Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,774 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,774 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  6. купить резидентские прокси листы

    Обеспечьте конфиденциальность с резидентскими прокси, рекомендуем этим инструментом.
    Какие преимущества у резидентских прокси?, ознакомьтесь с подробностями.
    Как выбрать лучший резидентский прокси, рекомендации для пользователей.
    Зачем нужны резидентские прокси?, подробнее ознакомьтесь с возможностями.
    В чем преимущество безопасности резидентских прокси?, обзор функций безопасности.
    Какие риски может предотвратить резидентский прокси?, анализируем важные аспекты.
    Какие преимущества дает использование резидентских прокси?, рассмотрим основные плюсы.
    Как улучшить скорость Интернета с резидентским прокси, рекомендации для оптимизации работы.
    Каким образом ускорить процесс парсинга с помощью резидентского прокси, обзор возможностей для парсеров.
    Как оставаться анонимным в Интернете с резидентским прокси, практические шаги к безопасности онлайн.
    Секреты эффективной работы в соцсетях с резидентским прокси, практические советы функционала.
    Как сэкономить время с помощью аренды резидентского прокси?, рассмотрим лучшие варианты.
    Как избежать DDoS с резидентским прокси?, анализируем меры безопасности.
    В чем причина популярности резидентских прокси?, рассмотрим основные факторы.
    Какие прокси лучше: резидентские или дата-центры?, подсказки для выбора.
    резидентский прокси сервер https://rezidentnieproksi.ru/ .

    Reply
  15. RonnieCak

    Хотите научиться готовить самые изысканные и сложные торты? В этом https://v1.skladchik.org/tags/tort/ разделе вы найдете множество подробных пошаговых рецептов самых трендовых и известных тортов с возможностью получить их за сущие копейки благодаря складчине. Готовьте с удовольствием и открывайте для себя новые рецепты вместе с Skladchik.org

    Reply
  19. индивидуальные резидентские прокси

    Безопасность данных с резидентскими прокси, преимущества.
    Получите доступ к контенту из других стран с резидентскими прокси, и наслаждайтесь контентом.
    Получите быстрый и надежный интернет с резидентскими прокси, в чем преимущество.
    Обезопасьте свои онлайн-платежи с резидентскими прокси, и не беспокойтесь о своей безопасности.
    Сделайте свои онлайн-активности невидимыми благодаря резидентским прокси, и наслаждайтесь анонимностью.
    Скачивайте файлы анонимно через резидентские прокси, и не бойтесь за свою приватность.
    резидент прокси https://rezidentnie-proksi.ru/ .

    Reply
  25. 1win скачать

    Ставки на спорт с высокими коэффициентами | Безопасные ставки на 1win | 1win – ваш путь к успеху | 1win – лучший способ выиграть деньги| Ставь на победу с 1win| 1win дарит много возможностей| 1win – это мир больших выигрышей| 1win – выбор успешных игроков| Увлекательные ставки на 1win| 1win всегда поддерживает своих игроков
    1win скачать 1win скачать .

    Reply
  26. Velroareumn

    Перепланировка помещения открывает новые возможности для использования жилого или офисного пространства. Наша компания занимается перепланировкой, начиная с разработки проекта и заканчивая выполнением всех строительных работ, учитывая ваши пожелания и требования.

    С услугой перепланировка помещения вы получите профессиональное решение, которое позволит вам эффективно использовать каждую квадратную метр вашего помещения. Наши специалисты обладают опытом и знаниями для реализации проектов любой сложности.

    Reply
  36. 1win

    1win – лучший выбор для онлайн-ставок
    Удача всегда на вашей стороне с 1win
    Попробуйте свои силы на платформе 1win
    1win – надежный партнер для всех любителей ставок
    1win – ваш путь к большим выигрышам
    Начните побеждать с 1win прямо сейчас
    Ставки на спорт с 1win – высокие коэффициенты и увлекательные матчи
    Сделайте свою жизнь ярче с помощью 1win
    1win – ваш верный путь к финансовой независимости
    1win: ваш выбор номер один в мире ставок
    Ставки на спорт никогда не были такими увлекательными как с 1win
    В 1win вы всегда находитесь на верном пути к успеху
    Ставки на спорт становятся простыми с 1win
    1win делает ставки доступными для всех|1win – это ваш шанс на выигрыш
    1win – ваш путь к большим выигрышам|1win – ваш уникальный шанс стать настоящим победителем|1win – ваш верный партнер в мире ставок|1win – это ваша возможность делать ставки с выгодой|1win – ваш путь к финансовой независимости|1win – это ваш персональный билет в мир азарта|1win – ваш путь к успеху и богатству|Ваши ставки всегда успешные с 1win|Получайте максимум удовольствия от ставок с 1win|1win – это ваш шанс стать победителем|1win – это ваш ключ к финансовой независимости|1win – это ваша возможность изменить свою жизнь|1win – ваш верный ход к выигрышу|1win – это ваш путь к азарту и прибыли|1win гарантирует вам только выигрышные ставки|1win – лучший выбор для начинающих и профессионалов|1win – это ваш путь к большим выигрышам|Ув
    1win вход https://1win-ofitsialnyy.by/ .

    Reply
  44. 1win вход

    Ставки на спорт в 1win: высокие коэффициенты и большие выигрыши, рекомендуем.
    Играйте и выигрывайте вместе с 1win, проверить свои навыки.
    Зарабатывайте вместе с 1win и наслаждайтесь выигрышами, попробовать свои силы.
    1win – ваш партнер в мире киберспорта, рекомендуем.
    Удобный и надежный сервис для азартных развлечений – 1win, рекомендуем.
    1win вход 1win вход .

    Reply
  47. нк18.рф

    Купить дом с участком Ижевск нк18.рф

    Приходите к нам за проекты домов из газобетона с мансардой на любом этапе строительства. У Вас уже имеется загородный участок? Отлично, дом мы построим. Определим различные нюансы, предоставим рекомендации от специалистов по планировке. Участка не имеется? Мы предложим Вам много различных вариаций, которые подойдут определенно под Ваш запрос.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *