Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,813 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,813 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  3. Avtoritet038

    Наши предлагаемые услуги: помыть окна в иркутске или мытье фасадов, химчистка мягкой мебели, чистка бытовой техники, чистка мягких игрушек, уборка придомовых территорий, уборка снега зимой, полировка полов и многие другие. Узнайте все детали у нашего консультанта по вышеуказанному телефону или оформите обратную связь. Мы расположены по адресу: г. Иркутск, ул. Советская, д. 115 Г.

    Reply
  4. Avtoritet038

    По поводу мытье фасадов иркутск можно заказать у нас. Звоните по номеру телефона 8(3952)70-31-01 или оставьте заявку на веб ресурсе. У нас используется лучшее оборудование для уборки и премиальные биосредства, аккуратные работники, которые примут к сведению все Ваши пожелания и работают исключительно с индивидуальным подходом. Оплата происходит только после уборки, метод оплаты Вы можете выбрать самостоятельно.

    Reply
  5. arenda_npml

    Аренда автобуса в СПб: надежно и удобно, заказать для трансфера.
    Оптимальные цены на аренду автобуса в СПб, делайте выбор нашими услугами.
    Лучшие автобусы для аренды в СПб, путешествуйте с комфортом.
    Организуйте праздник с нашим автобусом в СПб, без лишних хлопот.
    Доставка из аэропорта в центр СПБ на комфортабельном автобусе, пунктуально и качественно.
    Организация корпоратива с арендованным автобусом в Санкт-Петербурге, оригинально и ярко.
    Отдельный тур на автобусе в СПб, познавательно и интересно.
    Аренда автобуса для школьной поездки в Санкт-Петербурге, безопасно и познавательно.
    Аренда автобуса для свадьбы в СПб, красиво и романтично.
    Советы по выбору автобуса для проката в Санкт-Петербурге, подсказки от наших экспертов.
    Способы сэкономить на аренде автобуса в Санкт-Петербурге, со всеми выгодами.
    Полный список услуг при аренде автобуса в СПб, узнайте перед заказом.
    Преимущества аренды автобуса с шофером в Санкт-Петербурге, честный рейтинг.
    Сравнение стоимости аренды автобуса в СПб: как выбрать выгодное предложение, важные аспекты.
    Маленький автобус в аренду для поездки по Санкт-Петербургу, компактно и удобно.
    Аренда транспорта для фестиваля в Санкт-Петербурге, с учетом всех особенностей.
    Вечеринка на автобусе в СПб
    аренда автобуса с водителем https://arenda-avtobusa-v-spb.ru/ .

    Reply
  6. вывоз строительного мусора иркутск

    Наши услуги: химчистка ковров иркутск или мытье фасадов, химчистка ковров, чистка бытовой техники, чистка бассейнов, уборка придомовых территорий, уборка снега зимой, чистка полов и многие другие. Спросите все обстоятельства у нашего менеджера по уже названному номеру телефона или оформите обратную связь. Мы находимся по адресу: г. Иркутск, ул. Советская, д. 115 Г.

    Reply
  21. Termburg.ru

    Термальный комплекс Термбург — это уголок отдыха в сердце Москвы, созданный для тех, кто ценит первоклассный отдых и заботу о благополучии. Расположенный по месту Гурьянова 30, центр предоставляет широкий спектр оздоровительных и успокаивающих процедур. На веб-странице termburg.ru вы обнаружите детальное описание всех имеющихся процедур, в числе которых эксклюзивные парения, массажи и спа-процедуры, проводимые лучшими специалистами.

    Reply
  22. Termburg.ru

    Для бронирования на процедуры и получения исчерпывающей информации посетите наш сайт или свяжитесь с нами по контактному телефону +7(909)167-47-46. Адрес: г. Москва, Гурьянова 30 (2 этаж). Дайте себе возможность удовольствие отдыха в Термбурге!

    Reply
  23. Termburg

    Для бронирования на процедуры и получения исчерпывающей информации посетите наш сайт termburg.ru или позвоните с нами по номеру +7(909)167-47-46. Наш адрес: г. Москва, Гурьянова 30 (2 этаж). Позвольте удовольствие релаксации в Термбурге!

    Reply
  25. LS scutt

    Демо игровых автоматов позволяют попробовать поиграть в казино, не тратя при этом своих финансовых средств. Это идеальный способ испытать удачу, узнать новые игры и разработать стратегии без каких-либо обязательств.
    Благодаря огромному количеству игровых автоматов с демо игрой, каждый игрок найдет что-то по своему вкусу. От классических трехбарабанных слотов до современных видеослотов с захватывающей графикой и увлекательными бонусными раундами.
    Играть в азартные игровые слоты легко и удобно. Вам не нужно регистрироваться и пополнять баланс – просто выберите интересующую вас игру и начинайте вращать барабаны. Это отличная возможность попробовать разные стратегии ставок, изучить выигрышные комбинации и просто насладиться процессом игры.
    Демо-режим также дает возможность вам сделать оценку отдачи игрового автомата и определить, подходит он вам или нет. Вы можете играть беспконечно долго, не боясь за свои деньги.

    Reply
  28. generac генераторы купить

    Сравнение генераторов Generac: как выбрать лучший вариант?, как выбрать генератора Generac.
    В чем отличие генератора Generac от других моделей?, анализ генератора Generac.
    Как получить бесперебойное электроснабжение с помощью генератора Generac, рекомендации.
    Надежные генераторы Generac для вашего дома, подробный обзор.
    Преимущества использования генератора Generac, подробный анализ.
    Эффективное решение для энергетической безопасности: генераторы Generac, рекомендации по выбору.
    Энергия без перебоев: генераторы Generac для дома, плюсы использования.
    Секреты правильного выбора генератора Generac, анализ функционала.
    Выбор генератора Generac: на что обратить внимание?, особенности использования.
    Энергия в вашем доме: генераторы Generac, подбор модели.
    купить газовый генератор generac https://generac-generatory1.ru/ .

    Reply
  32. генератор газовый generac

    Секреты выбора лучшего генератора Generac, гайд по выбору генератора Generac.
    Почему стоит выбрать генератор Generac?, подробный обзор генератора Generac.
    Генератор Generac для надежного источника энергии, подробный обзор.
    Настоящее качество: генераторы Generac, подробный обзор.
    Почему генераторы Generac так популярны?, обзор.
    Как выбрать генератор Generac для дома, советы эксперта.
    Генератор Generac: лучший источник резервного питания, характеристики.
    Как выбрать генератор Generac для эффективного резервного энергоснабжения, подробный обзор.
    Генератор Generac для обеспечения непрерывного электроснабжения, рекомендации.
    Как выбрать генератор Generac для вашего дома?, подбор модели.
    купить газовый генератор generac купить газовый генератор generac .

    Reply
  34. StevenTwese

    Букмекерская контора и оператор казино Mostbet https://mostbetcasinoapk-kz.kz в Казахстане предлагает демонстрацию игровых автоматов и краш-игр, а также тысячи мероприятий: ? новые игроки могут получить 4 бездепозитных бонуса и бесплатно побороться за выигрыш.

    Reply
  39. generac купить

    Как не ошибиться при покупке генератора Generac, советы по выбору генератора Generac.
    Генератор Generac: особенности и преимущества, подробный обзор генератора Generac.
    Использование генератора Generac для обеспечения надежной работы электроприборов, советы по использованию.
    Настоящее качество: генераторы Generac, подробный обзор.
    Почему генераторы Generac так популярны?, характеристики.
    Эффективное решение для энергетической безопасности: генераторы Generac, рекомендации по выбору.
    Энергия без перебоев: генераторы Generac для дома, характеристики.
    Генератор Generac: инновационные решения для вашего дома, анализ функционала.
    Генератор Generac для обеспечения непрерывного электроснабжения, рекомендации.
    Обеспечение надежного энергоснабжения с помощью генератора Generac, особенности.
    купить generac купить generac .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *