Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Sector & Шумм – Smm скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Sector & Шумм – Smm
Разета Урсок – Жила-Была Одна Семья (Maver Remix) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Разета Урсок – Жила-Была Одна Семья (Maver Remix)
They. – Rockville Station (Feat. Gallant) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
They. – Rockville Station (Feat. Gallant)
Chemia – Герой скачать бесплатно песню в mp3
Chemia – Герой
Музыка В Дорогу – Макс Барских – Неверная скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Дорогу – Макс Барских – Неверная
Dati – Прощай скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Dati – Прощай
Ярослав Джусь (Бандура) – Фантазія Весни скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Ярослав Джусь (Бандура) – Фантазія Весни
Sam Feldt, Sigma, Gia Koka – 2 Hearts скачать бесплатно песню в mp3
Sam Feldt, Sigma, Gia Koka – 2 Hearts
Claudio D / Camila Cabello – Havana- Oldshool Redrum (Claudio D Edit)(Clean) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Claudio D / Camila Cabello – Havana- Oldshool Redrum (Claudio D Edit)(Clean)
Скачать песню Monatik – Старі Фотографії (Live) бесплатно в mp3
Monatik – Старі Фотографії (Live)
Максим Фадеев, Юлианна Караулова – Тем, Кто Рядом скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Максим Фадеев, Юлианна Караулова – Тем, Кто Рядом
Jade River – Rhyme In Paradise скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Jade River – Rhyme In Paradise
Русские Хиты 80-90-Х – Краски – Не Трогайте Меня скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Русские Хиты 80-90-Х – Краски – Не Трогайте Меня
Mika Vino – Я Остаюсь (Ost И Снова Здравствуйте) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Mika Vino – Я Остаюсь (Ost И Снова Здравствуйте)
Zedd & Kehlani – Good Thing скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Zedd & Kehlani – Good Thing
Скачать песню Dimitris Athanasiou – A Beautiful Girl бесплатно в mp3
Dimitris Athanasiou – A Beautiful Girl
So Black – Увядший Сад (Feat. Mr Lambo) скачать бесплатно песню в mp3
So Black – Увядший Сад (Feat. Mr Lambo)
Украинские Хиты – Тік – Білі Троянди скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Тік – Білі Троянди
Rumberos – Amor скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Rumberos – Amor
Музыка В Машину 2019 – Arilena Ara – Nentori (Beverly Pills Remix) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Машину 2019 – Arilena Ara – Nentori (Beverly Pills Remix)
Рем Дигга – Как Пак скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Рем Дигга – Как Пак
Скачать песню Anivar – Обещай (Dobrynin Radio Edit) бесплатно в mp3
Anivar – Обещай (Dobrynin Radio Edit)
Иван Дорн Feat. Vakula – Во Сне скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Иван Дорн Feat. Vakula – Во Сне
Музыка В Машину 2021 – Руки Вверх, Dj Цветкoff – Ай-Яй-Яй 2020 скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Машину 2021 – Руки Вверх, Dj Цветкoff – Ай-Яй-Яй 2020
Хиты 2024 – Instasamka, Лолита – На Титанике (Prod. Realmoneyken) скачать бесплатно песню в mp3
Хиты 2024 – Instasamka, Лолита – На Титанике (Prod. Realmoneyken)
Украинские Хиты – Artem Pivovarov – Думи скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Artem Pivovarov – Думи
Паша Любченко – Наши 90Е скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Паша Любченко – Наши 90Е
Hurts – Wonderful Life (Radio Edit) (New Version) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Hurts – Wonderful Life (Radio Edit) (New Version)
Ілля Найда – Я Не Залишу Тебе скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Ілля Найда – Я Не Залишу Тебе
Скачать песню Magic Slim – Cold Hearted Woman бесплатно в mp3
Magic Slim – Cold Hearted Woman
Lida – Дождь скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Lida – Дождь
Найда Ілля – А Ти Була скачать бесплатно песню в mp3
Найда Ілля – А Ти Була
Zodiac – Zodiac (Alexander Tishkov Synthwave Version) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Zodiac – Zodiac (Alexander Tishkov Synthwave Version)
Украинские Хиты – Артём Пивоваров – Рандеву скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Артём Пивоваров – Рандеву
Українські Пісні – Romaro – Що Ти Знаєш скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Українські Пісні – Romaro – Що Ти Знаєш
Скачать песню The Hardkiss – Прірва бесплатно в mp3
The Hardkiss – Прірва
Stevie Wonder – Moon River скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Stevie Wonder – Moon River
Morgenshtern, Slava Marlow – Съел Деда скачать бесплатно песню в mp3
Morgenshtern, Slava Marlow – Съел Деда
Jony – Пустота (Dj Prezzplay & Dj S7Ven Radio Edit) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Jony – Пустота (Dj Prezzplay & Dj S7Ven Radio Edit)
Музыка В Машину 2023 – Saint Jhn – Roses – Imanbek Remix скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2023 – Saint Jhn – Roses – Imanbek Remix
Hurts – Wonderful Life (Radio Edit) (New Version) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Hurts – Wonderful Life (Radio Edit) (New Version)
Phantom – Colibri (Original Mix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Phantom – Colibri (Original Mix)
Наргиз Feat. Максим Фадеев – Вдвоём скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Наргиз Feat. Максим Фадеев – Вдвоём
Dominic Fike – Cancel Me скачать бесплатно песню в mp3
Dominic Fike – Cancel Me
Скачать песню Заточка – На Стрелу бесплатно в mp3
Заточка – На Стрелу
Goody – Panamera (Lavrushkin, Xeigen Remix) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Goody – Panamera (Lavrushkin, Xeigen Remix)
Хиты 2018 – Эрика Лундмоен – Яд скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Хиты 2018 – Эрика Лундмоен – Яд
Музыка В Машину 2023 – Shouse – Love Tonight (David Guetta Remix Edit) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2023 – Shouse – Love Tonight (David Guetta Remix Edit)
Ленинград – Антидепрессанты скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Ленинград – Антидепрессанты
Скачать песню Keane – Everybodys Changing бесплатно в mp3, смотреть клип
Keane – Everybodys Changing, смотреть клип