Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Modern Talking был немецким дуэтом, сформированным в 1984 году. Он стал одним из самых ярких представителей евродиско и популярен благодаря своему неповторимому звучанию. Лучшие песни включают “You’re My Heart, You’re My Soul”, “Brother Louie”, “Cheri, Cheri Lady” и “Geronimo’s Cadillac”. Их музыка оставила неизгладимый след в истории поп-музыки, захватывая слушателей своими заразительными мелодиями и запоминающимися текстами. Modern Talking продолжает быть популярным и в наши дни, оставаясь одним из символов эпохи диско. Музыка 2024 года слушать онлайн и скачать бесплатно mp3.
Максим Бородін – Якби Не Ти скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Максим Бородін – Якби Не Ти
Зарубежные Хиты 70-80-90-Х Toto Cutugno – Litaliano скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Зарубежные Хиты 70-80-90-Х Toto Cutugno – Litaliano
Tini Gessler – Back Wood (Original Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Tini Gessler – Back Wood (Original Mix)
Metallica – Пыяла (Cover) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Metallica – Пыяла (Cover)
Музыка Из Тик Ток (Тик-Тока) – Doja Cat, Sza – Kiss Me More скачать бесплатно песню в mp3
Музыка Из Тик Ток (Тик-Тока) – Doja Cat, Sza – Kiss Me More
Скачать песню Туркменская Музыка – Rafet El Roman – Srgn Туркменская бесплатно в mp3
Туркменская Музыка – Rafet El Roman – Srgn Туркменская
Voytya – Відлітаю скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Voytya – Відлітаю
Артур Пирожков (Александр Ревва) – Чика скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Артур Пирожков (Александр Ревва) – Чика
Богдан Тихончик – Carlas Dreams -Eroino Cover – Eroino Cover скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Богдан Тихончик – Carlas Dreams -Eroino Cover – Eroino Cover
Владимир Алмазов – Капли Дождя скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Владимир Алмазов – Капли Дождя
Потылицын Кирилл – Любовь По Интернету скачать бесплатно песню в mp3
Потылицын Кирилл – Любовь По Интернету
Скачать песню Дискотека 80-90 Х Русский – В. Салтыков И Гр. Форум – Кони В Яблоках бесплатно в mp3
Дискотека 80-90 Х Русский – В. Салтыков И Гр. Форум – Кони В Яблоках
Украинские Хиты – Kazka – Свята скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Kazka – Свята
Da Tweekaz – Back And Forth (Original Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Da Tweekaz – Back And Forth (Original Mix)
Дана Соколова – Свои Города скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Дана Соколова – Свои Города
Emok & Ndsa – React (Original Mix) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Emok & Ndsa – React (Original Mix)
Ілля Найда 04.06.2016 – Дівчина Нічка скачать бесплатно песню в mp3
Ілля Найда 04.06.2016 – Дівчина Нічка
Скачать песню Ирина Рухадзе – Хулиган бесплатно в mp3
Ирина Рухадзе – Хулиган
Райм & Артур – Полетаем скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Райм & Артур – Полетаем
Каспийский Груз – Туда И Обратно (Рингтон) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Каспийский Груз – Туда И Обратно (Рингтон)
Украинские Хиты – Максим Бородін – Якби Не Ти скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Максим Бородін – Якби Не Ти
Хиты 2018 – Burito – Штрихи скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Хиты 2018 – Burito – Штрихи
Музыка В Машину 2018 – Rompasso – Ignis скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2018 – Rompasso – Ignis
Дзідзьо & Вова Зі Львова – Я Че Кохав,ай Лав Ю,я Тебе Кохаю,я Тебя Люблю скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Дзідзьо & Вова Зі Львова – Я Че Кохав,ай Лав Ю,я Тебе Кохаю,я Тебя Люблю
Скачать песню Современные Песни На День Рождения – Татьяна Буланова – День Рождения (Ремикс) бесплатно в mp3
Современные Песни На День Рождения – Татьяна Буланова – День Рождения (Ремикс)
T-Fest X Скриптонит – Мне Похуй скачать бесплатно песню в mp3
T-Fest X Скриптонит – Мне Похуй
Jakone – Дорога Дальняя скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Jakone – Дорога Дальняя
Marcel Dee – Fiesta скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Marcel Dee – Fiesta
Max. On – I Want To Know скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Max. On – I Want To Know
Українські Народні Пісні – Як Заграє Дзвінко Музика Троїста скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Українські Народні Пісні – Як Заграє Дзвінко Музика Троїста
Скачать песню Vnimay – Дежавю бесплатно в mp3
Vnimay – Дежавю
Михаил Круг – Кольщик (Wiktor Bass Remix) – Михаил Круг – Кольщик (Wiktor Bass Remix) скачать бесплатно песню в mp3
Михаил Круг – Кольщик (Wiktor Bass Remix) – Михаил Круг – Кольщик (Wiktor Bass Remix)
Украинские Хиты – Антитіла – Фортеця Бахмут скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Антитіла – Фортеця Бахмут
Pyrokinesis – Цветочек Зла скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Pyrokinesis – Цветочек Зла
Ship Wrek – Wait For You (Ship Wrek Midnight Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Ship Wrek – Wait For You (Ship Wrek Midnight Mix)
Anne-Marie, Doja Cat – To Be Young (Feat. Doja Cat) (Felix Cartal Remix) скачать бесплатно песню в mp3
Anne-Marie, Doja Cat – To Be Young (Feat. Doja Cat) (Felix Cartal Remix)
Скачать песню Ненастоящая – Причинять Себе Любовь бесплатно в mp3
Ненастоящая – Причинять Себе Любовь
Vivienne Mort – Іній скачать бесплатно песню в mp3
Vivienne Mort – Іній
Скачать песню Заточка – На Стрелу бесплатно в mp3
Заточка – На Стрелу
Хиты 2020 – #2 Маши – Спасибо скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Хиты 2020 – #2 Маши – Спасибо
Піскун Сергій – Ти Королева (Ukr) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Піскун Сергій – Ти Королева (Ukr)
Макsим – Абонент Недоступен скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Макsим – Абонент Недоступен
Dj Smash – Новая Волна скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dj Smash – Новая Волна
Ірина Федишин – Тюльпани скачать бесплатно песню в mp3
Ірина Федишин – Тюльпани
Скачать песню Robbie Teeze – Heart Beat Faster (Original Mix) бесплатно в mp3
Robbie Teeze – Heart Beat Faster (Original Mix)
Олег Винник – Тая-Тай скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Олег Винник – Тая-Тай
Sonya Kay – Поринай (Dred Remix) скачать бесплатно песню в mp3
Sonya Kay – Поринай (Dred Remix)
Скачать песню Никита Соль – Не Скажу бесплатно в mp3
Никита Соль – Не Скажу
Hulumulu, Korel & Nikita Rise – Юла скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Hulumulu, Korel & Nikita Rise – Юла