Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,827 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,827 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. recensioni nine casino

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, Nine Casino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un accesso facile, Nine Casino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le nine casino recensioni sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le nine casino prelievo, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso nine casino bonus benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere free spins e altri premi grazie ai nine casino bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “Nine Casino e sicuro?” La risposta e si: Nine Casino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra nine casino recensione per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    ninecasino https://casinonine-bonus.com/ .

    Reply
  2. Douglasrix

    Промокод фрибет Фонбет https://kmural.ru/news_importer/inc/aktualnue_promokodu_bukmekerskoy_kontoru_fonbet.html
    Фонбет предлагает промокоды на фрибет, которые предоставляют бесплатные ставки. Ввод промокода ‘GIFT200’ активирует фрибеты для новых пользователей, позволяя им сделать ставки без использования собственных средств. Эти бесплатные ставки увеличивают шансы на выигрыш и делают процесс игры более интересным.

    Reply
  11. ремонт ipad в москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту радиоуправляемых устройства – квадрокоптеры, дроны, беспилостники в том числе Apple iPad.
    Мы предлагаем: сервисный центр квадрокоптеров
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  13. Jerrymealf


    Интернет-магазин климатической техники «СКСэйл»

    Канальные, кассетные кондиционеры и сплит-системы, а также все, что вы хотите знать о кондиционерах, есть на нашем сайте. Подробно рассказано об оконных и канальных кондиционерах, тепловых завесах, системах вентиляции, очистителях, увлажнителях и осушителях воздуха. Цены на продукцию можно посмотреть в каталоге.

    Продажа, монтаж и установка кондиционеров — это наша работа, которую мы выполняем профессионально и с огромным удовольствием. Мы предлагаем только лучшее оборудование, которое хорошо зарекомендовало себя в России и признанно во всем мире.

    Мы продаём не только бытовые сплит системы, но и колонные конционеры, канальные кондиционеры, потолочные и центральные системы кондиционирования.
    Центральные кондиционеры отлично подойдут для средних и больших загородных коттеджей, поскольку внешний блок будет только один. Установка кондиционеров любого типа производится нами в максимально сжатые сроки.
    Официальный сайт «СКСэйл».

    Reply
  14. Douglasrix

    Бонус Фонбет промокод https://kmural.ru/news_importer/inc/aktualnue_promokodu_bukmekerskoy_kontoru_fonbet.html
    Бонусные промокоды от Фонбет предоставляют пользователям различные виды вознаграждений. Промокод ‘GIFT200’ активирует бонусные ставки или другие награды для новых игроков. Ввод промокода при регистрации или депозите помогает пользователям получить дополнительные бонусы и сделать процесс игры более увлекательным и прибыльным.

    Reply
  19. Douglasrix

    Промокод при регистрации Фонбет https://kmural.ru/news_importer/inc/aktualnue_promokodu_bukmekerskoy_kontoru_fonbet.html
    При регистрации на Фонбет использование промокода, такого как ‘GIFT200’, позволяет новым пользователям получить бонусные ставки или другие награды. Ввод промокода в специальное поле при регистрации активирует бонусы, что помогает новым игрокам успешно начать игру и увеличить свои шансы на выигрыш.

    Reply
  20. карточные игры с выводом денег

    Играйте в лучшем онлайн казино, получайте удовольствие и прибыль одновременно.
    Погрузитесь в мир азарта с Vavada casino, играйте в свободное время и выигрывайте деньги.
    уникальные игры и бонусы от Vavada casino, играйте и выигрывайте вместе с нами.
    уникальные игры и щедрые бонусы ждут вас в Vavada casino, получите незабываемый азарт и адреналин.
    https://casino2-vavada.ru .

    Reply
  27. ремонт айпадов в москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту радиоуправляемых устройства – квадрокоптеры, дроны, беспилостники в том числе Apple iPad.
    Мы предлагаем: сервис квадрокоптеров
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  28. DanielSow

    Отказное письмо http://www.esertificat.ru представляет собой документ установленного образца, подтверждающий отсутствие необходимости оформлять на товар сертификат/декларацию соответствия. Его оформление является экономичной заменой длительной и требующей дополнительных расходов процедуре сертификации.

    Reply
  29. Chucklek

    Отказное письмо http://sertexpertiza.ru оформляется исключительно на импортируемые товары. Оно оформляется специализированными центрами сертификации и предоставляется при необходимости для подтверждения качества и безопасности продукции.

    Reply
  30. LarryPug

    Стоимость выдачи отказного письма http://cosmetics-bel.ru определяется индивидуально. На итоговую расценку влияет количество включенных в документ товаров. Для получения точной цены достаточно направить заявку в орган сертификации.

    Reply
  31. RalphPheni

    Отказное письмо http://sertdoc.ru ответственный документ, освобождающий производителя или поставщика от необходимости сертификации. Поэтому его оформлением занимаются специализированные организации – аккредитованные сертифицированные центры.

    Reply
  41. Tolikvcuu

    Нужны подробности? Переходите на сайт, где представлены все услуги о сервисе техники и вариантах сотрудничества.

    Reply
  47. ремонт бытовой техники в петербурге

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем:ремонт бытовой техники в спб
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  48. Forrestsmoth

    Explore the forefront of deep nude AI and cloth remover capabilities, and experience the precision of Nude AI transformations. Dive into a world where technology meets creativity. Try it now for free and see the difference for yourself!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *