Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,804 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,804 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  20. kuhnya_ywon

    Топовые кухни на заказ в Москве, воплотим ваши желания в реальность.
    Идеальное сочетание цены и качества.
    Создайте кухню вашей мечты вместе с нами.
    У нас вы найдете самый большой выбор кухонь на заказ в Москве.
    Закажите кухню на заказ и получите стильный интерьер.
    Мы предлагаем кухню на заказ для каждого клиента.
    Лучшие цены на кухни на заказ в Москве только у нас.
    Выбирайте кухни на заказ в Москве у профессионалов.
    Кухни на заказ по индивидуальным проектам в Москве.
    купить кухню на заказ https://kuhny-na-zakaz77.ru/ .

    Reply
  30. kuhnya_ovon

    Только лучшие кухни на заказ в нашем исполнении, приобретайте.
    Преобразите свою кухню с помощью индивидуального заказа, превратим ваши идеи в жизнь.
    Уникальные решения для вашей кухни на заказ, только у нас.
    Индивидуальный заказ кухни, который порадует вас каждый день, воплотите свои мечты в реальность.
    Кухня на заказ, которая станет идеальным местом для семейных посиделок, получите неповторимый дизайн.
    Уникальный дизайн, который отражает вашу личность, наслаждайтесь уютом и комфортом.
    Уникальная кухня на заказ, которая станет сердцем вашего дома, наслаждайтесь каждым моментом на своей новой кухне.
    Мы создаем кухни на заказ, которые радуют глаз, с любовью к деталям.
    кухня на заказ https://kuhny-na-zakaz-msk.ru/ .

    Reply
  35. LelandHam

    «Центр Мигрант» https://centr-migrant.ru место, где мы делаем жизнь трудовых мигрантов в России из стран СНГ проще. Наша цель – обеспечить полезной информацией, чтобы помочь вам адаптироваться к новой среде, достигать успеха и наслаждаться жизнью в России.

    Reply
  39. arenda_zcka

    Качественные услуги по аренде тракторов,
    Надежные тракторы для аренды,
    Удобная аренда трактора с доставкой,
    Профессиональные услуги по аренде тракторов для фермеров,
    Скидки на аренду тракторов для постоянных клиентов,
    Тракторы на аренду для строительных работ,
    Аренда трактора на длительный срок,
    Аренда трактора с опытными водителями,

    взять трактор в аренду https://arenda-traktora77.ru/ .

    Reply
  42. Harrylop

    Усовершенствуйте свой сайт GameCMS, LR WEB или сервер CS 1.6 и CS GO 2 https://givecode.ru с нашими уникальными решениями и возможностями для игровых сообществ.

    Reply
  50. arenda_ejPr

    Как выбрать правильный трактор для аренды|Где найти самые выгодные условия аренды тракторов|Аренда тракторов: выгодно ли это?|Как быстро арендовать трактор онлайн|Объективное сравнение преимуществ и недостатков аренды трактора|Как экономить на аренде трактора|Что необходимо учесть, чтобы избежать ошибок при аренде трактора|Аренда трактора для частного лица: как это сделать|Услуги аренды тракторов и спецтехники на выезде|Как выбрать идеальный мини-трактор для аренды|Как выбрать надежного арендодателя тракторов|Краткосрочная аренда тракторов: что нужно знать|Как выбрать компанию с квалифицированными водителями для аренды тракторов|Секреты успешного выбора трактора в аренду|Какая техника будет наиболее эффективной для ваших задач|Аренда тракторов по городу: удобство и доступность|Критерии выбора арендодателя тракторов|Как арендовать трактор для свадебного торжества|Советы по подбору идеального трактора для вашего проекта|Как арендовать бетономешалку в комплексе с трактором|Аренда спецтехники: широкий выбор тракторов под любые задачи|Советы по подбору трактора для строительных работ|Аренда тракторов для сельского хозяйства: особенности и нюансы|Что нужно знать перед заключением договора на аренду спецтехники|Как выбрать компанию с быстрой и надежной доставкой трактора|Как выбрать трактор для работ на даче
    трактор экскаватор аренда https://arenda-traktora-skovshom.ru/ .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *