относимся лояльно к нашим клиентам, делаем все возможное, чтобы оправдать их ожидания. Вы точно не пожалеете о своем выборе, обращайтесь!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *