Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,852 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,852 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  6. preman69

    bola88 bola88 bola88 bola88
    Simply desire to say your article is as surprising. The clearness
    in your post is just excellent and i could assume you are
    an expert on this subject. Fine with your permission allow me
    to grab your feed to keep updated with forthcoming post. Thanks
    a million and please keep up the enjoyable work.

    Reply
  9. Douglasrix

    1xBet
    1xBet offers specific promo codes for casino players that provide free spins, deposit bonuses, or cashback on losses. These codes can be used in the casino section of the site to enhance the gaming experience.

    Reply
  10. ремонт бытовой техники в перми

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: ремонт крупногабаритной техники в перми
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  18. cryptoboss casino бездепозитный бонус за регистрацию

    Зарегистрируйтесь на cryptoboss casino и получите эксклюзивный бонус, Легко и быстро зарегистрироваться на cryptoboss casino, Начните путь к большим выигрышам с регистрации на сайте cryptoboss casino, Уникальная атмосфера cryptoboss casino для зарегистрированных пользователей, Станьте частью cryptoboss casino уже сегодня, Не упустите возможность зарегистрироваться на cryptoboss casino и выиграть крупный приз, Пройдите регистрацию на cryptoboss casino и откройте доступ к лучшим играм, Успешная регистрация на cryptoboss casino – ваша возможность стать лидером в игровой индустрии, Cryptoboss casino готов принять вас – пройдите регистрацию и начните играть, Cryptoboss casino ждет вас – присоединяйтесь и начните играть, Станьте участником cryptoboss casino – зарегистрируйтесь и начните играть сегодня, Присоединяйтесь к cryptoboss casino и начните выигрывать вместе с лучшими игроками, Cryptoboss casino приглашает вас стать его участником – зарегистрируйтесь сейчас, Регистрация на cryptoboss casino – ваш ключ к миру больших выигрышей, Не упустите возможность зарегистрироваться на cryptoboss casino и испытать азартные ощущения, Регистрация на cryptoboss casino – ваш шанс на удачу.
    криптобосс бездепозитный бонус за регистрацию cryptoboss casino бездепозитный бонус за регистрацию .

    Reply
  20. Douglasrix

    1xBet
    The best promo codes for 1xBet are those that offer the most value, such as a high percentage deposit match, free bets, or free spins. Codes like ‘1XLIVE777’ are popular as they offer substantial bonuses for both sports betting and casino games.

    Reply
  30. Michaletog

    Сайт о воспитании https://geog.org.ua и развитии детей. Практические советы для родителей по уходу, обучению и поддержке ребенка на каждом этапе его жизни.

    Reply
  33. cryptoboss зеркало сайта

    Заблокировано? Не беда! Находите актуальные зеркала Cryptoboss Casino здесь, играйте без проблем!
    Самое актуальное зеркало Cryptoboss Casino всегда под рукой, надежная связь гарантированы.
    Лучшее зеркало Cryptoboss Casino ждет вас прямо сейчас, не упустите другие варианты!
    Проводите время с удовольствием на зеркале Cryptoboss Casino!, забирайте джекпот!
    Самое надежное зеркало Cryptoboss Casino только у нас, играйте без риска без лишних хлопот!
    cryptoboss casino зеркало рабочее на сегодня криптобосс зеркало сайта .

    Reply
  40. Sergiodat

    Портал для женщин https://magictech.com.ua о моде, уходе за собой, здоровье и развитии. Полезные советы, новинки и тренды для тех, кто стремится к успеху и гармонии в жизни, всегда оставаясь на высоте.

    Reply
  41. Williampef

    Женский сайт о стиле https://gryada.org.ua красоте, здоровье и личностном росте. Практические рекомендации, свежие идеи и актуальные тренды для женщин, желающих развиваться и сохранять гармонию в жизни.

    Reply
  42. JasonTheof

    Клинические проявления запоя разнообразны и зависят от стадии и тяжести состояния. На начальных этапах наблюдаются симптомы, такие как головные боли, тремор, повышенное потоотделение и тахикардия.
    http://xn—-7sbbdtawliczg5ij.xn--p1ai

    Reply
  46. Tawannanowly

    Запой развивается на фоне хронической алкогольной зависимости, когда организм привыкает к постоянному присутствию этанола. При отсутствии алкоголя у таких пациентов возникают абстинентные симптомы, включая тревогу, тремор, потливость и тахикардию.
    выводят из запоя воронеж

    Reply
  47. Hildredtopay

    Клинические проявления запоя разнообразны и зависят от стадии и тяжести состояния. На начальных этапах наблюдаются симптомы, такие как головные боли, тремор, повышенное потоотделение и тахикардия.
    Узнать подробнее – клиника выводящая из запоя

    Reply
  48. EdwardMenry

    Компания VOROTA TOP https://vorota-top.ru предлагает более 3000 моделей автоматических ворот различных типов открывания, автоматики и моделей, чтобы удовлетворить потребности самых требовательных клиентов. Мы также осуществляем изготовление ворот на заказ, подбор подходящей автоматики и профессиональный монтаж с последующей пуско-наладкой. На все виды работ и оборудование предоставляется гарантия, что подчеркивает нашу ответственность и качество предоставляемых услуг.

    Reply
  49. FloydBrins

    Профессиональная разработка сайтов для бизнеса: от лендингов до интернет-магазинов. Мы создаём эффективные, современные сайты, адаптированные под любые устройства, с фокусом на удобство пользователей и высокие результаты. Полный цикл услуг — от дизайна до технической поддержки.

    Reply
  50. Kristintug

    Запой возникает из-за хронической алкогольной зависимости. Постоянное употребление алкоголя изменяет работу центральной нервной системы и приводит к физической зависимости. Алкоголь воздействует на нейротрансмиттерные системы мозга, что вызывает зависимость.
    наркологический вывод из запоя

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *