Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,818 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,818 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  5. ремонт macbook

    Профессиональный сервисный центр по ремонту ноутбуков, макбуков и другой компьютерной техники.
    Мы предлагаем:ремонт macbook москва
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  9. peretyazhka-mebeli-minsk uhEn

    Преимущества перетяжки мягкой мебели, о которых стоит знать, Наиболее популярные тренды в перетяжке мягкой мебели, Как экономно обновить мягкую мебель без перетяжки, без лишних затрат, Секреты повышения удобства после перетяжки мягкой мебели, и улучшить характеристики дивана
    перетяжка мягкой мебели в минске перетяжка мягкой мебели в минске .

    Reply
  19. ремонт квадрокоптеров москва

    Профессиональный сервисный центр по ремонту квадрокоптеров и радиоуправляемых дронов.
    Мы предлагаем:ремонт квадрокоптеров с гарантией
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  31. Robertbolip

    Chatme AI (Чатми Аи) https://chatme.ai это чат-бот для бизнеса без навыков программирования: для продаж, HR, поддержки, колл-центра, сбора обратной связи и других задач в Телеграмм, Вк, Ватсап

    Reply
  34. Ремонт смартфонов

    Профессиональный сервисный центр по ремонту сотовых телефонов, смартфонов и мобильных устройств.
    Мы предлагаем: сервисы по ремонту телефонов
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  39. Isaiasroyaw

    Секс шоп https://sex-shopp.kiev.ua ваш идеальный онлайн-магазин для взрослых, предлагающий широкий ассортимент интимных товаров. Мы гарантируем высокое качество продукции, конфиденциальную доставку по Украине и доступные цены.

    Reply
  41. HiltonLerge

    Архитектурное бюро https://gost-snip.su/blog/stroitelstvo-doma-ot-idei-do-voploshheniya/ дизайн студия Москва. Заказать эксклюзивное проектирование коттеджей и домов. Студия разработки проектов загородных домов и фасадов в Москве, дизайн интерьеров квартир, коммерческих и жилых зданий, ландшафтный дизайн

    Reply
  42. boomerang bet

    Looking for a casino where big wins are the norm? boomerang bet casino is the place to be! With fantastic bonuses that boost your chances, fair games that you can trust, and a site that’s accessible from anywhere, it’s no wonder players around the world are cashing in on huge payouts. Boomerang Bet is all about giving you the best possible experience—whether you’re spinning slots or playing live games, you know it’s fair, fun, and full of opportunities to win big. Always open, always fair, and always ready to deliver excitement!

    Reply
  43. boomerang bet

    Why choose boomerang-bet ? Because it’s simply the best for those who love to win big! From the incredible bonuses that start your journey off right to the fair, transparent games where everyone has a chance, this casino delivers on all fronts. And the best part? It’s available wherever you are—no barriers, just nonstop fun and opportunities to hit it big. With a track record of paying out massive sums to lucky players, Boomerang Bet is your go-to for exciting, honest gaming that you can enjoy anytime, anywhere.

    Reply
  46. ремонт аймак в москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту ноутбуков, imac и другой компьютерной техники.
    Мы предлагаем:ремонт imac
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  49. Eliseofeeda


    Многие из нас с волнением и беспокойством идут на прием к врачу акушеру-гинекологу, часто откладывая посещение.
    А ведь к женскому врачу приходится обращаться в течение всей жизни, особенно в такие важные периоды, как беременность и роды.
    Естественно, что каждая женщина хочет чувствовать себя уверенной и защищенной, когда речь идет о здоровье.
    Понимая ваше волнение, чувствуя ответственность за вашу жизнь и жизнь ваших детей, был создан ознакомительный сайт «Женский Доктор».

    На сайте будут освещены основные темы в области акушерства и гинекологии в доступной широкому кругу читателей форме.
    По мере поступления откликов, будут выходить новые статьи, чтобы вы смогли найти ответы на волнующие вас вопросы.
    Зная, как важно общение с доктором на родном языке, я буду рада помочь вам в моем частном кабинете расположенном рядом с клиникой Medical Park,
    Турция, где вы найдете квалифицированную помощь специалиста акушера-гинеколога, а будущие мамы смогут в полной мере подготовиться к родам, оставив позади свои тревоги.
    Мой сайт rusginekolog.com
    Частный кабинет, расположенный в центре Европейской части г. Стамбул, у автотрассы E-5 и в 5 минутах езды от аэропорта Ататюрк.
    Кабинет No 1009, 10 этаж.
    Bahcelievler mah., E-5 Yanyol No 14/B Metroport Busidence /Bahcelievler/Istanbul

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *