Cusptips

Do you take my insurance?

22,907 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

22,907 thoughts on “Do you take my insurance?”

  1. Michaelrig

    Наша компания «Сайт по мебели чтобы кухни» забирается образованием и еще реализацией качественной кашеварной мебели. Я делаем отличное предложение широченный перечень продукта, который отвечает наиболее сегодняшним стереотипам равным образом тенденциям дизайна https://sufebey8kuhnishki.ru.

  2. Michaelrig

    Наша юкос «Сайт по мебели для кухни» воспламеняется твореньем и реализацией качественной кухонной мебели. Автор этих строк делаем отличное предложение широкий гарнитур продукции, который дает ответ самым передовым трафаретам и тенденциям дизайна http://www.sufebey8kuhnishki.ru/.

  3. Benrib

    Совершенно верно! Именно так.
    lego friends Замковый отель «Ночевка и завтрак» это трехэтажный замок [url=https://sesobl.dp.ua/]sesobl.dp.ua[/url] со множеством деталей. в сочетании четыре куколки lego и фигурка собаки.

  5. nozhi_vjPa

    Туристические и охотничьи ножи с антикоррозийными лезвиями для экстремальных условий
    ножи для охоты [url=https://klubnozhey.ru/]ножи для охоты[/url] .

  7. StellaTat

    Мне кажется, вы ошибаетесь
    Where can I find out the cost of the bitcoin (btc) [url=https://boba-oppa.io/]https://boba-oppa.io/[/url]? with such number of corporations and currencies that are being implemented every minute, happens difficult understand which solution to choose and to whom to trust.

  10. Michaeltaw

    כל החלומות עם נשים מושלמות שיודעות כיצד לספק את הגברים. זוהי הזדמנות לשכוח יחסים אינטימיים בין גברים לנשים יחסיים אינטימיים ממוזגות, נקיות ונעימות בהן מתגוררות נערות קסומות המארחות גברים בביתן. אם בא לך להשתחרר קצת מהלחצים. כאשר המיניים. ולא רק שזו דירות דיסקרטיות באשקלון

  11. JuaVnAppon

    LuxKatalog предлагает купить брендовые товары из-за рубежа с доставкой в РФ. Заботимся о комфорте наших клиентов. Будем рады ответить на интересующие вас вопросы. Онлайн-шоппинг в LuxKatalog приносит только удовольствие. С нами легко совершать покупки. Ищете брендовые кроссовки с доставкой в Россию? Luxkatalog.ru – портал, мы его интерфейс интуитивно понятным и простым сделали. Здесь вы можете уже сегодня с условиями доставки и оплаты ознакомиться. Готовы вас грамотно по поводу товаров проконсультировать, а также подобрать только лучшее. Позвоните нам.

  13. Arthurglind

    Фабрика кухонных гарнитуров в течение С-петербурге – это ваш фундаментальный партнер на основании кашеварных интерьеров. Наша сестра специализируемся на исследованию, фабрике равно установке высококачественных кашеварных гарнитуров, которые сочетают в течение себя язык, работоспособность а также долговечность. Наша роль – дозволить посетителям субъективные решения, разработанные из учётом их пожеланий и потребностей, чтоб всякая кухня поделалась приятным также удобным местом для бытие а также творчества http://www.tivokya0kuhnishki.ru/.

  16. Arthurglind

    Фотофабрика кухонных гарнитуров на Санкт-петербурге – это чемодан фундаментальный участник на существе кашеварных интерьеров. Ты да я работаем на разработке, производстве и аппарате высококачественных кашеварных гарнитуров, что сочетают в течение себе стиль, функциональность и долговечность. Наша поручение – даровать посетителям индивидуальные заключения, организованные из учётом ихний пожеланий а также необходимостей, чтобы всякая шакша стала приятным а также удобным местом для века также творчества http://tivokya0kuhnishki.ru.

  19. TravisBix

    Meet Indi. Timeless and chic. If you’re an Olsen lover, these are for you! Crafted from black acetate with smoked lenses, the style is in [url=http://www.peterblum.com/releasenotes.aspx?returnurl=https://www.rental-car.company/]http://www.peterblum.com/releasenotes.aspx?returnurl=https://www.rental-car.company/[/url]

  22. JaredPeK

    A Turkish virtual number is a phone number that allows businesses to establish a local presence in Turkey without needing a physical office. It enables seamless communication with Turkish customers, enhancing trust and accessibility [url=https://compsch.com/news/kak-kupit-virtualnyj-nomer-v-turcii-u-hottelecom.html]номер телефона Турции[/url]

  23. Juniornounc

    https://mariodasv605.exposure.co/las-mejores-agencias-de-marketing-digital-en-chile-y-su-capacidad-de-analisis-predictivo?source=share-mariodasv605

    Hola a todos!

    Queria recomendarles un articulo que encontre recientemente sobre las mejores agencias de marketing digital en Chile. Si estan buscando mejorar la presencia online de su negocio o simplemente quieren conocer mas sobre las agencias que estan marcando la pauta en el pais, este post les puede ser muy util.

    Lo que mas me gusto del articulo es que no es solo una lista generica, sino que se toman el tiempo de explicar que hace destacar a cada agencia. Hablan sobre la especializacion de algunas en SEO, redes sociales o campanas de publicidad digital, y como se adaptan a las necesidades de distintos tipos de empresas, desde pymes hasta grandes corporaciones. Ademas, mencionan ejemplos de casos de exito que te permiten entender mejor como trabajan.

    A veces es complicado elegir una agencia cuando hay tantas opciones, pero este blog post te da una buena base para empezar tu busqueda con mas confianza. Tambien me parecio interesante que destacan agencias no solo en Santiago, sino en varias ciudades de Chile, lo cual es ideal si estas buscando apoyo mas cerca de tu zona.

    Si tienes una empresa que necesita mejorar su visibilidad online o estas pensando en invertir en marketing digital, este articulo te puede ahorrar bastante tiempo investigando. Personalmente, me ayudo a identificar algunas agencias que no conocia y que ahora estoy considerando para futuras campanas.

    Si les interesa el tema o estan buscando alguna recomendacion confiable, les sugiero que le den una mirada al blog. Creo que les puede servir para encontrar la opcion ideal para sus necesidades.

    Saludos y exito en sus proyectos!

  24. Arthurglind

    Фотофабрика кашеварных гарнитуров в Санкт-петербурге – это ваш надежный участник в течение образовании кашеварных интерьеров. Автор этих строк специализируемся на исследованию, фабрике и аппарате высококачественных кашеварных гарнитуров, коим сочетают в себе язык, функциональность и долговечность. Наша предназначение – обеспечить посетителям личные постановления, созданные из учётом их пожеланий и надобностей, чтоб всякая кухня стала уютным и еще спокойным местностью для существования и творчества https://www.tivokya0kuhnishki.ru/.

  25. Arthurglind

    Фотофабрика кашеварных гарнитуров в Санкт-петербурге – это чемодан фундаментальный участник на основании кашеварных интерьеров. Мы работаем на разработке, изготовлении равным образом установке высококачественных кашеварных гарнитуров, что соединяют в течение себя язык, работоспособность а также долговечность. Наша предназначение – дозволить клиентам индивидуальные вывода, созданные вместе с учётом их пожеланий да необходимостей, чтобы любил шакша сковаться льдом уютным равным образом удобным районом чтобы бытие равно творчества http://www.tivokya0kuhnishki.ru/.

  26. zaimkwef

    Ищите проверенные финансовые услуги? Посетите [url=https://limazaim.ru]limazaim[/url] и ознакомьтесь с подробности.

  29. ngewe bu guru dikosan

    Good day! I know this is kind of off topic but I
    was wondering which blog platform are you using for this website?
    I’m getting tired of WordPress because I’ve had issues with hackers and I’m looking at options for
    another platform. I would be great if you could point me in the direction of a good platform.

  31. RichardUsems

    Мы предоставляем широкий спектр услуг, включая оценку, коррекцию лечения, “второе” мнение, назначение препаратов и проведение терапии, наблюдение за динамикой вашего состояния [url=https://poleznotut.blogspot.com/2023/10/blog-post_21.html]https://poleznotut.blogspot.com/2023/10/blog-post_21.html[/url]

  32. Arthurglind

    Фабрика кухонных гарнитуров в течение Санкт-петербурге – это чемодан фундаментальный участник на создании кухонных интерьеров. Мы работаем сверху разработке, фабрике а также установке первоклассных кашеварных гарнитуров, коие соединяют в себе стиль, работоспособность и долговечность. Наша организация – отвести клиентам отдельные резолюции, созданные кот учётом ихний пожеланий а также надобностей, чтоб любая кухня встала приятным равно спокойным местом для жизни и творчества https://tivokya0kuhnishki.ru/.

  34. zaimksfg

    Нужен быстрый способ оформить [url=https://limazaim.ru]займ на карту[/url]? Мы предложим удобные и выгодные варианты.

  36. MaBrggoose

    GAMER поможет отдых сделать интересным и насыщенным. Обеспечим вас наилучшим игровым опытом без необходимости покупки PlayStation. Гордимся тем, что большинство клиентов к нам вновь возвращаются. Аренда PlayStation – это удобно и выгодно! Подарите близким и себе ярчайшие эмоции. Ищете аренда ps5? Arenda-playstation-domoy.ru – портал, где вы увидите цены, посмотрите их уже сегодня. Оставьте заявку или просто позвоните, мы всегда на связи, все расскажем. Гарантируем широкий выбор игр и оперативную доставку. Вам наш сервис точно понравится.

  37. bozwrews

    [url=https://samoylovaoxana.ru/tag/arenda-doma-na-more/]аренда дома на море[/url] или [url=https://samoylovaoxana.ru/kamennyi-les-ostrova-madagaskar/]Каменный лес острова Мадагаскар[/url]

    [url=https://samoylovaoxana.ru/piat-maloizvestnyh-no-kraine-lubopytnyh-lokacii-sankt-peterbyrga/]Пять малоизвестных, но крайне любопытных локаций Санкт-Петербурга[/url]

    https://samoylovaoxana.ru/tag/kurorty-gruzii-zimoj/

    Ещё можно узнать: [url=http://yourdesires.ru/it/1248-kak-vvesti-znak-evro-s-klaviatury.html]евро сокращение на англ[/url]

  38. Juniornounc

    http://shanehqaa558.fotosdefrases.com/las-mejores-agencias-de-marketing-digital-en-chile-y-su-enfoque-en-la-experiencia-del-usuario

    Hola a todos!

    Queria recomendarles un articulo que encontre recientemente sobre las mejores agencias de marketing digital en Chile. Si estan buscando mejorar la presencia online de su negocio o simplemente quieren conocer mas sobre las agencias que estan marcando la pauta en el pais, este post les puede ser muy util.

    Lo que mas me gusto del articulo es que no es solo una lista generica, sino que se toman el tiempo de explicar que hace destacar a cada agencia. Hablan sobre la especializacion de algunas en SEO, redes sociales o campanas de publicidad digital, y como se adaptan a las necesidades de distintos tipos de empresas, desde pymes hasta grandes corporaciones. Ademas, mencionan ejemplos de casos de exito que te permiten entender mejor como trabajan.

    A veces es complicado elegir una agencia cuando hay tantas opciones, pero este blog post te da una buena base para empezar tu busqueda con mas confianza. Tambien me parecio interesante que destacan agencias no solo en Santiago, sino en varias ciudades de Chile, lo cual es ideal si estas buscando apoyo mas cerca de tu zona.

    Si tienes una empresa que necesita mejorar su visibilidad online o estas pensando en invertir en marketing digital, este articulo te puede ahorrar bastante tiempo investigando. Personalmente, me ayudo a identificar algunas agencias que no conocia y que ahora estoy considerando para futuras campanas.

    Si les interesa el tema o estan buscando alguna recomendacion confiable, les sugiero que le den una mirada al blog. Creo que les puede servir para encontrar la opcion ideal para sus necesidades.

    Saludos y exito en sus proyectos!

  39. Arthurglind

    Фабрика кухонных гарнитуров на Санкт-петербурге – это ваш надежный партнер в течение творении кухонных интерьеров. Мы специализируемся на исследованию, производстве равно аппарате первоклассных кашеварных гарнитуров, которые сочетают в себе стиль, функциональность равно долговечность. Наша делегация – даровать посетителям индивидуальные ответа, сделанные с учётом их пожеланий а также необходимостей, чтобы каждая шакша встала уютным и еще удобным местностью для века и творчества https://www.tivokya0kuhnishki.ru/.

  40. Arthurglind

    Фотофабрика кашеварных гарнитуров в течение С-петербурге – этто чемодан надежный партнер на произведении кухонных интерьеров. Наша сестра работаем на разработке, производстве равным образом установке высококачественных кухонных гарнитуров, которые сочетают в себя стиль, работоспособность и долговечность. Наша предназначение – позволить покупателям личные ответа, созданные с учётом ихний пожеланий и потребностей, чтобы любая шакша стало быть уютным и спокойным местом чтобы жизни и творчества https://www.tivokya0kuhnishki.ru.

  43. ucVySLon

    На сайте https://v8doc.ru/ оставьте заявку для того, чтобы увеличить документооборот. Компания предлагает такую важную, ценную для вашего бизнеса услугу, как комплексная автоматизация документооборота. Теперь ваш бизнес станет более производительным, а работа – эффективной. Работа с документами в автоматическом режиме. С легкостью будут подписаны договоры. А все сотрудники компании справятся с задачами, файлами, электронной почтой. Это позволит решить многочисленные поручения. Закажите звонок, чтобы получить исчерпывающую информацию.

  46. BrianUnsep

    Наш интернет-магазин “Мебель-шмммммммебель” делает отличное предложение широченный номенклатура мебели для кухонь. ЯЗЫК нас вы нападете шиздец необходимое чтобы формирования уютного да высокофункционального внутреннего убранства https://tyfapao6kuhnishki.ru/.

  48. BrianUnsep

    Выше- интернет-магазин “Мебель-шмммммммебель” предлагает широкий выбор мебели чтобы кухонь. У нас вы выищете все необходимое для создания приятного равным образом многофункционального внутреннего убранства http://tyfapao6kuhnishki.ru.

Leave a Comment