Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,802 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,802 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. NathanroB

    Link pyramid, tier 1, tier 2, tier 3
    Primary – 500 links with inclusion within pieces on writing portals

    Tier 2 – 3000 URL Forwarded links

    Tertiary – 20000 links blend, feedback, writings

    Implementing a link structure is helpful for indexing systems.

    Need:

    One hyperlink to the site.

    Keywords.

    True when 1 key phrase from the resource heading.

    Observe the extra service!

    Important! Primary connections do not coincide with Secondary and Tier 3-level connections

    A link hierarchy is a tool for elevating the circulation and inbound links of a digital property or online community

    Reply
  16. врп ру

    Разработка сайтов с Web Responsive Pro: Ваш путь к успеху

    Если вы хотите профессионально разработать сайт, +74952302053 – это ваш идеальный выбор. Мы занимаемся разработке сайтов, включая создание сайтов на Битриксе.

    Профессионалы своего дела Web Responsive Pro предлагает создание сайтов на платформе Битрикс, гарантируя высокое качество. Мы создаем сайты, которые делают ваш бизнес успешным.

    Разработка сайтов врп предполагает внедрение новейших решений, включая платформу 1С-Битрикс. Наша команда являются экспертами, что позволяет нам гарантировать высокое качество.

    Действуйте сейчас, закажите разработку сайта уже сегодня! Позвоните нам по телефону +7495 230 20 53, чтобы получить консультацию. Web Responsive Pro – компания, которой можно доверять.

    Reply
  23. arenda_taml

    Аренда автобуса в СПб: надежно и удобно, автобус для поездки.
    Оптимальные цены на аренду автобуса в СПб, делайте выбор нашими услугами.
    Предоставляем качественные автобусы для аренды в Санкт-Петербурге, путешествуйте с комфортом.
    Проведите незабываемое мероприятие с арендованным автобусом в СПб, весело и ярко.
    Удобный трансфер в Санкт-Петербурге на автобусе, комфортно и недорого.
    Организация корпоратива с арендованным автобусом в Санкт-Петербурге, оригинально и ярко.
    Отдельный тур на автобусе в СПб, увлекательно и запоминающе.
    Организуйте школьную экскурсию с арендованным автобусом в СПб, весело и обучающе.
    Транспортировка гостей на свадьбу в Санкт-Петербурге на арендованном автобусе, красиво и романтично.
    Советы по выбору автобуса для проката в Санкт-Петербурге, подсказки от наших экспертов.
    Экономные варианты аренды автобуса в СПб, со всеми выгодами.
    Какие услуги включены в аренду автобуса в СПб, узнайте перед заказом.
    Преимущества аренды автобуса с шофером в Санкт-Петербурге, объективный обзор.
    Стоимость аренды автобуса в СПб – на что обратить внимание, подробное рассмотрение.
    Маленький автобус в аренду для поездки по Санкт-Петербургу, легко и практично.
    Трансфер на фестиваль в СПб на арендованном автобусе, с учетом всех особенностей.
    Аренда автобуса для корпоративного веселья в Санкт-Петербурге
    аренда автобуса с водителем спб https://arenda-avtobusa-v-spb.ru/ .

    Reply
  37. arenda_rhet

    Аренда экскаватора погрузчика в Москве, надежно и выгодно.
    Лучшие предложения по аренде техники в столице, под заказ.
    Выбор прокатных услуг в Москве, готовы к сотрудничеству.
    Быстро и удобно, под заказ в Москве.
    Оптимальные условия аренды спецтехники, заказывайте у нас.
    Основные преимущества аренды экипировки, у нас в сервисе.
    Экономьте время и деньги, заказывайте доступную технику.
    Советы по выбору техники для строительства, в Москве.
    Где найти надежную аренду экскаватора-погрузчика в Москве?, в столице.
    Куда обратиться за арендой техники, в Москве.
    Опытные специалисты по технике, в столице.
    Как выбрать экскаватор-погрузчик для аренды в Москве?, в Москве.
    Аренда экскаватора-погрузчика в Москве: лучшие предложения, в столице.
    Вопросы и ответы о прокате, в столице.
    Выбор техники для строительства, в Москве.
    Быстрая аренда техники по доступной цене, в Москве.
    Лучшие предложения по аренде, в Москве.
    Услуги по аренде техники в столице, в столице.
    арендовать экскаватор погрузчик в москве https://arenda-ekskavatora-pogruzchika197.ru/ .

    Reply
  39. Bruceagrig

    Получите детальный расчет матрицы судьбы онлайн с расшифровкой и расшифровку бесплатно! Этот метод, основанный на нумерологии и арканах Таро, позволяет глубже понять вашу жизненную программу. Введите дату рождения в калькулятор на сайте и узнайте, какие кармические задачи и таланты заложены в вашу судьбу. Бесплатный разбор матрицы судьбы поможет вам лучше понять себя и найти оптимальные пути для личностного роста и достижения гармонии.

    Reply
  42. arenda_zcmi

    Оптимальный вариант аренды автобуса в СПб|Аренда автобуса в СПб – залог комфортной поездки|Найдите идеальный автобус для вашей поездки по СПб|Найдите лучшие предложения по аренде автобусов в Санкт-Петербурге|Аренда автобуса для праздника в СПб – идеальное решение|Быстрая и удобная аренда автобуса в СПб|Отправляйтесь в увлекательное путешествие на арендованном автобусе|Аренда автобуса для корпоративных мероприятий в СПб|Аренда автобуса для свадеб в СПб|Комфортный и безопасный транспорт – наши автобусы в аренде в СПб|Наши автобусы оборудованы всем необходимым для комфортной поездки по Санкт-Петербургу|Разнообразие поездок на автобусе в СПб|Скидки и акции на аренду автобусов в СПб|Адаптируйте маршрут поездки по Санкт-Петербургу под свои потребности с помощью аренды автобуса|Надежная и оперативная поддержка для клиентов аренды автобусов в СПб|Необычайное удовольствие от поездок на арендованных автобусах в СПб|Гибкая система тарифов на аренду автобуса в СПб|Легальная аренда автобусов в СПб|Уникальные условия для аренды автобуса в СПб с нашей компанией|Быстрая и удобная аренда автобуса в СПб
    аренда автобуса с водителем спб https://arenda-avtobusa-178.ru/ .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *