Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,253 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,253 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  3. Safetysystemsgroup.com

    Услуги по оценке условий труда работников safetysystemsgroup.com

    Организация Safety Systems осуществляет специальную оценку условий труда на любом предприятии. Наш главный офис находится в Москве, но ещё в большинстве городов России у нас есть филиалы. Проверка проводится в обязательном порядке для всех фирм, чтобы снабдить безопасность для сотрудников и понизить вероятность на приобретение штрафов.

    В отношении проведение соут переходите на наш сайт. Оценочные события должны проходить в организациях не менее, чем раз в 5 лет. Но также у отдельных отраслей есть личные сроки. Непременно ознакомьтесь с тем, что необходимо именно Вам на сайте safetysystemsgroup.com прямо сейчас.

    Reply
  8. Dustinfaria

    Не знаете, где взять деньги с плохой кредитной историей и просрочками? В нашем Telegram-канале Займы с плохой КИ собраны предложения от надежных кредиторов, которые не обращают внимания на прошлые ошибки. Получите займ быстро и без отказов, улучшите свое финансовое положение. Подписывайтесь и узнайте больше!

    Reply
  9. Dustinfaria

    Если ваша кредитная история оставляет желать лучшего, не переживайте! В Telegram-канале Займы с плохой КИ мы собрали для вас лучшие предложения от проверенных кредиторов. Здесь вы найдете, где взять займ с убитой кредитной историей без лишних проблем. Подпишитесь и решите свои финансовые вопросы уже сегодня!

    Reply
  10. Dustinfaria

    Не стоит беспокоиться из-за плохой кредитной истории и просрочек! В Telegram-канале Займы с плохой КИ мы собрали для вас лучшие предложения от кредиторов, готовых помочь в сложных ситуациях. Получите займ быстро и без отказов. Подпишитесь и решите свои финансовые проблемы легко и надежно!

    Reply
  13. Bertakieverm

    Для организации семейного праздника мне нужно было 25 тысяч рублей, но у меня были просрочки по предыдущим займам. В поисках выхода я нашёл канал https://t.me/s/novue_zaimu, где предлагались новые займы на карту без отказа. Я следовал всем рекомендациям по выбору МФО и заполнению заявки, и несмотря на свою кредитную историю, получил нужную сумму. Праздник удался на славу, и я остался доволен простотой получения займа.

    Reply
  14. neseptik.com

    Резервуары для септика купить на neseptik.com

    Что касается – септик 2 бочки мы Вам непременно поможем. Сейчас просто колоссальным запросом пользуются частные дома, дачи, коттеджи. Люди как будто измотались от общественной жизни и все гонятся к изоляции и спокойной обстановке за городом. Но на фазе выбора и приобретения участка, лучше учесть очень необходимые моменты, а именно вопрос с водоотведением. Если Вы обратитесь к нам перед стройкой, то это будет одним из лучших решений в Вашей жизни!

    Reply
  15. neseptik.com

    Металлическая ёмкость для септика neseptik.com

    Относительно екатеринбург куплю емкость для канализации мы Вам обязательно поможем. Сейчас огромным спросом пользуются загородные дома, дачи, коттеджи. Люди как будто устали от социальной жизни и все рвутся к изоляции и комфортной обстановке за городом. Но на фазе выбора и приобретения участка, следует учесть очень важные моменты, в том числе вопрос с септиком. Если Вы обратитесь к нам перед застройкой, то это будет одним из самых верных решений в Вашей жизни!

    Reply
  17. neseptik.com

    Резервуары для септика купить на neseptik.com

    Заказать хороший септик можно перейдя на ссылку – сливная емкость для канализации уже сегодня. Звоните по следующему номеру телефона +7(965)528-61-38 и мы ответим на любые ваши вопросы. Находимся по адресу: г. Екатеринбург, ул. Вилонова, д. 33. Время работы по будням с 8:00 до 19:00. Звоните, приходите, мы будем рады сотрудничать с Вами!

    Reply
  40. Ken310

    Анна Олейникова – Детские Украинские Песни – Веселка – Муз Анна Олейникова, Сл Лариса Ратич скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
    Анна Олейникова – Детские Украинские Песни – Веселка – Муз Анна Олейникова, Сл Лариса Ратич скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *