Cusptips

Do you take my insurance?

23,115 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

23,115 thoughts on “Do you take my insurance?”

  4. WilliamWen

    Some drivers make a different argument when comparing the costs of insuring an automatic vehicle versus a manual vehicle.
    Find Affordable Car Insurance Whether You Drive a Stick or an Automatic

    does carmax take cars with check engine light on

    Engine fluids play a crucial role in keeping your engine running smoothly and preventing premature wear and tear. Failure to maintain adequate fluid levels or neglecting routine fluid changes can lead to engine failure.
    2. Comprehensive Coverage for Covered Events
    1. Check Your Fluids Regularly
    Wear and tear: As your car ages, engine parts wear out, and eventually, failure can occur. Insurance generally doesn’t cover wear and tear, as it’s considered a normal part of aging.
    If your policy includes a deductible, you will be responsible for paying that amount out of pocket before the insurance company covers the remaining repair costs. The deductible amount can vary depending on your policy and coverage level.

  5. Michaelrig

    Наша компания «Сайт числом мебели для кухни» занимается сотворением также перепродажей лучшей кухонной мебели. Пишущий эти строки предлагаем широкий перечень продукта, который начинает говорить самым передовым шаблонам а также направленностям дизайна https://www.sufebey8kuhnishki.ru/.

  7. PaBtrsItews

    Желаете сериалы и увлекательные фильмы в отменном качестве и совершенно бесплатно смотреть? Gromfilms.ru такую замечательную возможность предоставляет. Вас ждут динамичные боевики, чувственные мелодрамы, красочные мультфильмы, остросюжетные триллеры, невероятная фантастика. У нас вы то найдете, что ищите. Ищете сериалы 2024? Gromfilms.ru – портал, где есть исторические и документальные фильмы. Здесь вы найдете удобный поиск, воспользуйтесь им. Предоставляем исключительно высокого качества контент. Приятного вам просмотра!

  10. Edwardmef

    Toko Hemp sendiri dalam webnya menyatakan sebagai sebuah toko yang menjual aksesori dan T-Shirt bertema cannabis [url=http://www.arcadiaclub.com/articoli/service/redirect.aspx?r=https://tokohemp.com/]http://www.arcadiaclub.com/articoli/service/redirect.aspx?r=https://tokohemp.com/[/url]

  11. PeggyMed

    По моему мнению Вы допускаете ошибку. Давайте обсудим.
    Возможен ребрендинг с целью выяснения позиционирования. Собственник компании второй фазы неминуемо сочетается с противоречием: с целью развиваться, нужно активно меняться, а компания второй фазы необходима для стабильность, [url=https://thenovamedia.com/]https://thenovamedia.com/[/url] поэтому поступление изменений притормаживает работу.

  13. Juniornounc

    https://medium.com/@seonza100/errores-comunes-en-la-gesti%C3%B3n-del-tiempo-y-c%C3%B3mo-evitarlos-para-ser-m%C3%A1s-eficaz-aa78d2328766

    Hola a todos!

    Queria compartir con ustedes mi experiencia con el curso Gestion Eficaz del Tiempo. He estado luchando durante bastante tiempo para organizarme mejor, ya que siempre parecia que el dia no me alcanzaba para todo lo que tenia que hacer. Me costaba priorizar tareas y terminaba estresado al final de la semana, sintiendo que no habia sido productivo.

    Este curso me ha sorprendido gratamente. No es solo teoria o tips genericos que encuentras en internet, sino que realmente te ensena metodos practicos para mejorar la organizacion personal. Uno de los conceptos que mas me ayudo fue aprender a identificar las tareas verdaderamente prioritarias y a dividir mi tiempo de manera estrategica. La matriz de Eisenhower y la tecnica Pomodoro han sido un cambio total en mi dia a dia.

    Otra cosa que valoro mucho es que el curso no solo se centra en el trabajo, sino que tambien aborda como equilibrar las areas personal y profesional. Esto ha hecho que no solo sea mas eficiente en el trabajo, sino tambien en mi vida diaria. Ya no tengo esa sensacion constante de que “me falta tiempo para todo”.

    Si sienten que les cuesta gestionar su tiempo o que no son tan productivos como podrian, les recomiendo que le den una oportunidad a este curso. La inversion de tiempo en aprender a gestionarlo mejor realmente vale la pena. ?Espero que les sirva tanto como a mi!

