Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,837 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,837 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. Genamxoc

    Для дополнительной информации перейдите на сайт. Там вы найдете все доступные модели, который поможет сделать правильный выбор.

    Reply
  4. kometa casino скачать

    Идеальное место для любителей азарта | Оцените все прелести Casino Kometa com | Увлекательные игры и высокие шансы на победу | Станьте победителем благодаря Casino Kometa com | Воспользуйтесь уникальными предложениями для постоянных клиентов | Развлекайтесь и зарабатывайте вместе с нами | Заботимся о вашей безопасности и конфиденциальности | Попробуйте разнообразные игры и наслаждайтесь азартом вместе с нами | Наслаждайтесь азартом где угодно и когда угодно с Casino Kometa com | Играйте с мобильного устройства без ограничений с Casino Kometa com | Играйте в азартные игры без риска на Casino Kometa com | Доверьтесь надежному партнеру для ваших азартных развлечений | Не упустите свой шанс улучшить свой игровой опыт | На Casino Kometa com доступны уникальные игры и последние новинки | Оцените новые игры и получите удовольствие от игры
    casino kometa com kometa casino сайт .

    Reply
  9. lex casino bonus

    Официальный сайт лучшего казино Lex Casino, где можно насладиться азартом и адреналином.
    Официальный сайт Lex Casino предлагает лучшие азартные игры, приглашаем вас испытать свою удачу.
    Успех и удача ждут вас на сайте Lex Casino, играйте и побеждайте вместе с лучшим казино.
    Ощутите атмосферу азарта и адреналина на сайте Lex Casino, играйте и выигрывайте с нами.
    lex casino играть lex casino сайт .

    Reply
  11. Sahabet sekn

    Sahabet Casino’da yeni oyuncular, en buyuk hos geldin bonuslar?n? alarak oyuna kat?labilir. Populer slot oyunlar? Sahabet’te kazananlar?n? bekliyor. Sans?n?z? simdi deneyin ve ilk depozitoda buyuk avantajlar kazan?n. Sahabet, yeni y?lda kazand?ran kumarhane olarak dikkat cekiyor.

    Reply
  19. Michaelspoib

    Qu’est-ce que la strategie de jeu?
    La strategie de jeu est un algorithme d’action que le joueur doit suivre en faisant un pari. Les actions peuvent inclure la taille du pari, le montant des cotes, la duree de la serie de Paris.промокоды в 1xbet L’objectif principal de toute strategie est d’obtenir des gains qui seront en mesure de compenser toutes les depenses precedentes.

    Reply
  24. перетяжка мебели в Минске

    Лучшая перетяжка мягкой мебели в Минске
    Доверьте свою мебель профессионалам
    Индивидуальный подход к каждому клиенту
    Недорогая перетяжка мягкой мебели в Минске
    Превратите старую мебель в новую с помощью нашей компании
    Как правильно подобрать ткань для мягкой мебели
    Уникальный подход к перетяжке мягкой мебели
    Что говорят о нас клиенты
    Скидки и акции на перетяжку мягкой мебели
    Идеи для интересной перетяжки мебели
    Индивидуальный дизайн перетяжки мягкой мебели
    Профессиональная перетяжка мягкой мебели в Минске
    Получите предварительную оценку на перетяжку мягкой мебели
    Современные технологии в перетяжке мягкой мебели
    Индивидуальный подход к каждому заказу по перетяжке мягкой мебели
    Трикотажные и велюровые ткани для мебели
    Какие условия гарантии мы предоставляем
    Эксклюзивные решения для перетяжки мягкой мебели в Минске
    перетяжка мягкой мебели перетяжка мебели .

    Бесплатный забор и доставка мебели для перетяжки в Минске
    Этапы и сроки перетяжки мебели
    Ткани для мебели: преимущества и недостатки
    Профессиональные мастера по перетяжке мягкой мебели
    Как сделать быструю и качественную перетяжку мягкой мебели в Минске
    Как правильно подбирать цветовые решения для мебели
    Оцените стоимость перетяжки мягкой мебели
    Преимущества онлайн-консультации по перетяжке мебели
    Тенденции в мебельном дизайне для перетяжки мягкой мебели в Минске
    Как выбрать профессионалов по перетяжке мягкой мебели в Минске
    Перетяжка мебели на заказ в Минске
    Где можно быстро и качественно перетянуть мягкую мебель в Минске

    Reply
  25. Harryspoib

    Meilleur промокоды букмекерских контор 1xbet vous permettra de recevoir leur excellent bonus de bienvenue allant jusqu’a $130 sur le sport en paris gratuits. Ce bonus de bienvenue est valable un mois. La maniere la plus simple d’obtenir un code promotionnel pour 1xbet est de visiter l’un des sites partenaires. En general, ces ressources publient regulierement des codes frais dans le cadre de leur cooperation constante avec le bookmaker.

    Reply
  28. Ремонт фотоаппаратов в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту фото техники от зеркальных до цифровых фотоаппаратов.
    Мы предлагаем: диагностика фотоаппарата
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  29. kometa casino регистрация

    Лучший выбор для азартных игроков | Получите шанс выиграть крупный джекпот на Casino Kometa com | Увлекательные игры и высокие шансы на победу | Станьте победителем благодаря Casino Kometa com | Погрузитесь в мир азарта в любое удобное для вас время | Не скучайте – играйте и выигрывайте | Заботимся о вашей безопасности и конфиденциальности | Попробуйте разнообразные игры и наслаждайтесь азартом вместе с нами | Обращайтесь за помощью и наслаждайтесь игрой без забот | На Casino Kometa com вы можете легко пополнять счет и выводить выигрыши | Пополняйте счет и играйте без проблем | Доверьтесь надежному партнеру для ваших азартных развлечений | Без лишних сложностей начните играть на Casino Kometa com | Зарегистрируйтесь и начните играть в один клик | Бонусы за регистрацию и перв
    kometa casino online kometa casino промокод .

    Reply
  33. Jeffreysox

    Del Mar Energy is an international industrial holding company that was founded in 2002 in Texas County. The company specializes in a wide range of industrial areas, in which the opportunity of private financing for individuals is provided. Del Mar Energy stands out among similar companies with its daily payout system for its investors and creative marketing approach. Del Mar Energy is a holder of many U.S. government tenders for the development of such areas as: provision of gas and oil production, construction and road works, creation and operation of various energy facilities, provision and production of green energy and other activities.

    Reply
  35. Douglasrix

    Промокод в Фонбет https://fiesta-new.ru/wp-content/pgs/aktualnuy_promokod_fonbet_pri_registracii.html
    Промокоды в Фонбет предоставляют различные бонусы и преимущества для пользователей. Примером такого промокода является ‘GIFT200’, который активирует бесплатные ставки или другие бонусы при регистрации. Использование промокодов делает процесс игры на платформе более интересным и выгодным для пользователей.

    Reply
  36. Liamspoib

    1xBet offre precisement cela et vos bonus peuvent etre maximises en utilisant le промокод на 1хбет после регистрации 2024. Consultez simplement ci-dessous pour decouvrir ce qui vous attend en tant que nouveau client sur ce site de paris. Grace a ces connaissances, il est tout a fait logique de s’attendre a une serie de bonus de bienvenue attrayants pour les nouveaux joueurs provenant d’autres pays. Voici quelques exemples de ces pays : Burkina Faso, Ghana, Ouganda, Zambie, Cameroun, Senegal, Benin, Congo, Guinee, Cote d’Ivoire, Togo, Mali, etc.

    Reply
  37. cfd opciones binarias

    El comercio de opciones binarias permite realizar predicciones financieras en la que los inversores apuestan si el valor de un activo subira o bajara. Brokers como Quotex ofrecen acceso a mercados para el trading de opciones binarias. Utilizando indicadores y analisis, es posible maximizar los beneficios en el trading de opciones binarias. Opciones binarias trading se ha vuelto popular en paises como Mexico y globalmente.
    que son las opciones binarias opciones binarias estrategias .

    Reply
  38. ScottGeazy

    Как оформить отказное письмо http://organ-sertifikacii.ru самостоятельно. Вопрос актуален для тех, кто торгует продукцией собственного производства или импортными товарами. Чтобы оформить письмо, нужно обратиться в специализированный аккредитованный центр.

    Reply
  45. opciones binarias forex

    El comercio de opciones binarias permite realizar predicciones financieras en la que los inversores predicen si el valor de un activo subira o bajara. Brokers regulados como Quotex ofrecen herramientas avanzadas para el trading de opciones binarias. Con estrategias adecuadas, es posible maximizar los beneficios en el trading de opciones binarias. Opciones binarias trading se ha vuelto frecuente en paises como Mexico y en todo el mundo.
    quotex entrar las opciones binarias son legales .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *