Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
modafinil united states
where to buy zithromax
F.Bahce https://istanbul.fenerbahce-haberleri.com is much more than a football club. It is an integral part of Istanbul’s cultural heritage, uniting millions of fans around the world.
The legendary Turkish club Konyaspor https://turkey.superligsitesi.net is the pride of Konya and many champions of Turkey, regularly participating in European cups.
Будівельний портал https://apis-togo.org Все про будівництво та ремонт від А до Я.
Найбільший сайт про будівництво https://d20.com.ua пошук замовлень і підрядників, каталог майстрів і бригад, форум про ремонт.
Будівництво та ремонт https://buildportal.kyiv.ua будинок та дача, дизайн та нерухомість
noroxin pill
accutane tablets
Найбільший портал https://dsmu.com.ua з будівництва та ремонту – великий вибір будівельних матеріалів, послуг, оголошень про ремонт від будівельних фірм та приватних фахівців
Найпопулярніший https://elektrod.com.ua та авторитетний портал в Україні, присвячений будівництву та заміському життю.
Будівельний та архітектурний портал https://inox.com.ua все найцікавіше про будівництво та архітектуру – новини архітектури та будівництва, огляди та аналітика, проекти
Будівельний портал https://furbero.com каталог будівельних компаній, будівельна дошка оголошень, новини, прайс-листи та все про будівництво.
Об’єктивна та різнобічна інформація у сфері будівництва https://interiordesign.kyiv.ua та ремонту, дизайну інтер’єру, ландшафтного дизайну, будинку та дачі.
order lasic no prescription
fertility clomid
doxycycline 25mg
how much is clomid pills
baclofen 4097
buy dexamethasone tablets
Торговая платформа Бинариум binariums.net
По теме binarium скачать вы на верном пути. На торговой платформе Binarium можно осуществлять торговые операции и зарабатывать большие деньги. Они осуществляются строго по режиму работы рынка Forex, то есть 5-ти дневку.
ciprofloxacin 750 tablet
Будівельний портал https://newhouse.kyiv.ua будь-які питання щодо будівництва та ремонту
Професійний будівельний портал https://novostroi.in.ua від будівництва та ремонту, до вибору квітів на дачу.
dexamethasone 2.5 mg
Все про будівництво https://poradnik.com.ua будівельні матеріали, нерухомість, будівельну техніку, дизайн, меблі.
На порталі представлена ??найкорисніша інформація з будівництва https://proektsam.kyiv.ua та ремонту. Будівельні організації, статті та новини будівельної сфери
Відповіді на питання щодо ремонту https://sovetik.in.ua та будівництва квартири, приватного будинку чи дачі
generic for lasix
Будівельний портал https://start.net.ua будівельні матеріали, прайс-лист, розцінки на будівельні роботи, будівельні сайти, будівельні фірми, фотографії ремонту квартир, будівельні роботи
Новини будівництва https://stroyportal.kyiv.ua статті та аналіз ринку нерухомості
Технології будівництва та ремонту https://vasha-opora.com.ua інформаційно-будівельний портал
Информационный портал о сертификации http://www.certif-test.ru и стандартизации продукции и услуг, отказные письма.
готовые решения для ванной плитка готовые решения для ванной комнаты
modafinil purchase usa
Собрание законодательства http://sbornik-zakonov.ru Российской Федерации. Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания
Discover key aspects of the future development of the Turkish Super League https://turkey.superligsitesi.net including financial stability, infrastructure, youth football and international success.
Efsanevi Turk kulubu Konyaspor, Konya’n?n https://konya.konyaspor.biz gururu ve Avrupa kupalar?na duzenli olarak kat?lan Turkiye’nin bircok sampiyonudur.
RuNet https://gallerix.asia ?????????????????? ??4?????,?????????????????
Центр сертификации https://www.rospromtest.ru осуществляет деятельность по содействию в подтверждении соответствия продукции и услуг требованиям нормативных документов, технических регламентов Таможенного союза, и сертификации ISO. Мы оказываем полный комплекс услуг в сфере сертификации.
купить качественные Микронаушник Прага аренда и продажа невидимых нано микронаушников в Праге
best quality wallpaper https://maranuaq.com for your apartment
buy balloons wholesale https://buy-balloons-dubai.com
order propecia online no prescription
dexamethasone 1 mg
furosemide 400 mg tablets
cost of generic azithromycin
flomax price in india
lasix vs furosemide
cheap lasix online