Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Dj Tapestop – Boom Boom (Original Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Dj Tapestop – Boom Boom (Original Mix)
Alekseev – Моя Звезда скачать бесплатно песню в mp3
Alekseev – Моя Звезда
Скачать песню Алексей Беспрозванный – Матерям бесплатно в mp3
Алексей Беспрозванный – Матерям
Karin Ann – She (Benny Benassi Remix) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Karin Ann – She (Benny Benassi Remix)
Howlin Wolf – Built For Comfort (Single Version) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Howlin Wolf – Built For Comfort (Single Version)
Гио Пика, Михаил Круг, Каспийский Груз, Алсми – Искусство скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Гио Пика, Михаил Круг, Каспийский Груз, Алсми – Искусство
Calvin Harris – Outside (Savagez Remix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Calvin Harris – Outside (Savagez Remix)
Дети Фристайла – Ревную скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Дети Фристайла – Ревную
Малиновский – Забери Меня (Pozdnikin Remix) скачать бесплатно песню в mp3
Малиновский – Забери Меня (Pozdnikin Remix)
how to get azithromycin online
Lp – Lost On You (Original) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Lp – Lost On You (Original)
Lesa Fs – Мелодия Любви скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Lesa Fs – Мелодия Любви
Зарубежные Хиты 80-90-Х – Modern Talking – Atlantis Is Calling скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Зарубежные Хиты 80-90-Х – Modern Talking – Atlantis Is Calling
Leon (Italy) & Dennis Cruz – My Hood (Original Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Leon (Italy) & Dennis Cruz – My Hood (Original Mix)
Цыганские Песни – Н.эрденко – Все Как Прежде скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Цыганские Песни – Н.эрденко – Все Как Прежде
Музыка В Дорогу – Макс Барских – Неверная скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Дорогу – Макс Барских – Неверная
Armin Van Buuren & Garibay – Phone Down (Jorn Van Deynhoven Remix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Armin Van Buuren & Garibay – Phone Down (Jorn Van Deynhoven Remix)
Reactive – Выбор скачать бесплатно песню в mp3
Reactive – Выбор
Crazy Frog – Axel F скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Crazy Frog – Axel F
Скачать песню Urgench Rejebow – Gitmezmish бесплатно в mp3
Urgench Rejebow – Gitmezmish
Андріана – Незнайомка (Кarmv Remix) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Андріана – Незнайомка (Кarmv Remix)
Александр Лутс – Freedom скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Александр Лутс – Freedom
Washed Out – Too Late скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Washed Out – Too Late
Mark Ashley – Youre A Woman (Radio Version) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Mark Ashley – Youre A Woman (Radio Version)
25_17 – Цифры скачать бесплатно песню в mp3
25_17 – Цифры
Музыка В Машину 2024 – Dj Dimixer, Favia – One Of Us скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2024 – Dj Dimixer, Favia – One Of Us
Pink Panda, Ava Max – Everytime I Cry скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Pink Panda, Ava Max – Everytime I Cry
Скачать песню Troels Hammer – Diario De Silencio бесплатно в mp3
Troels Hammer – Diario De Silencio
Tini Gessler – Back Wood (Original Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Tini Gessler – Back Wood (Original Mix)
St – Бумер скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
St – Бумер
Aud 238 – Voda скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Aud 238 – Voda
Скачать песню Sysuev – Спогад бесплатно в mp3
Sysuev – Спогад
Українські Народні Пісні – Полька скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Українські Народні Пісні – Полька
Иво Бобул – А Липи Цвітуть скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Иво Бобул – А Липи Цвітуть
Шансон – Антиреспект Тишины Хочу скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Шансон – Антиреспект Тишины Хочу
Скачать песню Ahrix Nova – Nova (Acoustic) бесплатно в mp3
Ahrix Nova – Nova (Acoustic)
Debris & Rudelies, Jex – Animal (Original Mix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Debris & Rudelies, Jex – Animal (Original Mix)
Евровидение 2020 – Hooverphonic – Release Me (Евровидение 2020 Бельгия) скачать бесплатно песню в mp3
Евровидение 2020 – Hooverphonic – Release Me (Евровидение 2020 Бельгия)
Максим Бородін – Не Відпускай скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Максим Бородін – Не Відпускай
The Freak Show – Indian Tribe скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
The Freak Show – Indian Tribe
Rasa – Давай Замутим скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Rasa – Давай Замутим
Полина Гагарина – Кукушка скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Полина Гагарина – Кукушка
Скачать песню Кэри Найс – Я Не Понимаю бесплатно в mp3
Кэри Найс – Я Не Понимаю
Henry Hacking – Get Down (Original Radio Edit) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Henry Hacking – Get Down (Original Radio Edit)
Need For Speed – No Service скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Need For Speed – No Service
Ahmed Shad – Я Люблю Её скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Ahmed Shad – Я Люблю Её
Скачать песню Музыка За 80-90 Года )))) Русские Хиты 80 – 90-Х – Форум (В.салтыков) – Спасибо За День, Спасибо За Ночь.. бесплатно в mp3
Музыка За 80-90 Года )))) Русские Хиты 80 – 90-Х – Форум (В.салтыков) – Спасибо За День, Спасибо За Ночь..
Shannon – Shake Up скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Shannon – Shake Up
Kali, Malcolm Kush – Жара скачать бесплатно песню в mp3
Kali, Malcolm Kush – Жара
Крутая Музыка В Машину – Meduza – Piece Of Your Heart (Feat. Goodboys) (Alok Remix) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Крутая Музыка В Машину – Meduza – Piece Of Your Heart (Feat. Goodboys) (Alok Remix)