Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Assaf Feat. Clara Yates – Incomplete (Matt Leger Remix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Assaf Feat. Clara Yates – Incomplete (Matt Leger Remix)
Віталій Лобач – Моя Любов скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Віталій Лобач – Моя Любов
Michael Forster – Cornfield Chase (Piano-Cello Version) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Michael Forster – Cornfield Chase (Piano-Cello Version)
Хиты 2021 – Ілля Найда – А Ти Була скачать бесплатно песню в mp3
Хиты 2021 – Ілля Найда – А Ти Була
Скачать песню Nuri Serinlendirici – Nagilimsan Feat. Jane 2020 (Dj Tebriz).yukle бесплатно в mp3
Nuri Serinlendirici – Nagilimsan Feat. Jane 2020 (Dj Tebriz).yukle
Зарубежное Диско 80-Х – Laura Branigan – Self Control скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Зарубежное Диско 80-Х – Laura Branigan – Self Control
Музыка В Машину 2018 – Basada – Good Vibes (Dj Mexx & Frost Radio Remix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Музыка В Машину 2018 – Basada – Good Vibes (Dj Mexx & Frost Radio Remix)
Two Steps From Hell – Dragonwing скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Two Steps From Hell – Dragonwing
Музыка В Машину 2024 – Ofenbach Feat. Norma Jean Martine – Overdrive скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2024 – Ofenbach Feat. Norma Jean Martine – Overdrive
Мурат Тхагалегов – Душа Бандита скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Мурат Тхагалегов – Душа Бандита
Скачать песню Moreart – Потрачу бесплатно в mp3
Moreart – Потрачу
Олег Скрипка – Зродились Ми Великої Години скачать бесплатно песню в mp3
Олег Скрипка – Зродились Ми Великої Години
Dakooka – Гроза скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dakooka – Гроза
Зарубежные Хиты 80 – 90 – Life Is Life скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Зарубежные Хиты 80 – 90 – Life Is Life
Дмитрий Первушин – Закрывая Глаза скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Дмитрий Первушин – Закрывая Глаза
Скачать и слушать новинки музыки 2024 бесплатно в хорошем качестве
Скачать музыку бесплатно в mp3
Скачать новинки музыки 2024 бесплатно в mp3, самые свежие новинки
На данном сайте вы можете скачать в mp3 качестве и слушать онлайн популярные песни 2024 года, сайт обновляется новыми хитами каждый день.
Музыка 2024 года слушать онлайн и скачать бесплатно mp3
На нашем сайте вы можете скачать и слушать онлайн последние новинки музыки 2024 бесплатно.
На данном сайте вы можете скачать и слушать новинки музыки 2024 года бесплатно в хорошем качестве.
Скачать музыку бесплатно в mp3
Скачать новинки музыки 2024 бесплатно в mp3, самые свежие новинки
Популярные песни 2024 года, скачать mp3 и слушать онлайн бесплатно
На нашем сайте вы можете скачать и слушать онлайн последние новинки музыки 2024 бесплатно.
Скачать и слушать новинки музыки бесплатно
Музыка 2024 – слушать онлайн и скачать бесплатно без регистрации в хорошем качестве mp3
На нашем сайте вы можете скачать и слушать онлайн последние новинки музыки 2024 бесплатно.
На данном сайте вы можете скачать и слушать новинки музыки 2024 года бесплатно в хорошем качестве.
На данном сайте вы можете скачать новинки музыки бесплатно в mp3, самые свежие новинки 2024.
Популярные песни 2024 скачать mp3 и слушать онлайн
Музыка 2024 – слушать онлайн и скачать бесплатно без регистрации в хорошем качестве mp3
На нашем сайте вы можете скачать и слушать онлайн последние новинки музыки 2024 бесплатно.
Скачать и слушать новинки музыки бесплатно
Скачать музыку бесплатно в mp3
Скачать новинки музыки 2024 самые последние хиты
Музыка 2024 – слушать онлайн и скачать бесплатно без регистрации в хорошем качестве mp3
Популярные песни 2024 года, скачать mp3 и слушать онлайн бесплатно
Скачать и слушать новинки музыки 2024 бесплатно в хорошем качестве
Скачать музыку 2024 года бесплатно в mp3
Популярные песни 2024 скачать mp3 и слушать онлайн
Скачать новинки музыки 2024 самые последние хиты
Музыка 2024 – слушать онлайн и скачать бесплатно без регистрации в хорошем качестве mp3
Последние новинки музыки 2024 скачать и слушать онлайн бесплатно
На данном сайте вы можете скачать и слушать новинки музыки 2024 года бесплатно в хорошем качестве.
Скачать музыку 2024 года бесплатно в mp3
На данном сайте вы можете скачать в mp3 качестве и слушать онлайн популярные песни 2024 года, сайт обновляется новыми хитами каждый день.
Музыка 2024 – слушать онлайн и скачать бесплатно без регистрации в хорошем качестве mp3
Скачать и слушать новинки музыки 2024 бесплатно в хорошем качестве