Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,821 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,821 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. GermanChoix


    Строительство, ремон своими руками. Советы мастеров и лучших специалстов в своем деле.

    Каким вы видите свой будущий дом? Выполненный в духе уютного загородного шале или со сложными геометрическими формами и яркими элементами?

    <a href=https://www.vuz-chursin.ru/stroitelstvo]Строительство

    <a href=https://www.vuz-chursin.ru/stroymaterialy-0]Стройматериалы

    <a href=https://www.vuz-chursin.ru/remont-i-otdelka]Отделка
    Для большинства людей своя, пускай, даже крохотная, но отдельная однокомнатная квартира, намного слаще, чем аренда 5-комнтантного пентхауса за смешные деньги. Здесь можно устанавливать свои правила, планировать ремонт, делать перестановку, а единственное ограничение – это пространство.

    Каталог полезных статей о стройке и ремонте <a href=https://vuz-chursin.ru/.

    Reply
  3. Promowinby

    Чтобы активировать текущие предложения и бонусы, вам нужно ввести 1win promo на сайте букмекера. Найдите актуальный промокод в рекламных материалах и воспользуйтесь им при регистрации. Это позволит вам получить дополнительные преимущества.

    Reply
  7. vorota-v-irkutske

    Сроительство заборов в Иркутске vorota-v-irkutske.ru

    На счет ворота дорхан иркутск мы Вам окажем помощь. Звоните по телефону +7(3952)900-873 или приходите по адресу г. Иркутск, ул. Напольная 67 А, к. 1. Выезд специалиста на замер и доставка по городу осуществляется бесплатно. Будем рады сделать Ваш лучший забор.

    Reply
  8. vorota-v-irkutske

    Кованые ворота vorota-v-irkutske.ru

    Если Вы искали ворота кованые иркутск в интернете, то заходите на наш веб сайт. Сейчас в передовом мире новейшие технологии вошли и в область ворот. Откатные, промышленные секционные, распашные и все с автоприводом. Штат работников в самые короткие сроки выполнит Ваш заказ и приедет на установку.

    Reply
  10. Charlesspoib

    Промокод Fonbet на сегодня фрибет фонбет промокод
    Для получения актуального промокода на сегодня рекомендуется регулярно проверять обновления на официальном сайте Fonbet или подписаться на рассылку новостей. Примером такого промокода может быть ‘GIFT200’, который предоставляет бесплатные ставки или другие бонусы для новых пользователей. Регулярное использование таких промокодов помогает получить дополнительные преимущества и увеличивает шансы на выигрыш.

    Reply
  13. кованые заборы

    Заборы Иркутск vorota-v-irkutske.ru

    На счет ворота распашные мы Вам поможем. Звоните по номеру телефона +7(3952)900-873 или заходите по адресу г. Иркутск, ул. Напольная 67 А, к. 1. Выезд специалиста на замер и доставка по городу происходит бесплатно. Будем рады реализовать Ваш лучший забор.

    Reply
  14. Kylespoib

    Fonbet промокод 2024 бесплатные ставки на промокод
    Fonbet предлагает промокоды, действующие в 2024 году, которые предоставляют пользователям различные бонусы и привилегии. Примером такого промокода является ‘GIFT200’, который активирует бесплатные ставки и другие награды для новых игроков. Эти промокоды делают игру на платформе более привлекательной и выгодной, предлагая дополнительные возможности для выигрыша.

    Reply
  16. Лазертаг

    День рождения Лазертаг lazertag-portal.ru

    По вопросу командная игра с лазером мы Вам непременно поможем. Лазертаг можно интерпретировать как просто развлекательную игра, а возможно как спорт. Непосредственно, поэтому дети так любят эти ошеломительные бои, энергичность, интерес и супер эмоции Вам будут обеспечены. Празднование дня рождения в арене «Портал» – это что-то иное и оригинальное, дети будут Вам благодарны.

    Reply
  18. Лазертаг

    День рождения Лазертаг lazertag-portal.ru

    По поводу лазертаг торговый центр Вы на верном пути. Если Вы планируете весело провести время в нашем клубе, лучше заблаговременно позвонить и оформить бронь на удобное для Вас время. Консультант ответит на оставшиеся Ваши вопросы и Вы обязательно останетесь довольны посещением.

    Reply
  19. Jamesspoib

    Промокод при регистрации Фонбет витрина промокод
    При регистрации на Фонбет использование промокода, такого как ‘GIFT200’, позволяет новым пользователям получить бонусные ставки или другие награды. Ввод промокода в специальное поле при регистрации активирует бонусы, что помогает новым игрокам успешно начать игру и увеличить свои шансы на выигрыш.

    Reply
  20. Gregoryseerm


    Лучшая сантехника по низким ценам в Минске

    Если вы ищете, где купить сантехнику в Минске, то наш интернет-магазин — для вас.
    Большой ассортимент товаров представлен в различных ценовых категориях, а благодаря разнообразию размеров,
    форм и других параметров, вы точно найдёте наиболее подходящую модель.
    Создайте свой уникальный дизайн ванной комнаты вместе с нами!

    Почему Almoni?
    Высокое качество: мы работаем с ведущими производителями и брендами с мировым именем,
    например: Orans, Ravak, Vitra, Kaldewey, Roca и другие. Все изделия сертифицированы.
    Доступные цены: благодаря нашему сотрудничеству напрямую с заводами-изготовителями,
    у вас появляется возможность купить сантехнику недорого.
    Широкий ассортимент: большой выбор точно позволит вам найти подходящую модель или цвет товара,
    чтобы наиболее гармонично вписать его в общий интерьер.
    Удобный сервис: заказы обрабатываются в кратчайшие сроки, есть возможность выбрать
    подходящий для вас вариант уведомлений (смс/звонок/почта), а оповещения о передвижении
    товара позволят вам всегда быть в курсе его местоположения. Оставить онлайн-заказ вы можете
    круглосуточно через корзину на сайте, а с 09:00 — 21:00 это можно также сделать через оператора.
    Мы любим наших клиентов: при покупке от 3 000 р. вы получаете приятные подарки,
    а для наших постоянных покупателей действуют специальные скидки.
    Аккуратная доставка в срок курьером доступна по всей Республике Беларусь,
    а также более чем в 1000 пунктах самовывоза в России.
    Если у Вас возникли вопросы или сложности с заказом, обратитесь к оператору,
    который предоставит актуальную информацию, а также проконсультирует по товарам.
    Сделать это можно по телефону: +375 (33) 398 66 77.
    Интернет-магазин сантехники almoni.by

    Reply
  22. RodrigoMat

    Стоимость сертификации http://center-sertifikaciya.ru соответствия ИСО 9001 и срок действия сертификата. Цена сертификата соответствия ИСО 9001 всегда рассчитывается индивидуально, так как зависит от ряда факторов. Срок действия сертификата качества по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001 – 3 года с момента его получения.

    Reply
  27. сайт лазертаг

    Лазертаг для подростков lazertag-portal.ru

    Относительно лазертаг для детей Вы на правильном пути. Если Вы желаете ярко провести время в лазертаг клубе, лучше заранее позвонить и оформить бронь на удобное для Вас время. Консультант даст ответы на оставшиеся Ваши вопросы и Вы обязательно останетесь рады посещением.

    Reply
  29. ninecasino

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, ninecasino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un login semplice, ninecasino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le nine casino recensioni sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le opzioni di prelievo di Nine Casino, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di ninecasino e il suo generoso bonus di benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere giri gratuiti e altri premi grazie ai bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “Nine Casino e sicuro?” La risposta e si: Nine Casino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra nine casino recensione per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    nine casino app https://casinonine-it.com/ .

    Reply
  36. nine casino login

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, Nine Casino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un login semplice, ninecasino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le recensioni ninecasino sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le nine casino prelievo, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso bonus di benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere free spins e altri premi grazie ai bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “nine casino e sicuro?” La risposta e si: Nine Casino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra nine casino recensione per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    ninecasino https://nine-casino-italia.com/ .

    Reply
  42. nine casino free spins

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, Nine Casino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un login semplice, Nine Casino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le recensioni ninecasino sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le opzioni di prelievo di Nine Casino, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso bonus di benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere free spins e altri premi grazie ai bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “nine casino e sicuro?” La risposta e si: ninecasino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra recensione di Nine Casino per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    nine casino prelievo https://nine-casino-italy.com/ .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *