Cusptips

Do you take my insurance?

13,070 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

13,070 thoughts on “Do you take my insurance?”

  2. avoroadove

    See Real – известная компания, специализирующаяся на наружной рекламе и светодиодных технологиях. Предлагаем выгодные цены и привлечем в бизнес новых клиентов. Будем рады обсудить с вами самую смелую идею. Стремимся к долгосрочному сотрудничеству. Оставьте контактные данные, и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время. Ищете наружная реклама изготовление? Iseer.kz – сайт, где можете узнать больше информации о нас и заказать звонок консультанта, чтобы он рассчитал стоимость. Квалифицированная команда к творческим вызовам готова. Будем рады оценке нашей работы!

    Reply
  3. Charlesval

    Искал автошколу в своем районе у м. Аэропорт или Сокол, там одна улица проходит. Считаю, что сделал неплохой выбор [url=http://gai-18.ru]автошкола онлайн[/url]

    Reply
  6. JoshuaRon

    Достижение положительного результата в освоении управления легковым автомобилем и получении водительских прав гарантирует автошкола с репутацией [url=http://avtopoisk43.ru/]учиться на права[/url]

    Reply
  12. andrarox

    Центр «Доверие» приглашает вас воспользоваться услугами. Запишитесь к психологу по номеру телефона на сайте. Семейный психолог старается сделать так, чтобы консультации были комфортными для обоих супругов. https://ack-group.ru – сайт, где вы узнаете более детальную информацию. Подростковый психолог выяснит уровень вашей проблемы и подберет подходящий способ ее решения. Цена консультации психолога доступна любому. Психолог в СПБ поможет урегулировать отношения с окружающими и с собой. Обращайтесь в любое время!

    Reply
  17. aryamamirl

    Ищите тексты песен? Зайдите на сайт https://txtsong.ru/ где собрано более 185 000 текстов песен от 28 00 исполнителей. Пополнение базы новинками происходит каждый день. Любые группы, любые исполнители – все тексты песен для вас. Подробнее на сайте.

    Reply
  21. rilovniPaymn

    Hamster Kombat – популярная игра, которая обещает быстрый заработок. Вы можете ее через официального бота в телеграмме запустить. Ничего платить реальными деньгами не нужно. У игры доброжелательные отзывы, погрузитесь в мир боевых хомяков. https://hamster-kombat-bot.io – сайт, где имеется вся информация о проекте. Вы узнаете, как начать играть в Hamster Kombat. Посмотрите уже сегодня информацию. В игре можно прокачать хомяка и применяя Telegram, зарабатывать.

    Reply
  24. Brianrut

    [url=https://t.me/ozempic_kupit_prodaja]трулисити казахстан[/url] – Оземпик синий аптеки, лираглутид инструкция +по применению цена аналоги

    Reply
  25. Alisaeret

    На сайте https://venttehnica.ru/ компания предлагает приобрести и установить вентиляционное оборудование. Специалисты с удовольствием помогут вам с выбором качественного и недорогого оборудования. На сайте у вас есть возможность задать вопрос техническому специалисту. Также здесь представлен каталог товаров и спецпредложения, которые вы уже сейчас можете посмотреть. Расширенный поиск позволяет найти тот товар, который вас интересует. Оформить заказ можно по телефонам на сайте, либо по электронной почте, указанной на портале.

    Reply
  31. Ivangnciz

    На сайте https://iz-nerzhaveyki.ru/ вы можете приобрести из нержавеющей стали подводки, фитинги, фланцы, краны и другое. Здесь вы подробнее узнаете про шаровые краны, рукав высокого давления и гибкую подводку. Каталог на сайте позволит подобрать то, что вас интересует. Вся продукция качественная, она представлена на портале с фото и техническими характеристиками. Если у вас возникли вопросы по продукции, обратитесь к нам по телефону на сайте, либо на электронную почту.

    Reply
  32. Miltongat

    [url=https://dbshop.ru/services/shumoizolyatsiya/]шумоизоляция дверей[/url] – изготовление подиумов авто, дверные подиумы

    Reply
  33. Anthonyrof

    Покупка билетов на самолет онлайн стала одним из самых комфортных методов планирования странствий. С развитием технологий и появлением специализированных платформ, таких как Skyscanner, Aviasales и прочие, люди могут просто и стремительно найти рациональные варианты перелетов по по своим и бюджету.

    Он-лайн-сервисы [url=https://avia-bilet.online]авиабилеты дешево москва[/url] предлагают широкий выбор авиабилетов от различных авиакомпаний по самым выгодным стоимостям. Из-за функции сопоставленья цен и расписаний рейсов, пассажиры могут выбрать наихороший вариант, основываясь на своих потребностях.

    Необходимо только ввести даты поездки, место назначения и иные параметры, а метод подбора подберет оптимальные варианты для вашего путешествия. Электронный билет можно приобрести онлайн, не покидая дома или кабинета, этим сэкономив свое время и ресурсы.

    Поэтому, покупка авиабилетов онлайн это безопасно, комфортно и стремительно. Из-за доступности инфы и способности сопоставления цен, каждый пассажир может легко найти лучший вариант для собственного следующего странствия.

    Reply
  34. NathanSoync

    Hello.
    If you’re searching for the best online casino games and endless payout opportunities, try your luck and place your bets at Spin Casino! -https://discord.gg/anhH33ez

    Reply
  35. Williambrews

    [url=https://mounjaro-5mg.ru/mundzharo]mounjaro tirzepatide купить +в москве[/url] – купить мунджаро оземпик трулисити саксенду, mounjaro tirzepatide отзывы

    Reply
  37. avasildeque

    KissVK https://kissvk.pro/ это скачать музыку бесплатно в формате mp3 или слушать онлайн на сайте. Огромная коллекция треков всех годов и жанров. Новинки 2024 года, ТОП чарты, ТОП музыка, музыкальные подборки. Скачать музыку по настроению, в машину, на природу, для вечеринки в один клик на сайте.

    Reply
  40. sandraReics

    На сайте https://elektricheskie-kaminy.ru/ представлены электрические камины в огромном ассортименте. Эти конструкции подарят вашему дому незабываемый уют, комфорт. И самое важное, что они прослужат очень долго. Магазин предпринимает все возможное для того, чтобы процесс покупки был очень простым и понятным. Камины не выбрасывают в атмосферу вредные вещества. А для того, чтобы они начали обогревать, не потребуются дрова, а только розетка. Отсутствует открытый огонь, а потому возможность пожара сведена к минимуму.

    Reply
  41. gejzaOrirm

    Зайдите на сайт https://trc20casino.com/ где вы найдете Топ крипто казино в России 2024. Обзор, бонусы на депозит. Такие площадки дают возможность использовать цифровые монеты для депозитов и кешаута. Ознакомьтесь с обзорами, как ввести и вывести деньги, как пройти регистрацию и играйте в удовольствие!

    Reply
  43. matvejsiz

    Автозапчасти в Беларуси на сайте https://nikey.by/ это возможность купить в ассортименте автозапчасти, которых более 3 000 000, удобный поиск по VIN, а также номеру запчасти или марки автомобиля, а также большое количество различного масла, фильтров, расходников. Можно забрать самостоятельно или воспользоваться быстрой доставкой.

    Reply
  46. Anthonyrof

    Покупка билетов на самолет онлайн стала номером один в списке комфортных методов планирования странствий. С развитием технологий и возникновением специализированных платформ, в том числе Skyscanner, Aviasales и другие, люди могут легко и прытко отыскать рациональные варианты перелетов по по своим и бюджету.

    Он-лайн-сервисы [url=https://avia-bilet.online/aviabilety-moskva-bangkok.html]Авиабилеты Москва Бангкок[/url] делают отличное предложение широкий выбор авиабилетов от различных авиакомпаний по самым выгодным стоимостям. Благодаря функции сопоставленья цен и расписаний рейсов, пассажиры могут избрать наилучший вариант, основываясь в нужных потребностях.

    Необходимо лишь ввести даты поездки, место назначения и иные параметры, а алгоритм подбора подберет оптимальные варианты для вашего путешествия. Электронный билет можно приобрести онлайн, не покидая дома или офиса, этим сэкономив свое время и ресурсы.

    Таким образом, покупка авиабилетов онлайн это неопасно, удобно и быстро. Из-за доступности информации и способности сопоставленья цен, каждый пассажир может с легкостью найти оптимальный вариант для своего следующего путешествия.

    Reply
  48. vgenGew

    К-ЖБИ производит большой ассортимент продукции отменного качества. Компания уже успела зарекомендовать себя с лучшей стороны. Мы постоянно развиваемся, гарантируем полное соблюдение сроков, приемлемые цены и высочайший уровень сервиса. Выполняем быструю доставку. Ищете диафрагмы жесткости бетонные? Gbisp.ru – сайт, где вы можете ознакомиться с детальной информацией о нас. Здесь есть возможность оставить заявку, укажите свои контактные данные, и мы вам перезвоним. Вы получите квалифицированную консультацию. С нами выгодно сотрудничать!

    Reply
  49. yamrythine

    Хотите купить занимательные сериалы на DVD? Serialexpress вам с этим поможет. У нас вы найдете такие диски, которых нет в иных магазинах. Качество сериалов великолепное, мы точно знаем, что вы останетесь своим приобретением, очень довольны. Товары в доступе по лояльной стоимости, они отлично упакованы. https://serialexpress.ru – портал, где имеется каталог, здесь можете ознакомиться и с оплатой. У нас действует накопительная система скидок. Качество доставки вас приятно удивит. Есть вопросы? Обратитесь за ответами к нашим компетентным менеджерам.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *