Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,844 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,844 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. дешевые грузоперевозки по россии

    Транспортная компания Москвы liga-dostavok.ru

    Искали перевозка ценных грузов по россии в сети интернет, тогда переходите на интернет сайт liga-dostavok.ru уже сейчас. По каждому вопросу звоните 8(812)454-22-50 или оформите обратный звонок и мы Вам сразу перезвоним. Офис находится по адресу: Санкт-Петербург, Лиговский пр., д. 256. Звоните, приходите, мы будем рады сотрудничеству.

    Reply
  5. cryptoboss вход

    Встречайте криптовалютного босса в казино, играйте и выигрывайте вместе с королем криптовалютных игр, криптовалютные ставки для настоящих боссов, попробуйте удачу в казино Cryptoboss, стать криптобоссом легко с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваш лучший выбор, будьте боссом в мире криптовалютных игр с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваша площадка для побед, качественный сервис и безопасность с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваш путь к криптовалютному успеху, достижения и успехи вместе с Cryptoboss casino, большие выигрыши ждут вас в Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваш ключ к фортуне, Cryptoboss casino – выбор тех, кто ценит качество, выигрывайте крупные суммы с Cryptoboss casino, наслаждайтесь азартом с Cryptoboss casino.
    cryptoboss casino войти криптобосс регистрация .

    Reply
  7. Ремонт игровых консолей

    Профессиональный сервисный центр по ремонту игровых консолей Sony Playstation, Xbox, PSP Vita с выездом на дом по Москве.
    Мы предлагаем: ремонт игровых консолей на дому
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  9. Richardkag

    Самые свежие новости https://vesti.in.ua Украины и мира. Последние новости Украины, новости дня онлайн. Новости политики, экономики, свежие новости спорта, новости Украины и мира 2024

    Reply
  11. cryptoboss casino рабочее зеркало

    Новые зеркала Cryptoboss Casino уже здесь!, играйте без проблем!
    Попробуйте свою удачу на новом зеркале Cryptoboss Casino, надежная связь гарантированы.
    Лучшее зеркало Cryptoboss Casino ждет вас прямо сейчас, не упустите другие варианты!
    Узнавайте самую актуальную информацию на зеркале Cryptoboss Casino!, играйте и выигрывайте!
    Без зеркала Cryptoboss Casino никуда!, играйте без риска без лишних хлопот!
    криптобосс зеркало рабочее криптобосс зеркало cryptoboss ru casino .

    Reply
  14. криптобосс зеркало сайта

    Новые зеркала Cryptoboss Casino уже здесь!, играйте без проблем!
    Попробуйте свою удачу на новом зеркале Cryptoboss Casino, надежная связь гарантированы.
    Официальное зеркало Cryptoboss Casino ждет вас прямо сейчас, пропустите другие варианты!
    Проводите время с удовольствием на зеркале Cryptoboss Casino!, играйте и выигрывайте!
    Не забудьте использовать зеркало Cryptoboss Casino для безопасной игры, зарабатывайте крупные суммы без лишних хлопот!
    cryptoboss casino зеркало рабочее на сегодня криптобосс зеркало сайта .

    Reply
  16. akun demo

    tiktaktogel
    Greetings! I know this is kinda off topic however I’d figured I’d ask.
    Would you be interested in trading links or maybe guest authoring a blog article or vice-versa?
    My blog covers a lot of the same subjects as yours and
    I believe we could greatly benefit from each other. If you happen to be
    interested feel free to shoot me an e-mail. I look forward to hearing
    from you! Superb blog by the way!

    Reply
  19. quotex una plataforma innovadora para la inversion en linea

    El comercio de opciones binarias es una forma de inversion en la que los inversores apuestan si el valor de un activo aumentara o disminuira. Plataformas como Quotex ofrecen herramientas avanzadas para el trading de opciones binarias. Con estrategias adecuadas, es posible aumentar las ganancias en el trading de opciones binarias. El comercio de opciones binarias se ha vuelto popular en paises como Mexico y en todo el mundo.
    descargar quotex trading opciones binarias .

    Reply
  31. Matthewsal

    Скачайте приложения для Андроид бесплатно на https://appcatalogue.ru лучшие программы и игры на русском языке для вашего устройства. Установите приложения прямо сейчас и наслаждайтесь их функционалом!

    Reply
  33. Ремонт фотовспышек

    Профессиональный сервисный центр по ремонту фототехники в Москве.
    Мы предлагаем: ремонт фотовспышек
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!
    Подробнее на сайте сервисного центра remont-vspyshek-realm.ru

    Reply
  35. Ремонт игровых консолей в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту игровых консолей Sony Playstation, Xbox, PSP Vita с выездом на дом по Москве.
    Мы предлагаем: профессиональный ремонт игровых консолей
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  36. Ремонт ПК в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту компьютероной техники в Москве.
    Мы предлагаем: лучшие сервисные центры по ремонту компьютеров
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  37. Ремонт фотовспышек в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту фототехники в Москве.
    Мы предлагаем: накамерная вспышка ремонт
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!
    Подробнее на сайте сервисного центра remont-vspyshek-realm.ru

    Reply
  39. Ремонт проекторов

    Профессиональный сервисный центр по ремонту фото техники от зеркальных до цифровых фотоаппаратов.
    Мы предлагаем: вызвать мастера по ремонту проекторов
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  42. Samuelgah

    Откройте для себя преимущества и функциональность Pin-Up https://apk.fightcampconditioning.com узнайте, как установить и использовать приложение Pin-Up, совместимое с различными устройствами, такими как Samsung Galaxy, OnePlus, Xiaomi, iPhone, iPad.

    Reply
  44. PatrickSpoub

    Казино Pin-Up https://pin-up-login.games-tv.ru имеет множество предложений и дополнительных подарков для новых зарегистрированных пользователей. Это можно использовать на любом устройстве, с которым вам удобно.

    Reply
  45. Ремонт проекторов в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту фото техники от зеркальных до цифровых фотоаппаратов.
    Мы предлагаем: ремонт проекторов с гарантией
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  49. Jacobspoib

    1xBet offre precisement cela et vos bonus peuvent etre maximises en utilisant le Code Promo Benin 2024. Consultez simplement ci-dessous pour decouvrir ce qui vous attend en tant que nouveau client sur ce site de paris. Grace a ces connaissances, il est tout a fait logique de s’attendre a une serie de bonus de bienvenue attrayants pour les nouveaux joueurs provenant d’autres pays. Voici quelques exemples de ces pays : Burkina Faso, Ghana, Ouganda, Zambie, Cameroun, Senegal, Benin, Congo, Guinee, Cote d’Ivoire, Togo, Mali, etc.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *