Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,807 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,807 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  3. KellyGealt

    A royal pet https://petroyalportrait.com portrait is a great gift for a dog or cat owner for any occasion. A funny portrait of a pet dressed as a king or a knight will decorate any interior. To order a portrait, all you need is a photo of your pet, and the designers will turn it into a masterpiece.

    Reply
  9. it-компанию stroki

    Stroki: Профессиональная разработка и создание сайтов в Перми

    Студия Stroki, из Перми, предлагает разработке и создании сайтов. Stroki предоставляет отличный результат для вашего бизнеса.

    Веб-разработка от Stroki – это надежное решение для ваших идей. Наши услуги включают полный цикл создания сайтов, учитывая все ваши пожелания.

    Stroki имеет обширный опыт в веб-разработке, что дает нам возможность гарантировать высокое качество. Мы работаем с новейшие инструменты и технологии, чтобы создать для вас успешный и эффективный сайт.

    Не упустите возможность и закажите разработку сайта в Stroki. Мы готовы помочь вам достичь успеха. Stroki Пермь – проверенное решение для вашего веб-проекта.

    Reply
  43. tvoy-auto.ru

    Когда речь идет о продаже авто, важно выбрать надежного партнера, который предложит вам лучшие условия. На сайте tvoy-auto.ru вы найдете широкий выбор автомобилей, доступных для продажи. Независимо от того, ищете ли вы новый автомобиль или хотите приобрести подержанное авто, наш каталог предложит вам множество вариантов.

    Каждое транспортное средство проходит тщательную проверку, что гарантирует его высокое качество и безопасность. Мы понимаем, насколько важна надежность в покупке авто, поэтому предлагаем только проверенные и качественные автомобили. На нашем сайте вы можете ознакомиться с детальными описаниями, фотографиями и техническими характеристиками каждого автомобиля, что поможет вам сделать правильный выбор.

    Не упустите возможность выгодно приобрести автомобиль на tvoy-auto.ru Мы делаем процесс покупки простым и удобным для вас, предлагая разнообразные варианты оплаты и быстрый документооборот. Начните свое путешествие к новому автомобилю с нами уже сегодня!

    Reply
  47. tvoy-auto.ru

    Продажа автомобиля на запчасти — это разумный шаг, если ваше транспортное средство вышло из строя или его ремонт нецелесообразен. На tvoy-auto.ru мы предлагаем вам выгодные условия для быстрой и безопасной продажи авто на запчасти. Этот вариант особенно привлекателен для тех, кто не хочет тратить время и деньги на восстановление машины, предпочитая сразу получить финансовую выгоду.

    Когда автомобиль уже не подлежит эксплуатации, продажа его на запчасти становится наиболее рациональным решением. На tvoy-auto.ru мы обеспечиваем быстрый процесс оценки и сделку на прозрачных условиях, что позволяет вам минимизировать риски и получить деньги в кратчайшие сроки. В отличие от попыток продать автомобиль целиком на вторичном рынке, продажа на запчасти через наш сайт гарантирует вам справедливую стоимость и отсутствие долгих переговоров с потенциальными покупателями.

    Выбирая tvoy-auto.ru для продажи авто на запчасти, вы делаете выбор в пользу профессионализма и надежности. Наши эксперты позаботятся о том, чтобы каждый этап сделки прошел без проблем, а вы остались довольны результатом.

    Reply
  49. Mudryakova.ru

    Заказать дизайн проект СПб mudryakova.ru

    Если Вы хотели найти дизайн хостела стильный в интернете, то переходите на указанный сайт уже сейчас. Если Вы еще не приобрели недвижимость, то мы с радостью окажем помощь Вам в выборе и расскажем перспективы отобранных вариантов. Создадим проект, который будет оригинальным и удобным для проживания. Составим смету на стройматериалы и оборудование, подскажем контакты надежных строительных компаний-наших партнеров. Сопутствуем все периоды строительства, четко контролируем работу специалистов.

    Reply
  50. Mudryakova.ru

    Дизайнеры квартир в Спб mudryakova.ru

    По вопросу частный дизайнер интерьера Вы на верном пути. Чтобы начать с нами работать, следует заполнить заявку на сайте mudryakova.ru или позвонить по номеру телефона +7(812)408-00-07. Главный офис находится по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Мебельная, д. 49/92. График работы понедельник – пятница с 9:00 до 19:00. Наши работы можно посмотреть на указанном сайте, также по местоположению. Работаем под ключ, ровно как оказываем единичные виды услуг.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *