Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,263 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,263 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  2. Wholesale Adult toys

    Hi there, just became aware of your blog through Google,
    and found that it’s truly informative. I’m going to watch out
    for brussels. I will appreciate if you continue this in future.
    Many people will be benefited from your writing.
    Cheers!

    Reply
  4. cheap sex toys

    I’m amazed, I must say. Seldom do I come across a blog that’s both educative and interesting,
    and let me tell you, you have hit the nail on the head.
    The problem is an issue that too few people are speaking intelligently about.
    I am very happy that I found this in my hunt for something relating to this.

    Reply
  5. fake bags online

    I blog frequently and I really thank you for your information. Your article has truly peaked my interest.
    I am going to book mark your site and keep checking for new details about once per
    week. I subscribed to your RSS feed too.

    Reply
  6. James

    Hey I know this is off topic but I was wondering if you
    knew of any widgets I could add to my blog that automatically tweet my newest twitter
    updates. I’ve been looking for a plug-in like this for quite some time and was hoping maybe you would have some experience with something like this.
    Please let me know if you run into anything.
    I truly enjoy reading your blog and I look forward to your new updates.

    Reply
  7. replica bags online

    I just could not go away your web site prior to suggesting
    that I actually loved the standard information an individual supply for
    your visitors? Is going to be back continuously to investigate cross-check new posts

    Reply
  9. Vicki

    I believe what you posted made a great deal of sense. However,
    consider this, what if you were to write a killer title?
    I am not saying your content isn’t good, but suppose you added something that grabbed a person’s attention? I mean Phone Call Documentation: Why
    it’s important, What to document and Where to record it
    is a little plain. You could peek at Yahoo’s home page and see how they create post headlines to grab people
    interested. You might try adding a video or a pic or two to get readers excited about what
    you’ve written. In my opinion, it could make your blog
    a little livelier.

    Reply
  11. Nezaikue

    Новые займы в СПБ – это ваш гид по новейшим займам на карту онлайн в Санкт-Петербурге. Мы предлагаем список лучших МФО, которые выдают займы без отказов. Независимо от вашего возраста (от 18 лет), кредитной истории или занятости, вы можете получить до 30 000 рублей. Некоторые компании предлагают первый займ под 0%. Подписывайтесь на наш канал и получайте актуальную информацию о выгодных займах.

    Reply
  15. Robertdum

    Ищете способ расслабиться и получить незабываемые впечатления? Мы https://t.me/intim_tmn72 предлагаем эксклюзивные встречи с привлекательными и профессиональными компаньонками. Конфиденциальность, комфорт и безопасность гарантированы. Позвольте себе наслаждение и отдых в приятной компании.

    Reply
  23. octagon.express

    Ищете актуальные новости UFC? Octagon Express предлагает вам новости UFC на сегодня! Горячие интервью, детальные обзоры боев и эксклюзивные видео ждут вас на нашем сайте. Следите за всеми важными событиями и будьте первыми, кто узнает о главных новостях. Подписывайтесь на обновления и оставайтесь в курсе всех событий в мире UFC вместе с Octagon Express!

    Reply
  24. octagon.express

    Ищешь сенсационные новости из мира смешанных единоборств? Octagon Express предлагает тебе главные новости ММА! Здесь всегда свежие и актуальные материалы: эксклюзивные интервью, аналитические обзоры и горячие видео. Не пропусти ни одной важной новости, будь в центре событий и следи за всеми обновлениями. Подписывайся на Octagon Express и узнавай первым все сенсации из мира ММА!

    Reply
  25. octagon.express

    Ищете последние новости из мира UFC? На сайте Octagon Express вы найдете последние новости UFC. Мы предлагаем эксклюзивные интервью, аналитические обзоры и актуальные новости о бойцах и турнирах. Оставайтесь в курсе всех событий и будьте первыми, кто узнает о самых важных новостях. Подписывайтесь на обновления и следите за всем, что происходит в мире UFC, с Octagon Express!

    Reply
  26. Russellevoca

    Портал о культуре – ваш гид по культурной жизни города. Здесь вы найдёте информацию о театрах, музеях, галереях и исторических достопримечательностях. Откройте для себя яркие события, фестивали и выставки, которые делают Ярославль культурной жемчужиной России.

    Reply
  27. расписание боев юфс

    Будьте в центре событий вместе с Octagon Express! На нашем сайте вы найдете самые актуальные и захватывающие последние новости UFC. Мы публикуем эксклюзивные интервью с бойцами, подробные обзоры боев и аналитические статьи от лучших экспертов. Следите за карьерой ваших любимых бойцов и не пропускайте ни одной важной новости. Подписывайтесь на обновления и всегда будьте в курсе всех событий с Octagon Express!

    Reply
  38. Turkvideo

    На сайте turkvideo.tv вы найдете возможность смотреть лучшие турецкие сериалы, собранные специально для вас. Погружайтесь в увлекательные сюжеты, наслаждаясь превосходной актерской игрой и высококачественной озвучкой. Эти сериалы завоевали признание зрителей по всему миру и теперь доступны для вас в удобном онлайн формате. Не упустите шанс оценить настоящие шедевры турецкого кинематографа. Начните просмотр лучших турецких сериалов прямо сейчас на turkvideo.tv!

    Reply
  40. WilliamCap

    Скачать свежие новинки песен https://muzfo.net 2024 года ежедневно. Наслаждайтесь комфортным прослушиванием, скачивайте музыку за пару кликов на сайте.

    Reply
  41. скважина на воду иркутск цена

    Заказать бурение скважин на воду цена можно на онлайн ресурсе мастер-буров.рф прямо сейчас. Скважина с питьевой водой — один из главных компонентов на Вашем участке. Мы даем гарантию на качество проделанной работы, материалов, а также предлагаем сервисное обслуживание. Природные факторы могут негативно влиять на скважину и качество воды, мы также справляемся с восстановлением поврежденных скважин от поломок и с очищением от заиливания. Звоните, приходите, будем рады с Вами поработать.

    Reply
  45. смотреть лучшие турецкие сериалы онлайн

    Если вы любите разгадывать тайны и следить за расследованиями, раздел турецкие сериалы детективы на turkvideo.tv создан для вас. Наш сайт занимает первое место в Google и Yandex благодаря высокому HD качеству и отсутствию назойливой рекламы. Каждая серия – это увлекательное расследование, полное неожиданных поворотов и захватывающих моментов. Присоединяйтесь к зрителям, которые уже наслаждаются лучшими детективными сериалами на turkvideo.tv!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *