Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Степан Гіга – Яворина скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Степан Гіга – Яворина
Музыка Из Мультфильмов Диснея – Mandy Moore, Zachary Levi – I See The Light (From Tangled) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Музыка Из Мультфильмов Диснея – Mandy Moore, Zachary Levi – I See The Light (From Tangled)
Yazberdi & Berdinyyaz Babanyyazowlar – Arkadagly Watan Waspy (Ataly-Ogul Babanyyazowlar) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Yazberdi & Berdinyyaz Babanyyazowlar – Arkadagly Watan Waspy (Ataly-Ogul Babanyyazowlar)
Музыка Из Тик Ток (Тик-Тока) – Эмбер – К Ней скачать бесплатно песню в mp3
Музыка Из Тик Ток (Тик-Тока) – Эмбер – К Ней
Скачать песню Shaman – Вспоминай Меня бесплатно в mp3
Shaman – Вспоминай Меня
Олександр Порядинський – О.порядинський – Така, Як Сонце скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Олександр Порядинський – О.порядинський – Така, Як Сонце
Cmh – Спрайт скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Cmh – Спрайт
A Saw You Dancing (Зарубежные Хиты 80-90-Х) – Yaki-Da скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
A Saw You Dancing (Зарубежные Хиты 80-90-Х) – Yaki-Da
Dj Crazy J Rodriguez – Like A Rockstar скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dj Crazy J Rodriguez – Like A Rockstar
Потылицын Кирилл – Любовь По Интернету скачать бесплатно песню в mp3
Потылицын Кирилл – Любовь По Интернету
Filatov & Karas Ft. Виктор Цой – Группа Крови скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Filatov & Karas Ft. Виктор Цой – Группа Крови
Скачать песню Keendy, Liberum – Довела бесплатно в mp3
Keendy, Liberum – Довела
Mitchel – Тук Тук скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Mitchel – Тук Тук
Зарубежные Хиты 80-90-Х – Cc Catch – Cause You Are Young скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Зарубежные Хиты 80-90-Х – Cc Catch – Cause You Are Young
Леша Свик – Самолеты скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Леша Свик – Самолеты
Fargo Feat. Artik & Asti, Юлия Самойлова, Хабиб – Не Все Герои Носят Плащи скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Fargo Feat. Artik & Asti, Юлия Самойлова, Хабиб – Не Все Герои Носят Плащи
Олег Винник – Повертай Додому скачать бесплатно песню в mp3
Олег Винник – Повертай Додому
Скачать песню Данте – Девочка-Бунтарка бесплатно в mp3
Данте – Девочка-Бунтарка
7Б – Виктор Цой (Жил, Был И Будет Жить Виктор Цой) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
7Б – Виктор Цой (Жил, Был И Будет Жить Виктор Цой)
Музыка В Машину 2021 – Maruv & Boosin Vs Loboda – I Want Boom (Dj Baur Mixshow) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Машину 2021 – Maruv & Boosin Vs Loboda – I Want Boom (Dj Baur Mixshow)
Украинские Хиты – Тік – Алкоголізм скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Тік – Алкоголізм
Saint League – Release скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Saint League – Release
Alekseev – Как Ты Там скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Alekseev – Как Ты Там
Скачать песню Александр Дюмин – Пацаны бесплатно в mp3, текст песни, смотреть клип
Александр Дюмин – Пацаны
Музыка В Машину 2024 – Sam Smith, Calvin Harris & Jessie Reyez – Im Not Here To Make Friends скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Музыка В Машину 2024 – Sam Smith, Calvin Harris & Jessie Reyez – Im Not Here To Make Friends
Aftok & Alive – Жашоо скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Aftok & Alive – Жашоо
Tony Deshawn – Wanna Sling Crack скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Tony Deshawn – Wanna Sling Crack
Иван Рейс, Гарри Топор – Латте скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Иван Рейс, Гарри Топор – Латте
N1Nt3Nd0 – Ствол Дымится скачать бесплатно песню в mp3
N1Nt3Nd0 – Ствол Дымится
Скачать песню Ддт – Не Стреляй бесплатно в mp3, текст песни, смотреть клип
Ддт – Не Стреляй
Fendiglock Feat. Lil Morty – Твинчик скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Fendiglock Feat. Lil Morty – Твинчик
Украинские Хиты – Фрістайл, Ната Нєдіна – Не Кохана Я скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Фрістайл, Ната Нєдіна – Не Кохана Я
Ария – Варяг (Radio Edit) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Ария – Варяг (Radio Edit)
Mariia Dovgauk – Де Би Не Була, Не Забуду Дім скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Mariia Dovgauk – Де Би Не Була, Не Забуду Дім
Олег Скрипка – Зродились Ми Великої Години скачать бесплатно песню в mp3
Олег Скрипка – Зродились Ми Великої Години
Скачать песню Михайло Поплавський – Батько бесплатно в mp3, смотреть клип
Михайло Поплавський – Батько, смотреть клип
Dava – Dava – Том И Джерри скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dava – Dava – Том И Джерри
Черепаха-Аха-Аха. – Черепаха-Аха-Аха. скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Черепаха-Аха-Аха. – Черепаха-Аха-Аха.
Loudness – Crazy Nights (Loudness) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Loudness – Crazy Nights (Loudness)
Imagine Dragons – Believer скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Imagine Dragons – Believer
Александр Казанцев (Сотник) – Солдатская скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Александр Казанцев (Сотник) – Солдатская
Taras – Тропа Подлеца скачать бесплатно песню в mp3
Taras – Тропа Подлеца
Скачать песню Бумбокс – Спи Собі Сама (Скрябин) бесплатно в mp3
Бумбокс – Спи Собі Сама (Скрябин)
Reminor – Marine ( Морская ) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Reminor – Marine ( Морская )
Украинские Хиты – Kozak System – Українське Сонце скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Kozak System – Українське Сонце
Daniel Stodolka & Fischer & Fritz – Fang An Zu Trumen скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Daniel Stodolka & Fischer & Fritz – Fang An Zu Trumen
Anuel Aa & bad Bunny – Hasta Que Dios Diga скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Anuel Aa & bad Bunny – Hasta Que Dios Diga
Скачать песню Shakira – Waka Waka (This Time For Africa) бесплатно в mp3, текст песни, смотреть клип
Shakira – Waka Waka (This Time For Africa)
Ілля Найда – Я Кохаю скачать бесплатно песню в mp3
Ілля Найда – Я Кохаю
Celine Dion – Just Walk Away (Dim Zach Edit) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Celine Dion – Just Walk Away (Dim Zach Edit)