Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,838 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,838 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  2. Ремонт фотоаппаратов

    Профессиональный сервисный центр по ремонту фото техники от зеркальных до цифровых фотоаппаратов.
    Мы предлагаем: ремонт фототехники
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  6. CoreyAricy

    Discover the world of excitement at Pin Up Casino, the world’s leading online casino. The official website Pil up offers more than 4,000 slot machines. Play online for real money or for free using the working link today

    Reply
  7. ремонт техники в москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервисные центры по ремонту техники в москве
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  9. opciones binarias forex

    El comercio de opciones binarias es una modalidad de trading en la que los inversores predicen si el valor de un activo subira o bajara. Brokers regulados como Quotex ofrecen una plataforma intuitiva para el trading de opciones binarias. Utilizando indicadores y analisis, es posible maximizar los beneficios en el trading de opciones binarias. El comercio de opciones binarias se ha vuelto una opcion atractiva en paises como Mexico y globalmente.
    quotex que es quotex una plataforma innovadora para la inversion en linea .

    Reply
  11. Jessegeobe

    Онлайн казино Vegasy https://www.vegasy-casino.info представляет собой инновационную платформу для азартных игр, предлагающую пользователям уникальный опыт виртуального гемблинга. Этот игровой портал отличается ярким, стильным дизайном, вдохновленным атмосферой знаменитого Лас-Вегаса, и интуитивно понятным интерфейсом, делающим навигацию по сайту удобной даже для новичков.

    Reply
  12. CoreyAricy

    Discover the world of excitement at Pin Up Casino, the world’s leading online casino. The official website Puk up offers more than 4,000 slot machines. Play online for real money or for free using the working link today

    Reply
  13. ArthurTup

    Ретрит http://ретриты.рф международное обозначение времяпрепровождения, посвящённого духовной практике. Ретриты бывают уединённые и коллективные; на коллективных чаще всего проводится обучение практике медитации.

    Reply
  14. Douglasrix

    Fonbet промокод при регистрации на сегодня https://webscript.ru/images/pgs/aktualnuy_promokod_fonbet_pri_registracii.html
    Для получения актуального промокода при регистрации на сегодня, рекомендуется следить за обновлениями на сайте Fonbet. Примером такого промокода может быть ‘GIFT200’, который активирует бесплатные ставки или другие бонусы для новых пользователей. Ввод промокода в специальное поле при регистрации активирует бонусные предложения, делая процесс начала игры более привлекательным и выгодным.

    Reply
  19. сервис центры в новосибирске

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем:сервис центры бытовой техники новосибирск
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  27. Douglasrix

    Fonbet промокод Казахстан https://fitdeal.ru/articles/aktualnuy_promokod_fonbet_pri_registracii.html
    Для пользователей из Казахстана Fonbet предлагает специальные промокоды, которые предоставляют бонусы и фрибеты. Примером такого промокода является ‘GIFT200’, который активирует бесплатные ставки для новых игроков из Казахстана. Использование этих промокодов делает игру более выгодной и интересной.

    Reply
  28. Francisoming

    Бесплатный сайт знакомств love ru знакомства, встречи, свидания, серьезные отношения с парнями и девушками по всему миру. Более 40 миллионов мужчин и женщин ждут вас

    Reply
  32. Dannymew

    Страсть к созданию пространств http://rentspecialtech.ru наш комплексный набор профессиональных услуг обслуживает самую разную клиентуру: от домовладельцев до коммерческих застройщиков.

    Reply
  35. сервис центры в новосибирске

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем:сервисные центры по ремонту техники в новосибирске
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  37. MichaelNaibe

    Ретрит https://ретриты.рф международное обозначение времяпрепровождения, посвящённого духовной практике. Ретриты бывают уединённые и коллективные; на коллективных чаще всего проводится обучение практике медитации.

    Reply
  45. Jacobspoib

    En utilisant le 1xbet ютуберов промокод, vous pouvez beneficier d’une augmentation de 100% en plus du bonus de bienvenue standard. Selon votre emplacement geographique, vous recevrez un bonus de 100%, 200% ou 300%, bonus 130$. Ce bonus est ensuite divise en deux parties, dont la moitie est utilisable pour les paris sportifs et l’autre moitie pour le casino. Avant de pouvoir retirer vos fonds, vous devrez jouer le montant du bonus 5 fois pour les paris sportifs combines et 30 fois pour les jeux de casino. Les nouveaux utilisateurs devront probablement verifier leur compte en fournissant un passeport ou un permis de conduire dans le cadre d’une verification KYC avant de pouvoir effectuer un retrait.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *