Cusptips

Do you take my insurance?

13,028 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

13,028 thoughts on “Do you take my insurance?”

  1. zakovwaf

    Доставка цветов и подарков по городу Минску https://sendflowers.by/ Беларуси и миру! Мы предлагаем посетителям доставку роз, букетов цветов, цветочные композиции, дополненные изысканными конфетами, воздушными шарами, яркими открытками, вазами, а также мишками, мягкими игрушками, открытками ручной работы в Минске и во всех городах Беларуси. Международная доставка цветов через партнерскую сеть Telelfora.

    Reply
  2. EfremlApogy

    На сайте https://3d-printery-77.ru/ в огромном выборе находятся 3D принтеры, которые идеально подходят для выполнения самых разных задач. Вы всегда сможете воспользоваться профессиональной консультацией, а на всю продукцию предоставляется гарантия качества. Организуется оперативная доставка по стране. Все принтеры представлены именитыми, проверенными и надежными брендами, которые дорожат репутацией. Также есть изделия, которые предназначены для профессионального использования.

    Reply
  3. BillySop

    [url=https://t.me/ozempic_kupit_prodaja]мунжаро отзывы[/url] – тирзепатид отзывы, ozempic 1 купить +в москве

    Reply
  4. NelsonKic

    There is a list of items not worldofwood.net allowed for transportation by courier. Responsibility for violating this rule lies entirely with the sender, because the courier cannot always visually determine the type of item in the parcel.

    Reply
  8. LeisuesChasy

    На сайте https://gamingoff.ru/solutions/limbo-prohozhdenie/ почитайте информацию о платформере, который подходит как для консолей и ПК, так и мобильных телефонов. Вы узнаете о том, как правильно пройти все испытания и забрать приз. Вас ожидают увлекательные, интересные пейзажи, огромное количество головоломок. А на пути будут встречаться монстры, интересные ловушки. Здесь вы найдете информацию о том, как правильно проходить все 39 глав. А если приложение помогло, то обязательно напишите комментарий.

    Reply
  9. BrandonEmorn

    canada pharmacy viagra prescription : [url=https://mexicopharmacy.top/#]online pharmacy uk[/url] cialis from canadian pharmacy [url=https://mexicopharmacy.top/]https://mexicopharmacy.top[/url]

    Reply
  10. charoImicy

    На сайте https://esdogames.ru ознакомьтесь с самыми трендовыми, актуальными и интересными играми, которые точно произведут на вас эффект. Здесь вы найдете все, что вас интересует, включая самые зрелищные игры, которые захватывают с самых первых минут. Также представлен список лучших игр за 2024 год. Вы сможете поиграть во все, что хочется, прямо сейчас. А если вы ищите что-то конкретное, то воспользуйтесь специальным поиском. Подберите игру по жанру, режиму игры, платформе, чтобы облегчить поиск.

    Reply
  14. GamaQqa

    В [url=https://vk.com/gama_casino_bonuses]группе по Gama Casino бонусам[/url] представлены актуальные бонусы и акции для игроков. Следите за новинками и выбирайте самые выгодные предложения.

    Reply
  15. lovveCasty

    На сайте https://usiic.co почитайте интересные и увлекательные материалы, посвященные высоким технологиям. Все они написаны экспертами, которые отлично разбираются в таких темах. Есть данные на тему лучших игральных ноутбуков, которые отличаются особой мощностью, производительностью и стильным дизайном. Опубликован список самых эффективных и прогрессивных из них. Есть информация про вечный двигатель, оснащенный магнитами. Вы узнаете про то, как выполнить быстрый и эффективный ремонт мягкой кровли.

    Reply
  16. zaruhZef

    Visit https://timespothq.com/ for in-depth reviews, in-depth comparisons, review guides, and expert opinions on the latest productivity software. We’ll help you find the perfect solution for your unique needs. More details on the website.

    Reply
  18. BrandonEmorn

    generic viagara india canadian pharmacy : [url=https://mexicopharmacy.top/#]prescription drug price check[/url] buy cialis online usa pharmacy [url=https://mexicopharmacy.top/]https://mexicopharmacy.top[/url]

    Reply
  19. MichaelasypE

    [url=https://t.me/ozempic_zakazat]саксенда воронеж[/url] – оземпик препарат +для похудения, оземпик противопоказания

    Reply
  20. Jerryskeda

    Professional care of the premises. Cleaners undergo house-invest.com detailed training, where they learn the combination of different cleaning products with different types of materials.

    Reply
  21. dreevCix

    Компания Телефлора https://teleflora.by/ — официальный представитель международной службы доставки цветов и подарков Teleflora в Республике Беларусь! Доставка цветов, подарков, букетов через партнерскую сеть по Минску, пригороду Минска и всем городам Беларуси осуществляется курьером до двери получателя. Только свежие цветы. Бережное отношение к клиентам. Международная доставка цветов!

    Reply
  23. inadmiNig

    На сайте https://imperiafohow.by оставьте заявку для того, чтобы воспользоваться услугой массажа. Вы почувствуете заботу о своем теле, полное расслабление и уход. Все массажисты являются компетентными, квалифицированными специалистами с огромным опытом. Все их движения максимально мягкие, приятные и деликатные, а потому вы почувствуете расслабление и негу. Используется косметика популярных, надежных брендов, которые работают на совесть. Но с той целью, чтобы достичь нужных результатов, следует ответственно подходить к оказанию услуги.

    Reply
  25. Проститутки ДНР

    Если вы хотите снять девушку путану, заходите на сайт intimdnr.com – [url=https://intimdnr.com/]элитные проститутки[/url] . Мы предлагаем широкий выбор проверенных и привлекательных девушек, готовых удовлетворить любые ваши желания. Наши анкеты содержат подробные фото и описание, что позволяет легко выбрать идеальную спутницу. Мы гарантируем высокий уровень сервиса и полную конфиденциальность. На intimdnr.com – [url=https://intimdnr.com/]снять шлюху на выезд[/url] вы найдете все необходимое для комфортного и приятного времяпрепровождения. Просто выберите понравившуюся девушку и оставьте заявку. Наслаждайтесь общением с красивыми и профессиональными путанами, которые сделают ваш вечер незабываемым.

    Reply
  26. valevgralp

    На сайте https://moredoram.ru вы найдете дорамы, фильмы, сериалы высокого качества. Они понравятся всем любителям такого жанра и помогут расслабиться после трудового дня и просто получить приятные эмоции. Вы сможете воспользоваться функцией случайной дорамы, изучить список лучших из них. Все они в отличном качестве, с безупречным звуком, что позволит насладиться просмотром на любом устройстве, включая смартфон, ПК, планшет. Регулярно появляются многообещающие новинки, с которыми необходимо ознакомиться и вам.

    Reply
  27. chuguanirm

    ГОСТ-Art – компания, которая предоставляет большой выбор текстильных изделий. Гарантируем привлекательные цены, безупречное качество продукции и индивидуальный подход. Специализируемся на производстве и поставках постельного белья, полотенец, одеял и других товаров. Ищете постельное белье в гостиницу? Gost-art.ru – сайт, где можно прямо сейчас оставить заявку. Мы в ближайшее время вам перезвоним. Ценим своих клиентов и стремимся обеспечить им высокий уровень обслуживания. Обращайтесь именно к нам, сделаем все, чтобы ваш заказ был вовремя выполнен и доставлен.

    Reply
  28. apinmNat

    На сайте https://zdravbud.net/new/pochemu-bolyat-sustavy изучите увлекательную, интересную и содержательную информацию, которая посвящена тому, почему болят суставы. Так есть информация о том, чем правильно их питать, чтобы сохранили свою эластичность. Описаны признаки того, что суставы заболели. Вы узнаете о том, какими способами и методами их лучше всего и эффективней восстановить. Описаны самые эффективные, точные, а также безопасные из них. А самое главное, что они действительно работают.

    Reply
  32. harovMep

    Teleflora Belarus Unit https://flower-shop.by/ offers flower delivery services. The Company operates as an online florist for internet flowers in Minsk, Belarus. Send flowers to Minsk, Belarus and International with us. Business Gifts. Sending flowers online is easy with a wide network of florists to process and deliver your flower order. We take care of all Belarus flower delivery orders, We have a network of florists and flower shops who can deliver flowers as requested by our customers.

    Reply
  35. JosephClads

    Hello everyone!

    I’ve run into a frustrating issue – there’s a noticeable vibration at speed, and I’ve determined it’s the driveshaft causing it. It’s particularly noticeable at speeds between 80-90 km/h. After reading through some forums, it seems like it’s probably an imbalance problem.

    I’m now figuring out the best solution:

    Take the driveshaft off and have it balanced at a shop. It’s a reliable method, though it’s a bit of a hassle and expensive. I’ve also heard it can be balanced right on the car. This is done using special devices on a lift.

    Has anyone tried balancing their driveshaft this way? Share your experience and results. Thanks in advance!

    Reply
  39. rinkabrege

    На сайте https://cliningkrd.ru вы сможете заказать обратный звонок для того, чтобы воспользоваться услугами клининговой компании «Cleaning». Здесь оказываются профессиональные услуги компетентными, проверенными специалистами. В работе применяется инновационное, высокотехнологичное оборудование, которое справляется с загрязнениями различного уровня интенсивности. Бытовая химия, чистящие средства от надежных брендов, которые создают полностью безопасную для людей, животных продукцию.

    Reply
  41. otkovlip

    На сайте https://runobe.ru почитайте ранобэ онлайн и в отличном качестве. Все они на русском языке, а потому насладиться чтением сможет каждый. Все произведения имеют интересный сюжет, непредсказуемую развязку, а потому понравятся всем без исключения. Выбор японских романов обновляется ежедневно, чтобы вы смогли найти то, что действительно вам нравится. Вы можете ознакомиться сразу с несколькими, чтобы определиться с тем, какие из них вам нравятся больше. Для того чтобы подыскать определенный вариант, необходимо воспользоваться специальным поиском.

    Reply
  42. roxovtum

    На сайте https://imperiasinteza.by оставьте заявку с той целью, чтобы воспользоваться услугами, связанными с логопедией, сенсорной интеграцией. Только для вас профессиональные услуги, консультации логопеда. В компании работает логопед-дефектолог для детей, можно воспользоваться сенсорной интеграцией. Специально для вас индивидуальные, а также групповые занятия, которые принесут должный эффект. При необходимости организуется выезд специалиста. Самая первая консультация предоставляется в подарок.

    Reply
  43. autogwrews

    Интересно: [url=https://autoplenka.com/product/vodosgonka-35-sm-kant-rezinovyj-s-korotkoj-ruchkoj/]покрытие пленкой автомобиля[/url] или [url=https://autoplenka.com/product-category/windshield/]оклейка авто защитной пленкой workshop pro[/url]

    Может быть полезным: https://autoplenka.com/product/protectshield-tph-black-190-rulon-152m-h-15m/ или [url=https://autoplenka.com/shop/]атермальная пленка 70[/url]

    Ещё можно узнать: [url=http://yourdesires.ru/home-and-family/cookery/1143-ananas-polza-i-vred.html]польза свежего ананаса[/url]

    Reply
  44. JamieVen

    Прихожая наборная – всем рекомендую эту компанию. Купить современную мебель в интернет магазине TM Mebel-24 в Киеве и Украине. Производство качественной нестандартной мебели для дома и офиса. Большой каталог готовой мебели на 15000 товаров. Наш опыт более 19 лет в мебельной промышленности!

    Reply
  45. vovmixdop

    Мы предлагаем услуги по изготовлению и монтажу металлоконструкций в Воронеже https://specstroy36.ru/ и Воронежской области. Команда профессиональных специалистов готова выполнить проект любой сложности и размера. Мы работаем с различными типами металла, чтобы удовлетворить все потребности клиентов. Наше оборудование высокотехнологично и позволяет точно выполнять все металлообрабатывающие операции. СпецСтрой36 гарантирует высокое качество продукции, долговечность и надежность конструкций. Вы сможете получить индивидуальный подход и решение, которое соответствует вашим требованиям и бюджету. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши потребности и получить бесплатную консультацию. Специалисты компании всегда готовы помочь воплотить любой проект с использованием металлоконструкций.

    Reply
  48. ajoroFut

    На сайте https://setevoj-kabel.ru/ в большом многообразии находятся сетевые кабели. Они отлично подходят для самых разных целей. Они обеспечат качественное, надежное подключение, а потому необходимы везде. В магазине вы отыщите варианты самых разных типов и только от проверенных, лучших брендов. При выборе необходимо учитывать то, для каких целей будет использоваться кабель и в каких условиях. Также на покупку влияют и такие моменты: длина кабеля, уровень экранирования и другие нюансы. Вы всегда сможете воспользоваться консультацией специалиста.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *