Cusptips

Do you take my insurance?

13,038 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

13,038 thoughts on “Do you take my insurance?”

  1. bolshbek

    Вас интересует профессиональная тонировка стекол автомобиля в Москве? Мы поможем вам! Высокое качество нашей работы достигается благодаря использованию сертифицированных материалов и профессионализму сотрудников. Нам можно доверять! http://xn—–6kccgdtutdbkoeocgd0azhek.xn--p1ai/ – сайт, где можете прямо сейчас оставить заявку. Мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на ваши вопросы. Постоянно проводим акции и гарантируем выгодные цены. Беремся за осуществление заказов разной сложности. Обращайтесь!

    Reply
  2. HaroldThusy

    canadian medications pharmacy : [url=https://tadapoxshop.lol/#]canadian pharmacy ratings[/url] discount cialisis canada pharmacy [url=https://tadapoxshop.lol/]https://tadapoxshop.lol[/url]

    Reply
  3. orshinHEILM

    В питомнике «go Mikheeva Elena» можете купить щенка и обрести преданного друга. Заводчик японских собак Елена Михеева гарантирует своевременную консультацию и поддержку на протяжении всей жизни малыша в любое время и по интересующим вопросам. Ее щенки и собаки растут строго на натуральной еде, так они получают нужные витамины и микроэлементы для крепкого здоровья. https://shibainu-japan.ru – сайт, где можете прямо сейчас посмотреть фото. Также здесь можно забронировать щенка Сиба Ину. Он будет дарить вам радость и положительные эмоции.

    Reply
  4. haritobrubs

    CLAPS – интернет-магазин, который предлагает приобрести прибор DreamStalker Expert. Новейший гаджет необходим для осуществления практик самосовершенствования и саморазвития, преодоления кошмарных снов и фобий, и выполнения необычных экспериментов в осознанном сне. Ищете купить dream stalker? Claps.me – портал, где имеется каталог для ознакомления, содержатся отзывы покупателей, фотографии и характеристики. Здесь вы сможете узнать, что в комплект поставки прибора «DreamStalker Expert» входит.

    Reply
  5. FokinthAbexy

    На сайте https://kronshtejny-dlya-televizorov.ru/ вы сможете изучить кронштейны для телевизоров, которые представлены здесь в большом выборе. В разделе вы обязательно отыщите подходящее по форме, размеру решение. Есть фиксированные варианты, которые считаются наиболее надежными и практичными. А еще имеются наклонные, потолочные, поворотные. При выборе необходимо учесть размер телевизора, а также его вес. Все конструкции от лучших, проверенных марок, которые отвечают за качество.

    Reply
  7. HaroldThusy

    canadiandrugswithoutprescription : [url=https://tadapoxshop.lol/#]canada drugs sildenafil[/url] northwest pharmacy [url=https://tadapoxshop.lol/]https://tadapoxshop.lol[/url]

    Reply
  9. ovsofisorD

    Наши металлические лестницы от производителя https://www.supersvarshik.com/ продуманы, просчитаны на прочность, с удобными ступенями из просечного листа, на которых не задерживается снег, песок или мусор. Ступени из металла и листа ПВЛ являются и прекрасным протектором, нога на них не скользит. Лестницы из металла и листа ПВЛ окрашены в камере порошковой краской – это защищенное и долговечное покрытие для металла. Установка и монтаж уличной металлической лестницы осуществляется на вкрученные в землю металлические сваи, на который методом сварки крепятся блоки из площадки и лестничного марша, Монтаж уличной лестницы из металла проходит очень оперативно, в отличии от других видов лестниц. Спроектируем, изготовим и смонтируем для вас самую правильную лестницу!

    Reply
  10. jlovaHem

    На сайте http://nemans.ru вы сможете приобрести всю необходимую продукцию, включая пакеты с ручками, фасовочные пакеты, мешки полипропиленовые, пленку армированную, полиэтиленовую. Также в разделе имеется ветошь, ароматное мыло, перчатки, черенки, бытовая химия, ведра и многое другое, что вы сможете заказать прямо сейчас. Среди рекомендованных товаров находятся вязаные перчатки, туалетная бумага, хозяйственное мыло, неткол. Вся продукция отличного качества, надежная и наделена длительными сроками эксплуатации.

    Reply
  11. ergeeMassy

    На сайте https://ocims.ru/ закажите звонок для того, чтобы воспользоваться такой услугой, как строительство каркасных домов высокого качества. Они надежные, практичные, а самое главное, что простоят очень долго. Все работы происходят под ключ. Дома строятся по индивидуальному, а также типовому проекту, что позволит подобрать то, что соответствует предпочтениям, вкусам. На работы, материалы даются гарантии. Действуют привлекательные и доступные расценки. Также компания предлагает приятный презент по окончании проведения работ.

    Reply
  12. anovdber

    Ищете способ решить финансовые проблемы? ЗАЙМБОТ поможет вам в этом. Оформление займа займет всего несколько минут. Ищете список круглосуточных мфо? T.me/zaimys – тут вы найдете информацию о кредитах, микрозаймах и выгодных займах. Забудьте о долгосрочных процедурах, длительных очередях и бюрократии! Предлагаем людям в экстренных ситуациях необходимую поддержку. Делаем процесс займа прозрачным и удобным, заботимся о вашем комфорте. Не стоит откладывать свои планы на потом. Получите денежные средства уже сейчас и реализуйте ваши задумки!

    Reply
  14. Lamarantep

    Customer service is how well invest24news.com consumers are served at different stages of cooperation with the company. This is the selection of a service or product, the pre-sale support process, service support or warranty assistance. Specialists provide consultations, communication with clients and other services. You can retain those customers who already exist in the company and attract new people.

    Reply
  15. HaroldThusy

    india pharmacies cialis : [url=https://tadapoxshop.lol/#]canada drugs reviews[/url] pharmacy order online [url=https://tadapoxshop.lol/]https://tadapoxshop.lol[/url]

    Reply
  16. Jerrysuige

    Представьте себе платформу, где инновации и безопасность идут рука об руку. Этот проект – ваш проводник в будущее финансов. [url=http://mobilelingua.com.pl/berlin/pl/component/kunena/welcome-mat/285-10.html#284]http://mobilelingua.com.pl/berlin/pl/component/kunena/welcome-mat/285-10.html#284[/url]

    Reply
  19. Ruslathsuelt

    На сайте https://pervomai-172.ru/ цветочный интернет-магазин предлагает доставку прекрасных цветов по выгодным ценам. Вы можете заказать доставку прямо из офиса либо дома, теперь не нужно идти в магазин для выбора цветов. Зайдите в каталог, выберите интересующий вас букет, укажите адрес, время доставки и оплатите заказ. На сайте есть рубрика «Часто задаваемые вопросы», где вы найдете популярные ответы. Также тут имеются отзывы благодарных клиентов, ознакомьтесь с ними уже сейчас.

    Reply
  20. Gabidshowl

    На сайте https://shalyapin-crimea.ru/ забронируйте номер в пансионате «Дом семейного отдыха «Федор Шаляпин». Он расположен в центре города и обрадует всех желающих приятным уровнем сервиса. Вас ожидает парк аттракционов, а также кинотеатр, городской театр и многое другое, что скрасит досуг. Всю информацию, которая касается услуг, вы отыщите на официальном сайте. Также вас ожидает и охраняемая стоянка. А для того, чтобы иметь представление о пансионате, ознакомьтесь с отзывами, а также зайдите в фотогалерею.

    Reply
  21. krestyCrasy

    Посетите сайт https://seovgeo.ru/ где вы сможете заказать продвижение на яндекс картах, продвижение компании в яндекс картах, продвижение организации на яндекс картах, сео продвижение на яндекс картах, продвижение через яндекс карты и многие другие услуги с индивидуальным подходом от профессионалов по выгодным ценам. Подробнее на сайте.

    Reply
  22. MartyrdAxowl

    На сайте https://elektrovelosipedy-77.ru/ представлен внушительный выбор электровелосипедов различных марок. Они идеально подойдут тем, кто любит активно отдыхать. Это очень комфортный, удобный способ передвижения, который поможет вам сэкономить много времени. На всю продукцию действуют привлекательные цены, а доставка происходит максимально оперативно. Окончательно определиться с покупкой помогут технические характеристики, которые и влияют на цели покупки. При покупке необходимо полагаться и на емкость батареи.

    Reply
  23. DanaGop

    Slightly off topic 🙂

    It so happened that my sister found an interesting man here, and recently got married ^_^
    (Admin, don’t troll!!!)

    Is there are handsome people here! 😉 I’m Maria, 25 years old.
    I work as a model, successfull – I hope you do too! Although, if you are very good in bed, then you are out of the queue!)))
    By the way, there was no sex for a long time, it is very difficult to find a decent one…

    And no! I am not a prostitute! I prefer harmonious, warm and reliable relationships. I cook deliciously and not only 😉 I have a degree in marketing.

    My photo:
    [img]https://i.ibb.co/zhMSQpj/5489819-2-3.jpg[/img]

    ___
    [i]Added[/i]

    The photo is broken, sorry(((
    Check out my blog where you’ll find lots of hot information about me:
    https://bryanhram.ru
    Or write to me in telegram @Lolla_sm1_best ( start chat with your photo!!!)

    Reply
  25. oloveagola

    На сайте https://pd-seller.ru получится скачать бесплатно либо приобрести Parallels Desktop 19 для Mac. Предоставляется месячная гарантия возврата денежных средств. Вас ожидает огромное количество различных приложений, которые используются для Windows, торговое, бухгалтерское ПО, КОМПАС и многое другое. Посмотрите видео-презентацию прямо сейчас! При покупке вы получите ключ Windows абсолютно бесплатно. Все лицензии являются официальными. Вы сможете легко приобрести, воспользоваться, продлить и обновить.

    Reply
  26. HaroldThusy

    viagra online canadian pharmacy : [url=https://tadapoxshop.lol/#]canadian drug online pharmacy[/url] canada pharmacy for viagra [url=https://tadapoxshop.lol/]https://tadapoxshop.lol[/url]

    Reply
  27. irnovalon

    На сайте http://koleso-na-hodu.ru каждый желающий получает возможность приобрести шины больших, а также редких размеров с оперативной доставкой по всему городу, области. Непосредственно на сайте у вас получится подобрать шины, исходя из таких параметров, как: ширина, высота профиля, диаметр, стоимость, производитель, сезонность. Вся продукция сертифицированная, качественная, оригинальная. Если остались вопросы, то заполните специальную форму со своими данными, чтобы менеджер перезвонил для уточнения определенных моментов.

    Reply
  31. asyanoLulge

    Зайдите на сайт https://365-calendar.ru/ и вы сможете узнать все о винограде – виноградарство, сорта винограда, выращивание и уход, а советы и рекомендации опытных виноградарей помогут вам достичь успеха в выращивании виноградных лоз. Вы сможете не только прочитать информацию о сортах винограда и выращивании, но также найти новости из мира виноделия с интересными фактами. Подробнее не сайте.

    Reply
  35. velevTuh

    На сайте https://climat.best приобретите качественные, функциональные кондиционеры, сплит-системы, тепловые насосы, а также чиллеры. Вся продукция именитых, проверенных и надежных брендов, а потому техника прослужит долго без потери технических характеристик, возможностей. А если необходимо подобрать что-то определенное, то воспользуйтесь специальным поиском. Перед вами есть и самые популярные позиции, которые пользуются особенным спросом среди покупателей. В интернет-магазине вы отыщите как настенные, так и напольно-потолочные конструкции, кассетные.

    Reply
  38. otovsexilm

    G-Raze компания изготавливает надежные и мощные вездеходы, которые можно купить по лояльной стоимости. Мы единственные производители, предлагающие после покупки бесплатную консультацию. С нами вы в каждой поездке ощутите уверенность и комфорт. Ищете вездеход болотоход цены? G-raze.ru – сайт, где вы можете увидеть видеообзор, а также модельный ряд вездеходов. Привлекательная стоимость, комфорт, высокое качество – вот основные наши преимущества. Если вам интересен наш проект, оставьте заявку, и мы вам перезвоним. У нас самое лучшее качество вездеходов. Убедитесь в этом лично.

    Reply
  39. DonaldHoilk

    The manual version must womenup.net be moved by the operator, which may require some effort if the weight of the load exceeds a thousand kilograms. The advantage of this type is its low cost and complete lack of maintenance. However, such a loader will not lift the load to too great a height.

    Reply
  40. HaroldThusy

    affordable drugs : [url=https://tadapoxshop.lol/#]canadian pharmacy cialis prices[/url] canada rx drugs online [url=https://tadapoxshop.lol/]https://tadapoxshop.lol[/url]

    Reply
  41. Lolagdcat

    Новые технологии и материалы – надежная компания, специализирующаяся на производстве комплектующих для радиотехнической промышленности. Предлагаем вам по заманчивой стоимости приобрести метизы и крепеж. Тщательно следим за качеством нашей продукции и всегда поставляем ее в срок. С радостью окажем вам помощь в оформлении заказа. Ищете калькулятор крепежа онлайн? Ntmsp.ru – сайт, где можно уже сейчас ознакомиться с актуальными акциями. У нас трудятся профессиональные и опытные сотрудники. Свяжитесь с нами по телефону, и мы ответим на ваши вопросы.

    Reply
  43. DanaGop

    Slightly off topic 🙂

    It so happened that my sister found an interesting man here, and recently got married ^_^
    (Moderator, don’t troll!!!)

    Is there are handsome people here! 😉 I’m Maria, 26 years old.
    I work as a model, successfull – I hope you do too! Although, if you are very good in bed, then you are out of the queue!)))
    By the way, there was no sex for a long time, it is very difficult to find a decent one…

    And no! I am not a prostitute! I prefer harmonious, warm and reliable relationships. I cook deliciously and not only 😉 I have a degree in marketing.

    My photo:
    [img]https://i.ibb.co/zhMSQpj/5489819-2-3.jpg[/img]

    ___
    [i]Added[/i]

    The photo is broken, sorry(((
    Check out my blog where you’ll find lots of hot information about me:
    https://ageing-talks.ru
    Or write to me in telegram @Lolla_sm1_best ( start chat with your photo!!!)

    Reply
  44. kovmaLaupe

    На сайте http://waltzprof.com закажите обратный звонок с той целью, чтобы ознакомиться с полным ассортиментом, который производит завод ООО “Валцпроф”. Здесь представлен стальной профиль в большом выборе. Изучите технические характеристики фасадной системы, которая создана из нержавеющей, оцинкованной стали. Также в компании получится приобрести и скрытые петли для профильных дверей. Вся продукция создается на высокотехнологичном, инновационном оборудовании. Выпускается только продукция высокого качества и в строго обозначенные сроки.

    Reply
  46. berezTor

    Грузовики HOWO и Sinotruk в наличии и под заказ на https://partnerauto.ru/ от компании ООО «Новая высота» – это возможность выгодно купить китайские грузовики с доставкой в любую точку РФ. Доступные цены и удобный сервис. Подробнее на сайте.

    Reply
  47. ratovfet

    На сайте https://uss.eu.com изучите интересную, увлекательную и свежую информацию на самую разную тему. Здесь опубликован материал о красивых украшениях. Предлагается ознакомиться с бестселлерами. Также есть данные о том, как правильно увеличить свой охват в Интернете. Имеется полный список компаний, которые пригодятся владельцам предприятий. Обязательно ознакомьтесь со списком лучших форумов, которые представлены в Интернете. Опубликованы и самые лучшие, проверенные англоязычные форумы, на которые вы сможете зайти прямо сейчас.

    Reply
  48. Heroiewsax

    На сайте https://g-raze.ru у вас есть возможность приобрести болотоход по доступной стоимости от производителя. Здесь вы найдете большой ассортимент болотоходов в различных городах. Болотоходы отличаются надежностью и высокой проходимостью в самых тяжелых условиях. Также мы обеспечиваем своих клиентов универсальными транспортными средствами передвижения по сложной местности. Модельный ряд представлен на сайте, где можно помимо прочего увидеть видеообзор, также информацию о доставки и оплате.

    Reply
  49. BrandonEmorn

    northwest pharmacy online canada : [url=https://mexicopharmacy.top/#]mexican pharmacy[/url] drug without prescription canada [url=https://mexicopharmacy.top/]https://mexicopharmacy.top[/url]

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *