Cusptips

Do you take my insurance?

13,375 Comments / practice Management / By

Do you take my insurance?

Patients want to know their costs for treatment and what benefits their insurance can offer at your office.

They may call your office and ask, do you take my insurance?

The reality is most dental offices can file most all insurances. But the patient also really wants to know not only does the office take their insurance, they want to know what kind of benefits their insurance will pay at your office and if there are any negotiated in-network rates to help save costs.

They want to know whether the office is in network or out of network. So you really need to know more about the types of insurance and what type of insurance this patient has.

6 types of insurance

There are many types of insurance, here are 6:

1. Open panel freedom of choice

The open panel freedom of choice insurances. With these plans, a person can choose any
dentist and any dentist can choose to participate.

2. Closed panel insurance

These plans allow the patient to only be seen by a dentist who has a signed contract with
insurance.

3. PPO (preferred provider organizations)

PPOs are preferred provider organizations and this may be a patient who has in-network
coverage, where this may with an in-network provider who has signed a contract with the
insurance carrier to charge a reduced fee for the patients.

These patients may still have the option to see an out-of-network provider, but they may pay a greater share of the full fee.

4. EPOs

EPO is an exclusive provider organization and these patients can only see an in-network dentist and there are no out-of-network benefits.

5.Capitation plans

There are also capitation plans, which could be a DHMO – A dental health maintenance organization.

Dentists in these plans are paid a monthly fee to care for the patients, but the patient has to go to a contracted dentist.

6.Medicaid

There are also plans like Medicaid that are state run plans and the benefits are paid by the state.

The insurance coverage for these has to be verified for the date of service to be sure that the patient has eligible coverage and the patient has to go to an in-network provider.

So you can see there are a lot of complexities to this question. Do you take my insurance?

And the best thing a dental office can do is to help the patient get some answers about the benefits and help them to get the care they need.

That’s what the patient wants. They want answers about their benefits and they want to get the care they need.

Understanding insurance benefits

So try to help them understand their benefits in the most transparent way and recognize that it’s not only confusing for the patient, but it can also be confusing for the office sometimes.

For example, sometimes you may hear a patient has insurance X and you don’t recognize the
name of this insurance.

You may have never heard of insurance X before, but when you call the provider relations number on the back of the insurance card, you learn this insurance X uses the insurance Y fee schedule and your office is already a participating provider for insurance Y.

This could be a third-party administrator acting on behalf of insurance X so the patient can get in-network rates with the insurance Y provider.

Even though they have insurance X, they have in network coverage at your office with insurance Y networks, it’s very complex.

So sometimes the answer of whether the office is in network with a company is way more complicated than just looking at your list of insurance participation and knowing which insurances you’re in-network with at your office.

To know which patients get in-network rates at your office, you really have to dig a little deeper and be able to explain in-network and out of network benefits for the patient.

It’s important to them. They want to understand their insurance.

Most of the out-of-network providers can file the benefits for the patient to be seen out of network. The insurance may pay the same fee, but the patient is paying possibly a greater share of the fee, especially if they’re not getting the same reduced fee schedule.

This may happen if they’re not getting the reduced fee schedule or there could be a different percentage paid to out of network providers by the insurance.

Some out-of-network insurance coverage like Medicaid won’t pay a benefit if the patient goes out of network.

So you really need to know if the plan for the patient is a PPO or an EPO and many are PPOs
but some are EPOs and so we need to check the details.

If you’re certain that they’re in-network providers, you can just let the patient know yes and we can file this insurance.

But if you’re not sure if it’s an in-network provider, don’t just send the patient away struggling to find the care they need and not learning anything about their insurance.

Help the patient, help them understand their benefits.

Helping patients understand their benefits

Offer to do a benefits check.

Set up the patient in the computer with their contact information and their insurance group
information.

Get the provider relations number for the insurance and then create a system in your office to do these benefit checks.

Maybe you put their name on a clipboard, maybe you keep their names on a list on a spreadsheet.

You could even have an online form that you can enter the patient in and the staff member can track the patients who need a benefits check.

This form could even be made into a portal on your website to offer to do benefits checks for patients.

And then your staff member can look at the collected info to check benefits- always make sure after you do the benefits check that the patient gets a follow-up call and that the information is saved in the practice management software for reference.

What to do for the benefits check first?

First get a summary of benefits for the insurance, maybe on the phone or on the fax or using the online portals for the insurance. You can request a summary of the benefits that you can scan into your practice management software.

Ask the provider relations representative if your office is in network or are there any thirdparty administrators that cover this plan with your office. And note this information for your patient in the notes section of your practice management software. 

In general, it may help to annually update your insurance coverage for local employers in your practice management system so that it’s stored in your computer and after one call is made to the insurance, the information is saved for not just that patient but for other patients as well. Start with new patients or patients who have large treatment plans and questions about insurance benefits.

You can save this information by group number. Using the group number to name the plan will avoid duplicating plan information with multiple names in your software. Always add the date the information was check as part of the name for future reference. Save this benefit plan on file and to be able to link it to new patients when adding their group number to that same plan. And using the group number to name the insurance plan will help you make sure that you don’t duplicate the different plan names.

You don’t want to have to call the insurance multiple times, so try to have a consistent naming system. Having the information in your software helps so that way you can see the coverage for different categories of insurance benefits.

You can also add notes regarding the in-network coverage for your office and if there’s any third-party administrators that link this plan to your in-network providers. You can add information about frequency of services if helpful.

And now you can let the patient know more about the plan.

If it’s an EPO or a state plan like Medicaid, they may have to see an in-network provider.

If it’s an open panel plan, like many PPOs, they may be able to go to an in-network or an outof-network provider and you can let them know if your office is in-network or if you’re an
out-of-network provider for this plan, you can also let the patient know some estimated cost
ranges for a consult. 

If your office is an out-of-network provider, what percentage does their plan pay for exams and preventative care?

Is it a one hundred percent?

Do you have a copy of the plans fee schedule?

Can you offer to share your consultation price for the patient to first try the office?

You can let the patient know these costs for an initial visit- then once we have a detailed treatment plan based on the comprehensive dental exam – we can give a more accurate picture of costs for treatment based on what needs to be done.

You may want to let the patient know. We have lots of patients with your insurance who come here.

We can do a benefits check and follow up to let you know the benefits of your plan and the cost of your initial visit. And once we have a comprehensive treatment plan to take care of your needs, we can do more specific benefits checks based on what you need.

We can do a benefits check and follow up to let you know the cost of your visit. And then if we’re out of network, if the office is an out of network provider and the insurance will pay out of network, let the patient know what’s the cost for the initial cleaning or the initial consult. Have a set fee you can assure the patient for that first visit- and document it for other staff to know. 

Help patients avoid financial surprises

We don’t want patients to have financial surprises, so let the patient know that if you’re an in-network provider, out-of-network provider.

If you aren’t sure if you’re an in-network provider, offer to do a benefits check to get their information and follow up with an estimate for that first new patient visit.

Let them know this is the cost for the first visit, for the consult for the new patient or maybe a cleaning.

And then once we see you at the office, we can make a dental treatment plan to know what actually needs to be done and we can check benefits again after your first visit.

For the dental treatment, we will create the treatment plan and we may have a policy that if the treatment plan’s over a certain dollar amount, we’ll do a benefits check online or we’ll send the information to the insurance to request a pre-estimate for fees and we can get that information for the patient to avoid surprises.

But our goal is to get the patient the care they need and to help them better understand their benefits. We don’t want them to have any financial surprises.

So let’s try to get them the information they need and get them scheduled and get them a plan for care.

13,375 thoughts on “Do you take my insurance?”

  2. Ragebewsairl

    На сайте http://waltzprof.com каждый желающий получает возможность приобрести стальной профиль высокого качества и созданный из надежных, практичных материалов. За счет этого изделия прослужат в течение длительного времени и не покроются коррозией. В этой компании они представлены в широком ассортименте, что позволит подыскать решение в соответствии с предпочтениями. Профиль применяется для оперативной, комфортной сборки ограждающих преград, лофт перегородок, фасадных конструкций, ворот. Для реализации проекта используются уникальные и инновационные технологии, передовое оборудование.

    Reply
  3. Keaskrfug

    На сайте https://incubatoreggs.ru/ ознакомьтесь с телефоном для того, чтобы заказать инкубационное яйцо высокого качества от цыплят, индейки, курицы-бройлера, утки, гуся. Вся продукция от сельскохозяйственных, домашних птиц. Они от лучших, зарекомендовавших себя фабрик России, Европы. Это ваша уникальная возможность приобрести инкубаторную продукцию по стоимости завода и даже ниже. Самым популярным является яйцо индейки, утки, гуся. Вы сможете воспользоваться бесплатной доставкой по городу, если сделаете заказ на сумму от 3 000 рублей.

    Reply
  8. GabrielEdirm

    Спортивные силовые тренажеры на Silovye Trenazhery ru – это важные машины для укрепления всех мышц тела. Разделяются на с грузоблоком и на свободных весах. Находят примение для улучшения физической формы.
    Создаваемые российским заводом спортивные тренажеры не нуждаются в техническом наблюдении. В движимых узлах применяются закрытые подшипники.
    Оформляйте: блочный Кроссовер, Баттерфляй для грудных и дельтовидных мышц, Хаммер, вертикальная тяга, скамья Скотта, Дельта машину, станок Гаккеншмидта, Пресс машину 3 в 1, Гравитрон для подтягивания и отжиманий, обратная гиперэкстензия, атлетические скамьи, горизонтальная лавка, станок Смита.
    Пользуются популярностью в тренировочных залах мультитренажеры для укрепления всех мышц.

    Reply
  9. Zhaisesemorn

    Интернет-магазин «МОЙ и ТВОЙ» предлагает в огромном ассортименте уютные и полезные презенты, нужные в быту вещи и продукцию для украшения, создания привлекательного интерьера. А если необходимо найти что-то определенное, то воспользуйтесь специальным поиском, который найдет все, что нужно. На сайте https://moi-tvoi.ru/ ознакомьтесь с полным ассортиментом магазина.

    Reply
  10. aschrJet

    Хронос дает гарантию на приемлемые цены, бесплатную доставку в любой регион РФ и высочайшее качество медицинской техники. Приобрести медтехнику, можете, позвонив по контактному номеру телефона. С радостью ответим на интересующие вас вопросы и поможем с выбором. https://agsvv.ru/ сайт, где есть возможность уже сейчас посмотреть условия доставки и оплаты товара. Также здесь вы узнаете, какие лампы применяются в аппаратах, произведенных компанией Хронос и какой срок гарантии. Позвоните нам, и мы вас проконсультируем.

    Reply
  11. Josephassig

    Завод из России реализует разборные гантели на https://gantelya-razbornaya.ru для домашних тренировок.
    Все наборы разборных снарядов комплектуются замками, блинами. Грифы для гантелей выпускаются с разными посадочными диаметрами. Для предохранения от коррозии все грифы покрываются хромом и никелем.
    Выпускаемые изделия не нуждаются в постоянном обслуживании и рассчитаны на длительную эксплуатацию в доме или тренажерных клубах.
    Позволяют укреплять все мышцы тела. С сборными снарядами можно в короткие сроки улучшить координацию, ловкость и укрепить связки.
    Прорезиненные блины обеспечивают более безопасные занятия.
    Заказывая в нашем интернет-магазине вы получаете надежные утяжелители для комфортных занятий.

    Reply
  16. BaepkRilla

    На сайте https://t.me/s/m1xbet_ru ознакомьтесь с самыми актуальными, честными и свежими новостями, которые находятся в телеграме. Если вы любите азартные игры, тогда вам точно приглянется казино, в котором огромное количество слотов. При этом вы сможете выиграть джекпот. Все самые последние, актуальные новости из мира онлайн-казино находятся на этом портале. Также здесь, в первую очередь, выставляют промокоды, которые позволят существенно сэкономить и не тратить собственные деньги. В группе несколько десятков фото, различные записи.

    Reply
  18. KeanetIdozy

    На сайте https://my-tvset.ru/ изучите увлекательную, полезную информацию, которая касается того, как правильно выполнить ремонт, создать уют и комфортные условия. Так вы узнаете о том, как правильно выбрать бежевую плитку, а также затирку. Даны все необходимые рекомендации, важные советы, которые помогут решить ситуацию. Имеются важные рекомендации относительно обустройства квартиры: гостиной, ванной, комнаты. Вы узнаете о том, как правильно организовать системы отопления, подобрать светильники, люстры, столы.

    Reply
  21. Scheaatmom

    Компания на профессиональном уровне занимается лазерной гравировкой на жетонах, шильдах, ложках. Кроме того, создает клише, производит гравировку по кругу и на различных предметах. При необходимости специалист может приехать на объект, чтобы оказать услугу непосредственно на территории заказчика. На сайте https://grsuv.ru/ ознакомьтесь с полным перечнем услуг, которые вы сможете заказать в этой компании и по лучшей стоимости.

    Reply
  22. Keanetrax

    Хотите купить в Москве с установкой кондиционер? РусКондиционер – это то, что вам необходимо! Интернет магазин предоставляет огромный выбор надежного климатического оборудования от популярных производителей. Ищете кондиционер для дома купить с установкой? Ruscondicioner.ru – сайт, где имеется исключительно продукция, прошедшая сертификацию. Здесь вы можете детальнее ознакомиться с условиями оплаты и доставки. У нас вы можете купить кондиционер и заказать его установку. Наши специалисты имеют солидный опыт в данной области, работа будет выполнена профессионально.

    Reply
  23. nobibgirty

    Хотите приобрести по недорогой стоимости из нержавеющей стали клапаны и арматуру? Мы вам в этом с удовольствием поможем. Основные преимущества нашей продукции: большая надежность и долгий срок эксплуатации. Ищете запорная арматура из нержавейки для пищевого производства? Inoxpa.ru – сайт, где вы узнаете, где именно применяется арматура из нержавеющей стали. Здесь также можете в любое удобное для вас время ознакомиться с высококачественной продукцией проверенной компании INOXPA. У вас появились какие-либо вопросы? Смело обращайтесь к нам, с удовольствием ответим. Звоните прямо сейчас!

    Reply
  24. LanavdBah

    Компания «Octastudio» специализируется на таких услугах, как: разработка проектов на 1С битрикс, переработка или доработка имеющегося сайта, редактирование контента, анализ конкурентов. На сайте https://octa-studio.ru ознакомьтесь с полным перечнем услуг, которые можно заказать прямо сейчас, оформив заявку либо позвонив по телефону. Также к основным услугам относят и обновление структуры, модернизацию функционала, подготовку портала для продвижения.

    Reply
  25. ZhaaeBiame

    На сайте https://t.me/s/mpinup ознакомьтесь с новостями, которые посвящены популярному онлайн-заведению «PinUP». Удача улыбнется и вам, если примите участие в турнирах. Это возможность заработать на свою мечту. Теперь и вы сможете присоединиться к группе. На этом сайте всегда выкладывают самые первые новости, промокоды и все то, что поможет получить неплохие деньги. В этой группе огромное количество интересных записей, а также любопытных фото. Регулярно публикуются новые данные, актуальные новости, которые помогут больше узнать о казино.

    Reply
  33. GevapVox

    На сайте https://gderaznica.ru/ почитайте интересную, увлекательную и любопытную информацию, которая касается таких важных тем, как: общество, экономика, медицина, технологии и многое другое. Все статьи написаны высококлассными, опытными авторами, которые хорошо разбираются в перечисленных темах. Рассматриваются и такие вопросы, как преимущества автоломбардов, различия цветов самых разных видов. Все статьи невероятно интересные, а потому читать захочется их и вам. Регулярно добавляются новые полезные материалы.

    Reply
  34. SazenFum

    На сайте https://play.google.com/store/apps/details?id=com.amazon.mShop.android.shoppi вы сможете сыграть в увлекательную, интересную игру – Bamboo Bastion, которая радует своей привлекательной графикой, интересным сюжетом, который завораживает с самых первых минут. Такая игра считается именно тем, что вы так давно искали. Суть заключается в том, чтобы вы быстро среагировали на ситуацию и приняли решение. Скачайте ее прямо сейчас на свое устройство. Играйте в нее тогда, когда вам удобно, даже находясь в путешествии или длительной поездке.

    Reply
  35. Sheavhah

    ГК «Норфост» с 2006 года занимается строительством домов, которые полностью соответствуют самым высоким требованиям и предпочтениям клиентов. Для того чтобы быстрее определиться с выбором, изучите на сайте https://gknorfost.ru/ каталог последних проектов с ценами, планировками. Представлены как одноэтажные, так и двухэтажные дома.

    Reply
  39. Robertviots

    Отправляйтесь в захватывающие приключения по Калининградской области с нашим гидом и автомобилем, исследуя культурные богатства и природные красоты в удобной и индивидуальной поездке. https://mykaliningradgid.ru/

    Reply
  40. Keanetrax

    Хотите купить в Москве с установкой кондиционер? РусКондиционер – это то, что вам необходимо! Интернет магазин предоставляет огромный выбор надежного климатического оборудования от популярных производителей. Ищете купить кондиционер в квартиру? Ruscondicioner.ru – сайт, где представлена только сертифицированная продукция. Здесь вы подробнее ознакомитесь с условиями доставки и оплаты. У нас вы можете купить кондиционер и заказать его установку. Наши специалисты имеют солидный опыт в данной области, работа будет выполнена профессионально.

    Reply
  41. Bobylonpaini

    Зайдите на сайт https://ckad165.ru/ и вы сможете ознакомиться с Индустриальным парком в 67 км от Москвы ЦКАД 165. Это новая площадка для производственных и складских объектов со всей необходимой инфраструктурой, собственным съездом с ЦКАД и менеджментом управляющей компании. Узнайте подробнее на сайте.

    Reply
  42. abasoGop

    Ищете новые анонсы серверов lineage 2? Вам поможет – LA2-ANONS.COM. Поможем вам в подборе достойного игрового сервера. Анонсы серверов Lineage 2 на нашем ресурсе постоянно актуализируются, что дает возможность абсолютно каждому геймеру быть в числе первых зарегистрированных. Интересует новые сервера lineage 2? La2-anons.com – сайт, мы каждый день работаем над его функционалом. Обратите свое внимание на платформы с пометкой VIP, при выборе сервера для игры Lineage 2. Предлагаем только актуальную информацию, с которой вы можете прямо сейчас ознакомиться.

    Reply
  43. Angelolon

    Универсальные спортивные гири на https://girya-sportivnaya.ru – это лучшие утяжелители, применяемые в силовых программах для улучшения силы и выносливости. Способствуют повышению жизненного тонуса. Имеют эргономичную ручку, дающую возможность выполнять тяги, свинги, толчки, восьмерки и другие упражнения в гиревом спорте.
    В создании надежных снарядов применяется лучшая марка чугуна.
    Впечатляющий каталог интернет-магазина снарядов дает возможность выбрать цельные отягощения для лучшей программы тренировок.
    Отечественный производитель предлагает чугунные гири по доступным ценам.

    Reply
  44. lazhkUnuff

    На сайте https://stimul57.ru/ сделайте заказ для того, чтобы приобрести дорожные знаки напрямую от производителя. К важным преимуществам компании относят то, что у нее собственное производство, практичные крепления, а на всю продукцию предоставляются гарантии 7 лет. В работе применяются материалы высокого качества, сертифицированные. Организуется доставка по всей России. Все товары полностью отвечают техническому регламенту, требованиям. На всех этапах производства проходят контроль качества.

    Reply
  45. KaaneFet

    На сайте https://hyips-money.ru/ ознакомьтесь с любопытными, полезными инвестиционными проектами, которые обязательно принесут неплохой доход. Здесь вы отыщите всю необходимую информацию, которая касается инвестиционных проектов. Перед вами только те проекты, которые действительно платят и предлагают выгодные условия для сотрудничества. Регулярно администраторы сайта мониторят новые проекты, чтобы вы смогли заработать побольше денег и отыскать тот вариант, который действительно работает.

    Reply
  48. Naalzaeleve

    На сайте https://t.me/s/mvavada узнайте всю информацию, последние актуальные новости о популярном онлайн-заведении «VAVADA», где представлено огромное количество слотов, интересных развлечений различного вида. Казино дарит отменное настроение, помогает получить завораживающие эмоции и расслабиться. При этом вы всегда сможете рассчитывать на приятное времяпрепровождение. Именно здесь публикуются промокоды, а также самые интересные предложения. Воспользуйтесь ими для того, чтобы сыграть по-крупному.

    Reply
  50. ScheanGluff

    Ищете интересный портал о строительстве, ремонте и садоводстве? My-tvset.ru – это то, что вам нужно! Здесь вы найдете такие рубрики, как: квартира, лайфхаки, дача, ремонт, дом, мебель. Ищете электросхема холодильника? My-tvset.ru – сайт, где есть удобный поиск, можете прямо сейчас им воспользоваться. У нас вы узнаете, как создать функциональный туалет на даче, как выбрать самую лучшую садовую качелю, какие существуют типы стяжки пола, как хранить овощи в квартире. Также поведаем вам о том, какой лучше купить для частного дома счетчик воды. Заходите и читайте наши интересные статьи!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *