Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it
In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.
It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.
And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.
The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.
Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.
What should be documented?
You should document everything that has significance. It could be:
- a billing question.
- information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
- any questions the patient had about insurance or procedures.
Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.
If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.
There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.
And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.
It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.
Where should this information be documented?
Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.
Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.
Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.
These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.
Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.
Украинские Хиты – Антитіла – Лови Момент скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Антитіла – Лови Момент
Theo Rose – Pansament (Radio Edit) скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Theo Rose – Pansament (Radio Edit)
Скачать песню Housenick – I Like To Stay Alone (Original Mix) бесплатно в mp3
Housenick – I Like To Stay Alone (Original Mix)
Кучер & Janga – По Щекам Слезы скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Кучер & Janga – По Щекам Слезы
Robben Cepeda – Phobia (Original Mix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Robben Cepeda – Phobia (Original Mix)
Ivan Valeev – Novella (Zavada Remix) скачать бесплатно песню в mp3
Ivan Valeev – Novella (Zavada Remix)
Украинские Хиты – Скрябін – Мам скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Скрябін – Мам
Psyko Punkz – Victorious (Original Mix) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Psyko Punkz – Victorious (Original Mix)
Пісня Про Тата (А Роси Падають… 2007) – Наталія Май скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Пісня Про Тата (А Роси Падають… 2007) – Наталія Май
В Мире Животных – Музыка Из Заставки скачать бесплатно песню в mp3
В Мире Животных – Музыка Из Заставки
Скачать песню Russ – Nobody Knows бесплатно в mp3
Russ – Nobody Knows
Музыка В Машину 2022 – Lost Frequencies Feat. Calum Scott – Where Are You Now скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Музыка В Машину 2022 – Lost Frequencies Feat. Calum Scott – Where Are You Now
Русские Хиты 80-90-Х – Нэнси – Дым Сигарет С Ментолом скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Русские Хиты 80-90-Х – Нэнси – Дым Сигарет С Ментолом
Зарубежные Хиты 80-90-Х – Casablanca скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Зарубежные Хиты 80-90-Х – Casablanca
Скачать песню Loliwz – Сасисучка бесплатно в mp3
Loliwz – Сасисучка
J.p – Деньги Сила скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
J.p – Деньги Сила
Михаил Боярский – Зеленоглазое Такси (Dj Che Redrum) скачать бесплатно песню в mp3
Михаил Боярский – Зеленоглазое Такси (Dj Che Redrum)
Fungi – Rhealest скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Fungi – Rhealest
Nazenin – Evveli Sen Sonu Men 2019 (Dj Tebriz) скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Nazenin – Evveli Sen Sonu Men 2019 (Dj Tebriz)
Miyagi & Andy Panda – Minor (Anoraque Remix) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Miyagi & Andy Panda – Minor (Anoraque Remix)
Украинские Хиты – Після Дощу – Хочеш скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Після Дощу – Хочеш
Magnetron – Universal Language скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Magnetron – Universal Language
Дети Фристайла – Ревную скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Дети Фристайла – Ревную
Василь Грималюк – Сину Мій скачать бесплатно песню в mp3
Василь Грималюк – Сину Мій
Скачать песню Лизер – Наш Корабль Идет Ко Дну бесплатно в mp3
Лизер – Наш Корабль Идет Ко Дну
Natalie Merchant – There Is No Good Reason скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Natalie Merchant – There Is No Good Reason
Украинские Хиты – Максим Бородін – Скажи Мені скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Украинские Хиты – Максим Бородін – Скажи Мені
Мультfильмы – Волшебная Птица скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Мультfильмы – Волшебная Птица
Schoolboy Q – Lies (Feat. Ty Dolla Ign & Yg) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Schoolboy Q – Lies (Feat. Ty Dolla Ign & Yg)
Ladynsax Анастасия Высоцкая – Ace Of Base-Beautiful Life (Ladynsax Cover) скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Ladynsax Анастасия Высоцкая – Ace Of Base-Beautiful Life (Ladynsax Cover)
Undefined Artist – Roger Shah & Inger Hansen_-_Castles In The Sky(Extended Uplifting Mix) скачать бесплатно песню в mp3
Undefined Artist – Roger Shah & Inger Hansen_-_Castles In The Sky(Extended Uplifting Mix)
Shannon – Shake Up скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Shannon – Shake Up
Скачать песню Rival Mob – Tough Love бесплатно в mp3
Rival Mob – Tough Love
Шансон-Бутырка – А Для Вас Я Никто скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Шансон-Бутырка – А Для Вас Я Никто
Скачать песню Dino Mc47 – Тамерлан бесплатно в mp3
Dino Mc47 – Тамерлан
Kvpv – Beloving скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Kvpv – Beloving
Al Tanner – Doing Our Own Thang скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Al Tanner – Doing Our Own Thang
Ramil – Levis скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Ramil – Levis
Collini _ Ciara Feat Justin Timberlake – Love Sex And Magic (Collini House Redrum) скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Collini _ Ciara Feat Justin Timberlake – Love Sex And Magic (Collini House Redrum)
Музыка В Машину 2023 – Olivia Addams – Fool Me Once скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Музыка В Машину 2023 – Olivia Addams – Fool Me Once
Club Shakerz – Unicorn скачать песню в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Club Shakerz – Unicorn
Хиты 2024 – Instasamka, Лолита – На Титанике (Prod. Realmoneyken) скачать бесплатно песню в mp3
Хиты 2024 – Instasamka, Лолита – На Титанике (Prod. Realmoneyken)
Игорь Кибирев – Моя Память скачать в mp3 и слушать онлайн бесплатно
Игорь Кибирев – Моя Память
Скачать песню Alimkhanov A. – Cold Winter бесплатно в mp3
Alimkhanov A. – Cold Winter
Олег Винник – Тая-Тай скачать бесплатно песню в mp3
Олег Винник – Тая-Тай
Эльбрус Джанмирзоев Элвин Грей – Пошел Налево скачать песню бесплатно в mp3 и слушать онлайн
Эльбрус Джанмирзоев Элвин Грей – Пошел Налево
Skylar Grey – Everything I Need скачать бесплатно песню и слушать онлайн в mp3
Skylar Grey – Everything I Need
Марія Гайова – Моя Любов – Cover скачать песню бесплатно на телефон и слушать онлайн в mp3
Марія Гайова – Моя Любов – Cover
https://liod.ru/forum/user/14675/
http://fabnews.ru/forum/showthread.php?p=71682#post71682