Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,782 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,782 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  3. неврология

    Многопрофильная клиника Москва cecilplus.ru

    Относительно записаться к неврологу платно мы Вам с легкостью окажем помощь. Предлагаем консультации, программное лечение и диагностику по различным направлениям. В их числе: гинекология, терапия, невролгия-алгология, ревматология, психиатрия и многие другие. По возникшим вопросам звоните по телефону +7(499)705-04-19 или закажите обратный звонок на ресурс сайте cecilplus.ru уже сегодня. Также присутствует интернет запись и оплата приема для Вашего комфорта.

    Reply
  4. индивидуальные резидентские прокси

    Защитите свои данные с помощью резидентских прокси, рекомендуем этим инструментом.
    В чем особенность резидентских прокси?, узнайте подробностями.
    Советы по выбору резидентского прокси, рекомендации для пользователей.
    Зачем нужны резидентские прокси?, ознакомьтесь с возможностями.
    Почему резидентские прокси безопасны?, анализ функций безопасности.
    Защита от каких угроз обеспечивает резидентский прокси?, рассмотрим важные аспекты.
    Какие преимущества дает использование резидентских прокси?, рассмотрим основные плюсы.
    Как быстрее работать в сети с резидентским прокси?, рекомендации для оптимизации работы.
    Почему резидентский прокси стоит использовать для парсинга, обзор возможностей для парсеров.
    Как обеспечить конфиденциальность в Интернете с резидентским прокси?, практические шаги к безопасности онлайн.
    Как расширить свои возможности в соцсетях с резидентским прокси?, практические советы функционала.
    Как сэкономить время с помощью аренды резидентского прокси?, проанализируем лучшие варианты.
    Как использовать резидентские прокси для защиты от DDoS-атак, анализируем меры безопасности.
    Какие преимущества привлекают пользователей к резидентским прокси?, рассмотрим основные факторы.
    Сравнение резидентских и дата-центровых прокси, рекомендации для выбора.
    аренда резидентских прокси https://rezidentnieproksi.ru/ .

    Reply
  10. резидентский proxy

    Защитите свои данные с помощью резидентских прокси, преимущества.
    Получите доступ к контенту из других стран с резидентскими прокси, полномасштабным контентом.
    Получите быстрый и надежный интернет с резидентскими прокси, как это работает.
    Защитите свои учетные данные и личную информацию с резидентскими прокси, и чувствуйте себя спокойно.
    Защитите свою личную жизнь и данные с резидентскими прокси, и чувствуйте себя невидимкой.
    Обходите цензуру и блокировки с резидентскими прокси, и не опасайтесь за свою приватность.
    прокси резидентные https://rezidentnie-proksi.ru/ .

    Reply
  27. Cecilplus

    Записаться к врачу в Москве cecilplus.ru

    Если Вы искали прием невролога в москве цена в интернете, то вы на правильном пути. Наши специалисты на cecilplus.ru непременно Вам окажут помощь, ведь у них колоссальный опыт и регулярные повышения квалификации. Будем счастливы Вам помочь обрести здоровье, побороть болезнь и жить полной жизнью!

    Reply
  28. topcasino_rus

    Быстрый вывод денег – ключевой фактор при выборе казино. Telegram канал лучшие казино с лицензией и бонусами рекомендует казино, которые славятся оперативными выплатами. Эти платформы обеспечивают мгновенные переводы на карты и электронные кошельки.

    Казино с быстрыми выплатами ценят время игроков, предоставляя прозрачные и честные условия. Подписывайтесь на канал, чтобы быть в курсе лучших предложений и выбирать казино с максимально быстрыми выводами.

    Reply
  37. Casino-top

    Телеканал рейтинг казино для мобильных устройств предлагает актуальные рейтинги лучших казино, где можно получить бонусы на депозит и фриспины. На канале вы найдете надежные зеркала, доступ к демо-играм и играм на реальные деньги с выводом на карту. Основное внимание уделяется лицензионным казино с высокой репутацией и быстрыми выплатами.

    Следите за обновлениями канала, чтобы всегда быть в курсе лучших предложений и акций. Играйте безопасно и ответственно, выбирая проверенные казино с удобными методами ввода и вывода средств.

    Reply
  47. рейтинг онлайн казино на деньги

    Для тех, кто ищет возможность выиграть реальные деньги, важен выбор надежного казино. Telegram канал лучшие лицензированные онлайн казино на деньги представляет лучшие платформы для игры на деньги. Эти казино предлагают широкий ассортимент игр, быстрые выплаты и отличные бонусы для новых и постоянных игроков.

    Онлайн казино с хорошей репутацией обеспечивают честную игру и защиту данных. Подписывайтесь на канал, чтобы быть в курсе самых выгодных предложений и играть в проверенных казино на деньги.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *