Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

5,016 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

5,016 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  8. RandyDaums

    Любите напряженные сюжеты и неожиданные повороты? Турецкие сериалы триллеры на turkline.tv подарят вам незабываемые эмоции! Сайт предлагает сериалы в HD 1080 качестве и с русской озвучкой, что делает просмотр особенно захватывающим. “Чёрная роза” и “Игра в жизнь” – это только начало списка интригующих триллеров. Без рекламы и абсолютно бесплатно, turkline.tv – идеальное место для любителей острых ощущений.

    Reply
  12. safetysystemsgroup.com

    Охрана труда онлайн обучение safetysystemsgroup.com

    Кроме оценка профессиональных рисков по охране труда стоимость у нас Вы найдете курсы по обучению в режиме онлайн по охране труда, пожарно-технический минимум, электробезопасность 2-я группа и другие. Свяжитесь с нами по вышеупомянутому телефону, адресу или закажите возвратный звонок. Мы будем рады работать с Вами.

    Reply
  14. Safetysystemsgroup

    Курсы по охране труда дистанционно safetysystemsgroup.com

    Помимо обязательное обучение работников знаниям охраны труда у нас Вы найдете курсы по обучению в режиме онлайн по охране труда, пожарно-технический минимум, электробезопасность 4-я группа и другие. Свяжитесь с нами по вышеуказанному номеру телефона, адресу или закажите возвратный звонок. Будем рады сотрудничеству.

    Reply
  26. BeghaSuicy

    Искал, где можно смотреть турецкие сериалы бесплатно и нашел turkline.tv. Сайт предлагает большой выбор сериалов без необходимости платить. Я начал смотреть и был впечатлен качеством перевода и видео. Удобный интерфейс и отсутствие рекламы делают просмотр еще приятнее. Теперь я всегда захожу на turkline.tv, когда хочу насладиться турецкими сериалами бесплатно.

    Reply
  32. Eddiecok

    Kylian Mbappe https://kylianmbappe.prostoprosport-ar.com is a French footballer, striker for Paris Saint-Germain and captain of the French national team. He began playing football in the semi-professional club Bondi, which plays in the lower leagues of France. He was noticed by Monaco scouts, which he joined in 2015 and that same year, at the age of 16, he made his debut for the Monegasques. The youngest debutant and goal scorer in the club’s history.

    Reply
  33. Turklife.tv

    На turklife.tv вас ждут лучшие турецкие сериалы онлайн на русском! Новинки 2024 года и популярные хиты в отличном HD 1080 качестве и с русской озвучкой. Здесь собраны сериалы на любой вкус: драмы, комедии, боевики, фэнтези и многое другое.

    Каждый день добавляются новые серии, и всё это абсолютно бесплатно и без рекламы в плеере. Turklife.tv – идеальное место для наслаждения турецкими сериалами. Присоединяйтесь и наслаждайтесь просмотром без лишних хлопот!

    Reply
  38. Turklife

    На turklife.tv вы найдете всё, чтобы турецкий сериал смотреть онлайн на русском было удобно и приятно. Новинки 2024 года, отличное HD 1080 качество, профессиональная русская озвучка – всё это доступно на одном сайте. Множество жанров, ежедневные обновления и никакой рекламы в плеере.

    На turklife.tv каждый день появляются новые серии, и всё это бесплатно! Заходите и наслаждайтесь лучшими турецкими сериалами без ограничений и регистрации.

    Reply
  41. Myronflice

    Портал о здоровье
    https://www.rezus.ru и здоровом образе жизни, рекомендации врачей и полезные сервисы. Простые рекомендации для укрепления здоровья и повышения качества жизни.

    Reply
  48. Mfolienajam

    Представьте, мой друг выиграл два билета на музыкальный фестиваль в другой стране и предложил мне поехать с ним. Такой шанс выпадает раз в жизни, но денег на поездку у меня не было, да и кредитная история была далека от идеала. Вспомнил про Телеграм канал мфо которые дают деньги всем , который нашел в Яндексе на первом месте. Это вызвало доверие. Канал предложил множество МФО, которые давали займы всем. Оформив займ за 10 минут, я быстро получил деньги и смог отправиться в это незабываемое путешествие. Всем советую подписаться на этот канал!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *