Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Frezel – Inner Turmoil скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Frezel – Inner Turmoil
Kamazz – Как Ты Там (Glazur & Xm Remix) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Kamazz – Как Ты Там (Glazur & Xm Remix)
Scouting For Girls – The Trouble With Boys скачать бесплатно песню в mp3
Scouting For Girls – The Trouble With Boys
metformin 850 mg prices uk
Сайёра Мусаева – Мой Дом скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Сайёра Мусаева – Мой Дом
Эмма М – Солью (Dobrynin Radio Edit) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Эмма М – Солью (Dobrynin Radio Edit)
Украинские Хиты – Без Обмежень – Зорі Запалали скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Без Обмежень – Зорі Запалали
Скачать песню Анатолий Таволжанский – Новогоднее Помечтай бесплатно в mp3
Анатолий Таволжанский – Новогоднее Помечтай
Игорь Кибирев – Моя Память скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Игорь Кибирев – Моя Память
Dick Heckstall-Smith – Cruel Contradition скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Dick Heckstall-Smith – Cruel Contradition
Dj Juste Mathieu – Thousand Faces скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Dj Juste Mathieu – Thousand Faces
Cygo – Panda E (Glinnfast Remix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Cygo – Panda E (Glinnfast Remix)
Александр Доля – Простите скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Александр Доля – Простите
Sunshine Raver – Sunshine Reggae (Instrumental Piano Mix) скачать бесплатно песню в mp3
Sunshine Raver – Sunshine Reggae (Instrumental Piano Mix)
Скачать песню Memphis Feat. Djedi & Mrkryl – Third Wind (Original Mix) бесплатно в mp3
Memphis Feat. Djedi & Mrkryl – Third Wind (Original Mix)
Степан Гіга – Дякую Тобі,дружино скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Степан Гіга – Дякую Тобі,дружино
valtrex 500 mg tablet
Русские Хиты 70-80- 90-Х Александр Добрынин – Розовые Розы (Светке Соколовой 30 Лет) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Русские Хиты 70-80- 90-Х Александр Добрынин – Розовые Розы (Светке Соколовой 30 Лет)
Crazy Frog – Axel F скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Crazy Frog – Axel F
Adamant – Маршмелоу скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Adamant – Маршмелоу
Скачать песню Владимир Высоцкий – Серенада Соловья-Разбойника (Выходи, Я Тебе Посвищу Серенаду) бесплатно в mp3
Владимир Высоцкий – Серенада Соловья-Разбойника (Выходи, Я Тебе Посвищу Серенаду)
Українські Народні Пісні – А Я Чорнява)))) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Українські Народні Пісні – А Я Чорнява))))
Макс Корж – Малолетка скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Макс Корж – Малолетка
Мурат Тхагалегов – За Тебя Калым Отдам скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Мурат Тхагалегов – За Тебя Калым Отдам
Скачать песню Heatbeat, Alex M.o.r.p.h. – Shenlong бесплатно в mp3
Heatbeat, Alex M.o.r.p.h. – Shenlong
Rich Rubillar _ G Eazy – No Limit (Rich Back That Ass Up Blend Edit) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Rich Rubillar _ G Eazy – No Limit (Rich Back That Ass Up Blend Edit)
Скачать песню Андрій Мандзюк – Чайки бесплатно в mp3
Андрій Мандзюк – Чайки
Сергій Піскун – Стежка До Батьків скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Сергій Піскун – Стежка До Батьків
Tenca – Скажи, Что Ты Моя скачать бесплатно песню в mp3
Tenca – Скажи, Что Ты Моя
Miyagi & Andy Panda – Minor (Leemano Remix) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Miyagi & Andy Panda – Minor (Leemano Remix)
lisinopril 500 mg
Mirami – Ecstasy (Max R Remix Edit) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Mirami – Ecstasy (Max R Remix Edit)
Ілля Найда – А Ти Була скачать бесплатно песню в mp3
Ілля Найда – А Ти Була
Музыка В Машину 2020 – Xvm – Bang Bang скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Машину 2020 – Xvm – Bang Bang
Черепаха-Аха-Аха. – Черепаха-Аха-Аха. скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Черепаха-Аха-Аха. – Черепаха-Аха-Аха.
Злий Репер Зеник(Скрябін) – Гмо скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Злий Репер Зеник(Скрябін) – Гмо
Dj Claudio D _ Rihanna – This Is What You Came For – Salsa Mix (Claudio D Edit)(Clean) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dj Claudio D _ Rihanna – This Is What You Came For – Salsa Mix (Claudio D Edit)(Clean)
Скачать песню Grigorй – Polifonia бесплатно в mp3
Grigorй – Polifonia
Илья Подстрелов – Ты Ничего Такая скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Илья Подстрелов – Ты Ничего Такая
T1One – Дымная скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
T1One – Дымная
Скачать песню Нани – Глубже бесплатно в mp3
Нани – Глубже
Dj Pilot – Devil In Me скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dj Pilot – Devil In Me
Dan Perlman – Bao Bao Baby (1980) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Dan Perlman – Bao Bao Baby (1980)
Украинские Хиты – Скрябін – Мам скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Скрябін – Мам
Украинские Хиты – Kazka – Plakala (R3Hab Remix) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Kazka – Plakala (R3Hab Remix)
Литвиненко – Литвиненко скачать бесплатно песню в mp3
Литвиненко – Литвиненко
Майджес – Забываю скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Майджес – Забываю
Гурт Українські Народні Пісні – Коли Ти В Армію Ідеш скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Гурт Українські Народні Пісні – Коли Ти В Армію Ідеш
Скачать песню Юлианна Караулова – Попытка бесплатно в mp3
Юлианна Караулова – Попытка
Herve Pagez & diplo & charli Xcx – Spicy (With Diplo & Charli Xcx) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Herve Pagez & diplo & charli Xcx – Spicy (With Diplo & Charli Xcx)