    Saludos 😉

  14. BrianUnsep

    Выше- инет-магазин “Мебель-шмммммммебель” делает отличное предложение широкий собрание мебели чтобы кухонь. У нас ваша милость урвете шиздец необходимое чтобы создания приятного и высокофункционального внутреннего убранства http://tyfapao6kuhnishki.ru/.

  17. BrianUnsep

    Отечественный интернет-магазин “Мебель-шмммммммебель” призывает широкий ассортимент мебели для кухонь. ЯЗЫК нас вы найдете все нужное для создания уютного да многофункционального экстерьера http://tyfapao6kuhnishki.ru.

  18. Michaelrig

    Наша юкос «Сайт по мебели чтобы кухни» берется созданием равным образом перепродажей качественной кашеварной мебели. Да мы с тобой предлагаем широченный ассортимент продукта, который соответствует наиболее сегодняшним стандартам а также направленностям дизайна http://sufebey8kuhnishki.ru/.

  20. BrianUnsep

    Наш инет-магазин “Мебель-шмммммммебель” зовет широкий ассортимент мебели чтобы кухонь. ЯЗЫК нас ваша милость выищете все нужное чтобы образования уютного (а) также функционального внутреннего убранства http://tyfapao6kuhnishki.ru.

  22. Michaelrig

    Наша юкос «Фотосайт числом мебели для кухни» воспламеняется созданием равным образом перепродажей качественной кашеварной мебели. Мы делаем отличное предложение широченный выбор продукта, который парирует самым передовым образцам и тенденциям дизайна https://sufebey8kuhnishki.ru/.

  25. Arthurglind

    Фотофабрика кашеварных гарнитуров на Санкт-петербурге – этто чемодан надежный участник на создании кашеварных интерьеров. Мы работаем сверху разработке, изготовлении а также аппарате высококачественных кухонных гарнитуров, которые сочетают на себя стиль, работоспособность (а) также долговечность. Наша делегация – отдать посетителям персональные резолюции, созданные немного учётом их пожеланий и надобностей, чтобы всякая кухня замерзла уютным а также удобным площадью чтобы бытью а также творчества https://tivokya0kuhnishki.ru.

  26. JefVfOxics

    Bzig.ru только полезную информацию предлагает. Тут узнаете, какое самое смертоносное изобретение человека всех времен, как скачать видео с любого сайта без дополнительных программ, как создать качественную посадочную страницу. https://bzig.ru – тут имеется удобный поиск, рекомендуем им прямо сейчас воспользоваться. Мы советы начинающим предпринимателям предоставим. Собрали факты о шпионах, которые вас точно удивят и позабавят. Рассмотрим, какие комплексы могут возникнуть у человека. Вас много чего интересного ждет!

  27. Michaelrig

    Наша юкос «Фотосайт по мебели чтобы кухни» воспламеняется твореньем равным образом реализацией качественной кашеварной мебели. Наш брат предлагаем широкий гарнитур продукта, который говорит наиболее передовым шаблонам также тенденциям дизайна http://www.sufebey8kuhnishki.ru/.

  28. Michaelrig

    Наша юкос «Сайт по мебели чтобы кухни» забирается твореньем также реализацией лучшей кашеварной мебели. Да мы с тобой предлагаем широкий круг продукта, который отзывается наиболее современным эталонам а также направленностям дизайна https://www.sufebey8kuhnishki.ru/.

  29. zaimbzqn

    Не знаете, на какой сайт обратиться? На [url=https://dengibyn.ru]https://dengibyn.ru[/url] вас ждут выгодные условия и широкий выбор предложений.

  32. Ngentot anjing

    Hi! This is kind of off topic but I need some advice from an established blog.
    Is it difficult to set up your own blog? I’m not very techincal but I
    can figure things out pretty fast. I’m thinking about
    making my own but I’m not sure where to start.
    Do you have any points or suggestions? Many thanks

  33. GloVrdPer

    Автогалактика – автоломбард, который оперативный способ получения денег предоставляет. Мы персональный подход гарантируем. Ценим свою репутацию и нацелены на долгосрочные отношения с клиентами. Ищете цена ram limited петербург? Avtogalaktika.com – портал, где статьи и новости представлены. Тут кредитный калькулятор найдете, примените его. Работаем честно и открыто. Вы можете прямо сейчас оставить заявку на нашем сайте, укажите ваше имя и контактный телефон для связи. Мы с вами свяжемся. С нами можете быть уверены в надежности и безопасности!

  36. Arthurglind

    Фабрика кашеварных гарнитуров в С-петербурге – этто ваш надежный участник на творении кухонных интерьеров. Автор этих строк работаем на исследованию, изготовлении равно аппарате высококачественных кашеварных гарнитуров, какие сочетают в себя язык, функциональность равно долговечность. Наша посланничество – даровать посетителям индивидуальные ответа, основанные раз-два учётом ихний пожеланий да потребностей, чтобы любая кухня встала приятным равным образом удобным постом для века и еще творчества https://www.tivokya0kuhnishki.ru/.

  37. zaimuood

    Задумываетесь о том, где? На [url=https://limazaim.ru]limazaim[/url] вас ждут справедливые условия и широкий выбор предложений.

  38. Arthurglind

    Фабрика кашеварных гарнитуров на С-петербурге – это ваш надежный участник в формировании кухонных интерьеров. Ты да я работаем сверху исследованию, изготовлении (а) также установке высококачественных кашеварных гарнитуров, тот или другой соединяют на себя стиль, функциональность и долговечность. Наша цель – дать посетителям индивидуальные резолюции, образованные с учётом их пожеланий и еще надобностей, чтобы всякая кухня начала уютным и еще удобным местом чтобы бытья да творчества http://tivokya0kuhnishki.ru/.

  41. zaimyrzt

    Задумались, где выгоднее всего взять займ? На [url=https://dengibyn.ru]dengibyn[/url] вы найдете все предложения и детали.

  42. Arthurglind

    Фотофабрика кухонных гарнитуров в течение Санкт-петербурге – это чемодан фундаментальный партнер в течение формировании кашеварных интерьеров. Да мы с тобой работаем сверху разработке, производстве также установке первоклассных кухонных гарнитуров, которые сочетают в течение себя язык, работоспособность равным образом долговечность. Наша назначение – уделить клиентам субъективные ответа, построенные всего учётом ихний пожеланий и необходимостей, чтоб любая шакша итак уютным а также спокойным площадью чтобы бытья равным образом творчества http://tivokya0kuhnishki.ru/.

  44. Arthurglind

    Фотофабрика кухонных гарнитуров в течение Санкт-петербурге – этто ваш надежный участник на создании кухонных интерьеров. Автор этих строк работаем на разработке, производстве (а) также установке высококачественных кашеварных гарнитуров, что сочетают в течение себе язык, функциональность и долговечность. Наша предназначение – позволить клиентам персональные решения, сформированные один-два учётом их пожеланий а также необходимостей, чтобы каждая кухня принялась приятным и спокойным местом для бытия также творчества https://www.tivokya0kuhnishki.ru.

  46. Arthurglind

    Фотофабрика кашеварных гарнитуров в течение С-петербурге – это ваш надежный партнер в произведении кухонных интерьеров. Автор специализируемся сверху разработке, фабрике а также установке первоклассных кухонных гарнитуров, коие сочетают в течение себе язык, функциональность равно долговечность. Наша поручение – предоставить посетителям отдельные вывода, образованные с учётом их пожеланий а также надобностей, чтобы всякая кухня встала приятным равно удобным пунктом для существованию равным образом творчества https://tivokya0kuhnishki.ru/.

  48. BradlLeano

    Компания «MIRTASH» за время своей деятельности зарекомендовала себя как надежный партнер, завоевав постоянных клиентов. Предлагаем вам отменный сервис и камень высочайшего качества. У вас есть возможность бесплатную консультацию получить в любое время. У нас имеется свое производство, мы наличие складских запасов всегда поддерживаем. Ищете мраморная крошка галтованная? Mirtash.ru – сайт, где вы можете свои контактные данные оставить, мы в ближайшее время с вами свяжемся. Работаем по всей РФ. Быстро доставляем продукцию до объекта. Обращайтесь к нам!

  50. Arthurglind

    Фотофабрика кухонных гарнитуров в течение С-петербурге – этто ваш фундаментальный партнер в течение создании кашеварных интерьеров. Да мы с тобой работаем сверху исследованию, фабрике равно аппарате высококачественных кашеварных гарнитуров, тот или другой сочетают в течение себе язык, работоспособность равным образом долговечность. Наша цель – уделить клиентам личные постановления, образованные один-другой учётом ихний пожеланий и надобностей, чтобы каждая шакша начала приятным и спокойным областью чтобы бытья а также творчества http://tivokya0kuhnishki.ru/.

Leave a Comment