Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,831 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,831 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  3. nine casino bonus

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, Nine Casino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un accesso facile, ninecasino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le recensioni di Nine Casino sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le nine casino prelievo, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso nine casino bonus benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere giri gratuiti e altri premi grazie ai nine casino bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il download dell’app di Nine Casino e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “nine casino e sicuro?” La risposta e si: ninecasino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra nine casino recensione per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    nine casino app https://casinonine-bonus.com/ .

    Reply
  6. ninecasino recensioni

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, ninecasino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un accesso facile, Nine Casino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le recensioni di Nine Casino sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le nine casino prelievo, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso nine casino bonus benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere giri gratuiti e altri premi grazie ai nine casino bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “Nine Casino e sicuro?” La risposta e si: ninecasino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra recensione di Nine Casino per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    nine casino app download https://casinonine-it.com/ .

    Reply
  11. nine casino bonus senza deposito

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, Nine Casino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un accesso facile, ninecasino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le recensioni di Nine Casino sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le opzioni di prelievo di Nine Casino, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso nine casino bonus benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere giri gratuiti e altri premi grazie ai nine casino bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’nine casino app oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “nine casino e sicuro?” La risposta e si: Nine Casino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra nine casino recensione per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    nine casino recensione https://nine-casino-italia.com/ .

    Reply
  12. Gichardslume

    Hey I know this is off topic but I was wondering if you knew of any widgets I could add to my blog that automatically tweet my newest twitter updates. I’ve been looking for a plug-in like this for quite some time and was hoping maybe you would have some experience with something like this. Please let me know if you run into anything. I truly enjoy reading your blog and I look forward to your new updates.
    вавада зеркало рабочее

    Reply
  13. Georgespoib

    Актуальный список промокодов в Мелбет при регистрации в 2024 году. Действующий бонус код для новичков и постоянных пользователей. Актуальный промокод в Melbet на фрибет. В Melbet подарки ждут каждого зарегистрированного пользователя. Для новичков подготовлены бонусы за первую регистрацию. Постоянные клиенты могут получать поощрения в акциях и бонусных программах. Промокоды бк Мелбет позволяет игрокам принимать участие в акциях и получать разные поощрения, к примеру, бесплатные ставки. В нашей статье мы узнаем, где взять промокод мелбет при регистрации, как его применять при создании аккаунта и ставках. 

    Reply
  19. nine casino recensione

    Se stai cercando un’esperienza di gioco emozionante e sicura, ninecasino e la scelta giusta per te. Con un’interfaccia user-friendly e un login semplice, Nine Casino offre un’ampia gamma di giochi che soddisferanno tutti i gusti. Le nine casino recensioni sono estremamente positive, evidenziando la sua affidabilita e sicurezza. Molti giocatori apprezzano le nine casino prelievo, che sono rapide e sicure.

    Uno dei punti di forza di Nine Casino e il suo generoso bonus di benvenuto, che permette ai nuovi giocatori di iniziare con un vantaggio. Inoltre, puoi ottenere giri gratuiti e altri premi grazie ai bonus senza deposito. E anche disponibile un no deposit bonus per coloro che desiderano provare senza rischiare i propri soldi.

    Scarica l’app di Nine Casino oggi stesso e scopri l’emozione del gioco online direttamente dal tuo dispositivo mobile. Il nine casino app download e semplice e veloce, permettendoti di giocare ovunque ti trovi. Molti si chiedono, “nine casino e sicuro?” La risposta e si: ninecasino e completamente legale in Italia e garantisce un ambiente di gioco sicuro e regolamentato. Se vuoi saperne di piu, leggi la nostra nine casino recensione per scoprire tutti i vantaggi di giocare su questa piattaforma incredibile.
    ninecasino recensioni https://nine-casino-italy.com/ .

    Reply
  20. Johnspoib

    В Мелбет промокод — это уникальная комбинация из цифр и букв. Он может использоваться в самых разных ситуациях. Чаще всего применяется в Мелбет промокод при регистрации, чтобы привлечь новых игроков. Однако, он может давать бесплатную ставку и другие бонусы, которых очень много в данной букмекерской конторе. Этот материал расскажет о том, что из себя представляет и что дает действующий промокод Melbet. Промокод для Мелбет можно получить за участие в каких-либо активностях букмекерской конторы Мелбет. Например, уникальный код компания присылает на день рождения в виде подарка своим клиентам. Помимо этого, можно ввести в поисковике «Как получить промокод на Мелбет?» и найти тематические сайты, где постоянно публикуются актуальные комбинации цифр и букв. Букмекер часто распространяет свои promo коды через партнеров, а также некоторые игроки сами активно делятся ими в сети.

    Reply
  21. Https://Fortonchurch.Org/

    Hi, There’s no doubt that your blog might be having browser compatibility problems.
    Whenever I take a look at your blog in Safari, it looks fine however when opening in IE,
    it’s got some overlapping issues. I merely wanted to provide you
    with a quick heads up! Besides that, fantastic website!

    Reply
  27. Ремонт ИБП в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту источников бесперебойного питания.
    Мы предлагаем: ремонт ибп
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  31. Antoniosax

    Партнерский маркетинг https://moneymakemedia.com арбитраж трафика и партнерские программы – все это вы найдете на Money Make Media. Наш ресурс поможет вам зарабатывать в сети и быть в курсе последних новостей рынка.

    Reply
  36. Richardspoib

    Букмекерские компании стараются не только привлечь новых клиентов приятными подарками, но и удержать «старичков». Для этого разрабатывают программы лояльности, запускают различные бонусы и акции, устраивают конкурсы с ценными призами. Самым популярным является промокод для мелбет, который вводится при регистрации нового аккаунта. Благодаря ему вы получаете увеличенный бонус на первый депозит, система добавляет 30% к максимальной сумме. Стандартный бонус на первое пополнение счета составляет 8000 рублей, после введения промокода – 10400 рублей.

    Reply
  37. ClaytonChiva

    The Sallie Mae of today is different from the original sallie mae. In 1972, the Student Loan Marketing Association, also called SLMA or Sallie Mae, was created by Congress as a “government-sponsored enterprise,” or GSE. In other words, it was a private, for-profit corporation that had to follow specific regulations from the government.

    Reply
  40. займ на карту без отказа

    Мы понимаем, как важно иметь доступ к средствам, когда они срочно нужны. Поэтому на нашем сайте вы найдете лучшие предложения по “займам на карту без отказа”. Мы собрали предложения от надежных МФО, которые подходят для различных жизненных ситуаций: будь то внезапные траты или планирование бюджета. Наша система подбора предложений поможет вам найти идеальный вариант за считанные минуты.

    Reply
  44. проведение дезинфекции

    Проведение дезинфекции в помещениях и на воздухе dezinfekciya-mcd.ru

    Чтобы заказать услугу служба по выведению клопов позвоните нам. Насекомые или опасные грызуны могут зародиться практически в любых помещениях, не только на старых заброшенных участках. Мы занимаемся: уничтожением клещей и блох, удалением запахов, дератизацией крыс, уничтожением ос и шершней, моли, короеда, отлов летучих мышей и многим другим. По всем этим вопросам обращайтесь незамедлительно в нашу фирму.

    Reply
  45. Tolikpusn

    Для уточнения всех деталей перейдите на сайт. Здесь вы найдете услуги, которые помогут вам решить вопросы с ремонтом.

    Reply
  46. уничтожение клещей цена

    Служба дезинфекции в Москве dezinfekciya-mcd.ru

    Чтобы оформить услугу обработка от комаров на участке позвоните нам. Насекомые или опасные грызуны могут зародиться практически в любых помещениях, не только на старых покинутых участках. Мы занимаемся: уничтожением клещей и блох, удалением плесени, дератизацией крыс, уничтожением грызунов, моли, мух, отлов змей и многим другим. По всем этим вопросам звоните как можно быстрее в нашу фирму.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *