Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Phil Vincent – Back In The Day скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Phil Vincent – Back In The Day
Sonya Kay – Ходимо скачать бесплатно песню в mp3
Sonya Kay – Ходимо
Султан Лагучев – Сладкий Запах скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Султан Лагучев – Сладкий Запах
Rasa – Мы Не Знакомы (Newretro Remix) 2020 скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Rasa – Мы Не Знакомы (Newretro Remix) 2020
Freedom Fighters – Million Little Pieces скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Freedom Fighters – Million Little Pieces
Alan Barry – Gimme Gimme (Radio Mix) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Alan Barry – Gimme Gimme (Radio Mix)
Скачать песню Revan Qarayev – Tek Seninem 2018 (Dj Tebriz) бесплатно в mp3
Revan Qarayev – Tek Seninem 2018 (Dj Tebriz)
Lida – Дождь скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Lida – Дождь
Haipa – So Special (Original Mix) (Housesession Records) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Haipa – So Special (Original Mix) (Housesession Records)
Таисия Повалий – Відпусти скачать бесплатно песню в mp3
Таисия Повалий – Відпусти
Anton Rec – Снег, Снова Снег скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Anton Rec – Снег, Снова Снег
Poppy – Scary Mask скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Poppy – Scary Mask
Chris Inperspective – Clock Tower скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Chris Inperspective – Clock Tower
Скачать песню Чёрное Олово – Мономах бесплатно в mp3
Чёрное Олово – Мономах
Icetowne – Alive скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Icetowne – Alive
Українські Народні Пісні – А Я Чорнява)))) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Українські Народні Пісні – А Я Чорнява))))
Greg Marks – Dont Tell Me скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Greg Marks – Dont Tell Me
Скачать песню Элджей – Залетаю Домой бесплатно в mp3
Элджей – Залетаю Домой
Portamento & Brahman – Search Lights скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Portamento & Brahman – Search Lights
Лолита – Папа скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Лолита – Папа
Артур Пирожков – Музыки Не Слышно скачать бесплатно песню в mp3
Артур Пирожков – Музыки Не Слышно
Angemi Feat. Gaullin – Lonely скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Angemi Feat. Gaullin – Lonely
Antonia Feat. Domino – Amor (Official Remix) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Antonia Feat. Domino – Amor (Official Remix)
Hot Since 82 – Remains Of The Day скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Hot Since 82 – Remains Of The Day
Chris Elbers – Du Bist In Der Hlle Geborn (Hllen Party Mix) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Chris Elbers – Du Bist In Der Hlle Geborn (Hllen Party Mix)
Ольга Стельмах – Мелодия Дождя скачать бесплатно песню в mp3
Ольга Стельмах – Мелодия Дождя
Скачать песню Rudimental, Rita Ora – Summer Love бесплатно в mp3
Rudimental, Rita Ora – Summer Love
Наталья Гулькина – Ветер Скажи (Efimenko_Remix) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Наталья Гулькина – Ветер Скажи (Efimenko_Remix)
Adam, Мурат Гамидов – Пидманула скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Adam, Мурат Гамидов – Пидманула
Alyona Alyona Feat. Jerry Heil – Teresa & Maria скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Alyona Alyona Feat. Jerry Heil – Teresa & Maria
Nю Feat. Kavabanga Depo Kolibri – Не Держи Меня скачать бесплатно песню в mp3
Nю Feat. Kavabanga Depo Kolibri – Не Держи Меня
Скачать песню Syn Cole – Getaway (Gold Rvsh Remix) бесплатно в mp3
Syn Cole – Getaway (Gold Rvsh Remix)
Українські Пісні – Olivan – Але, Коли скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Українські Пісні – Olivan – Але, Коли
Dj Jeff / Sugarhill Gang – Rappers Delight (Acapella)(Clean) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Dj Jeff / Sugarhill Gang – Rappers Delight (Acapella)(Clean)
Edgar & Emma – Тебя Мало (Arfeeva Kiss Fm Edit) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Edgar & Emma – Тебя Мало (Arfeeva Kiss Fm Edit)
The Alan Parsons Project – Mammagamma (Dim Zach Jose Edit) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
The Alan Parsons Project – Mammagamma (Dim Zach Jose Edit)
Музыка В Машину 2023 – Lady Gaga – Bad Romance (Pavelalt Remix) (Radio Edit) скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2023 – Lady Gaga – Bad Romance (Pavelalt Remix) (Radio Edit)
Start The Party – I Feel Love (Kevin Mckay Extended Mix) (Glasgow Underground) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Start The Party – I Feel Love (Kevin Mckay Extended Mix) (Glasgow Underground)
Bakuboy – Apollo 13 (Original Mix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Bakuboy – Apollo 13 (Original Mix)
Скачать песню Festo – Big Box бесплатно в mp3
Festo – Big Box
Stafford63 – Stafford63 – Мой Ангелочек (Cz Remix) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Stafford63 – Stafford63 – Мой Ангелочек (Cz Remix)
Король И Шут Киш – Лесник скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Король И Шут Киш – Лесник
Алеша И Влад Дарвин – Ти-Найкраща – Ти – Найкраща (Original Version) скачать бесплатно песню в mp3
Алеша И Влад Дарвин – Ти-Найкраща – Ти – Найкраща (Original Version)
Calvin Harris & Ragnbone Man – Giant (Audien Remix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Calvin Harris & Ragnbone Man – Giant (Audien Remix)
Bumble Beezy Feat. Roux – Какой Парень скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Bumble Beezy Feat. Roux – Какой Парень
Anbu 42 & Весна – Песочные Замки скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Anbu 42 & Весна – Песочные Замки
Meteor – Survival Mode скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Meteor – Survival Mode
Mella Dee – Techno Disco Tool (Todd Edwards Remix) скачать бесплатно песню в mp3
Mella Dee – Techno Disco Tool (Todd Edwards Remix)
Скачать песню Keiino – Dancing In The Smoke бесплатно в mp3
Keiino – Dancing In The Smoke
Funk Bellies – На Белом Покрывале Января скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Funk Bellies – На Белом Покрывале Января