Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,807 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,807 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  2. HarveyloazY

    A first-class cryptomixer service https://kazna.io that anonymizes your cryptocurrency transactions by mixing Bitcoins with others. This BTC mixer is user-friendly and provides a high level of privacy, making it an ideal choice for protecting your digital assets from being tracked. As a Bitcoin mixer, Kazna.io guarantees the security and privacy of your transactions.

    Reply
  3. Orlandopoolf

    Портал https://darkneturl.com для тех, кто ищет доступ к скрытым уголкам Даркнета. На сайте собраны удобные ссылки на анонимные форумы, закрытые магазины и другие ресурсы, недоступные в обычной сети. Здесь вы сможете исследовать Даркнет с максимальной конфиденциальностью и безопасностью.

    Reply
  4. дизайн гостиниц ресторанов

    Студия дизайнера интерьера СПб mudryakova.ru

    По запросу стоимость работы дизайнера интерьера Вы на верном пути. Чтобы начать с нами работать, достаточно заполнить заявку на онлайн портале mudryakova.ru или позвонить по номеру телефона +7(812)408-00-07. Мы расположены по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Мебельная, д. 49/92. Режим работы с пн по пт с 9:00 до 19:00. Фото наших проектов можно посмотреть на отмеченном сайте, также территориально. Работаем под ключ, также оказываем единичные услуги.

    Reply
  5. Tvoy-auto.ru надежный партнер в продаже вашего авто

    Когда нужна срочная продажа автомобиля, на помощь приходит услуга выкупа авто срочно. На tvoy-auto.ru мы предлагаем быструю и честную оценку вашего транспортного средства с последующим выкупом на выгодных для вас условиях. Это идеальный вариант для тех, кто хочет избежать долгих и утомительных поисков покупателя.

    Процесс выкупа авто срочно занимает минимум времени и усилий с вашей стороны. Все, что вам нужно сделать — оставить заявку на сайте, после чего наш специалист оперативно свяжется с вами для оценки автомобиля. Мы гарантируем, что предложим цену, соответствующую рыночной стоимости, и обеспечим вам моментальную выплату после завершения сделки.

    Наши клиенты ценят прозрачность и оперативность процесса, что позволяет быстро решать финансовые вопросы без лишней суеты. Выберите выкуп авто срочно на tvoy-auto.ru и убедитесь в высоком уровне нашего сервиса.

    Reply
  6. дизайн квартиры на заказ

    Разработка дизайн проекта mudryakova.ru

    Если Вы планировали найти заказать дизайн офиса в сети интернет, то переходите на указанный сайт прямо сейчас. если вдруг Вы более того не приобрели жильё, то мы с удовольствием окажем помощь Вам в выборе и разъясним будущие возможности отобранных вариантов. Разработаем проект, который будет уникальным и удобным для пребывания. Составим смету на стройматериалы и оборудование, подскажем контакты проверенных строительных компаний-наших партнеров. Сопровождаем все этапы строительства, четко отслеживаем работу строителей.

    Reply
  7. HilarioWer

    annunci gratuiti subito.it usato in vendita napoli roma milano torino bari palermo bologna firenze sicilia lombardia lazio campania annunci gratuiti auto moto scooter arredamento casa cucina usata furgoni camper caravan roulotte offerte di lavoro cellulari smartphone articoli sportivi animali incontri donna cerca uomo annunci gratuiti italia

    Reply
  12. RichardAmulp

    The most profitable appartamenti in affitto napoli da privati annunci subito napoli campania studenti lavoratori famiglia solo donne uomini bilocale monolocale trilocale stanze in affitto wi fi in regione campania e provincia animali amessi affitto studenti affitto lavoratori affitto donne prezzo economico con garage giardino balcone a partire da 250 euro senza agenzie immobiliari

    Reply
  29. займы срочно

    Если деньги нужны срочно, а время поджимает, не откладывайте решение на потом! Канал https://t.me/s/zaim_bez_otkaza_srochno собрал для вас все самые выгодные предложения от МФО, которые выдают займы без отказа. Плохая кредитная история – не преграда! Здесь вы найдете полезные советы и списки проверенных компаний, чтобы получить деньги без лишних вопросов. Подписывайтесь и действуйте без промедления!

    Reply
  30. займы срочно

    Нужно срочно закрыть финансовый вопрос, а банки только разводят руками? Подписывайтесь на канал https://t.me/s/zaim_bez_otkaza_srochno – здесь собраны МФО, которые готовы выдать займ на карту без отказа и проверки кредитной истории. Экспертные советы и актуальные списки помогут вам получить деньги быстро и без стресса. Оперативность и надежность – вот что вы найдете на этом канале!

    Reply
  45. vorota-38.ru

    Искали где найти комплект для откатных ворот мы Вам поможем. Оформляйте заявку на онлайн ресурсе vorota-38.ru или звоните по номеру телефона 8(950)111-68-77 уже сегодня. У нас происходит бесплатный замер высококвалифицированными работниками, работаем без посредников, а вернее без ваших доплат. Предоставляется гарантия на конструкции 5 лет.

    Reply
  46. vorota-38.ru

    По поводу откатные ворота вы на правильном пути. Можно увидеть наши готовые работы на сайте vorota-38.ru или оставьте собственный отзыв. Беремся за совершенно любой проект и готовы воплотить его со всеми пожеланиями заказчика супер качественно.

    Reply
  47. pech_udor

    Выберите идеальную печь-камин для вашего дома, топовые варианты, советы по выбору, советы по подбору, подборка лучших моделей на рынке, основные моменты при выборе, советы по выбору печки-камина, Как купить идеальную печь-камин для дома, где найти лучшую модель
    купить Печь-камин для дома https://dom-35.ru/ .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *