Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,860 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,860 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  2. cryptoboss casino игровые автоматы

    Захватывающие слоты в казино Cryptoboss, для азартных игроков.
    Попробуйте свою удачу на автоматах в казино Cryptoboss, для тех, кто ищет азарта.
    Побеждайте на игровых автоматах Cryptoboss Casino, для тех, кто ищет адреналин.
    Попробуйте свою удачу на игровых автоматах в казино Cryptoboss, для тех, кто мечтает выиграть крупный приз.
    Развлекайтесь в казино Cryptoboss на лучших автоматах, и выигрывайте крупные суммы на реальные деньги.
    Играйте на популярных слотах в Cryptoboss Casino, для любителей азартных игр.
    Наслаждайтесь игрой в автоматы на сайте Cryptoboss Casino, для азартных игроков.
    Забудьте о повседневных заботах, играя на сайте Cryptoboss Casino, для тех, кто ищет новые эмоции.
    Уникальные автоматы в казино Cryptoboss, которые покорят вас своими возможностями.
    Лучшие слоты на сайте Cryptoboss ждут вас, для тех, кто готов рисковать.
    Не пропустите уникальные предложения для игры в казино Cryptoboss на автоматах, для тех, кто мечтает об успехе.
    Попробуйте свою удачу в казино Cryptoboss на увлекательных автоматах, где каждый может стать победителем.
    Погрузитесь в мир азарта, играя на сайте Cryptoboss Casino на автоматах, чтобы испытать настоящее волнение.
    Игровые автоматы в казино Cryptoboss, которые порадуют вас выигрышами.
    Развлекайтесь играя на сайте Cryptoboss Casino на увлекательных слотах, для любителей азарта.
    Попробуйте свою удачу в казино Cryptoboss, для тех, кто ищет азарт.
    Эмоции бурлят в крови, играя в казино Cryptoboss на автоматах, где каждый может испыт
    игровые автоматы криптобосс криптобосс автоматы .

    Reply
  3. JacobWearo

    Хранилище ссылок https://memo.top/about/ru для структу­рирования накопленных ресурсов. Добавляй ссылки на сторонние ресурсы, группируй их и делись со своими друзьями. Повысьте вашу продуктивность c помощью персонализированой стартовой страницы

    Reply
  4. JamesCaump

    У нас вы найдете ноутбуки различных конфигураций, размеров и цветов. Мы предлагаем ноутбуки с различными типами дисплеев, такими как IPS, OLED, TN, а также различными разрешениями экрана. Если вам нужен ноутбук для игр, мы предлагаем модели с высокой производительностью и мощными графическими картами. Если вы ищете ноутбук для работы, у нас есть модели с быстрыми процессорами и большим объемом памяти.

    Reply
  5. Sandipooft

    Алкогольный абстинентный синдром (ААС) развивается через несколько часов после последнего потребления алкоголя и достигает пика через 24-48 часов. Он характеризуется разнообразными симптомами, включающими тремор, потливость, тахикардию, гипертензию, тошноту, рвоту, бессонницу и тревожность. В тяжёлых случаях могут развиться делирий, судороги и галлюцинации, что требует немедленного медицинского вмешательства.
    Подробнее тут – частный вывод из запоя

    Reply
  6. AllenEntep

    Следует вызвать врача, рассказать о настораживающих симптомах, описать, что предшествовало их появлению. На основании полученной от пациента или его родственников информации нарколог посоветует, что можно предпринять на дому до его приезда.
    Разобраться лучше – Вызов нарколога на дом

    Reply
  7. Martyreato

    Запой представляет собой продолжительное, неконтролируемое употребление алкоголя, приводящее к тяжелым физическим и психическим последствиям. Это состояние является одним из наиболее сложных проявлений алкоголизма, требующее комплексного подхода к лечению и реабилитации.
    Подробнее тут – вывод из запоя на дому недорого

    Reply
  8. WandaExali

    Запой характеризуется непрерывным употреблением алкоголя в течение нескольких дней или даже недель, что приводит к значительному ухудшению физического и психического состояния человека.
    Получить дополнительные сведения – вывод из запоя на дому цена

    Reply
  9. курс рубля к тенге на сегодня

    Текущий курс валют в Казахстане: актуальная информация
    Способы отслеживания курса валют в Казахстане
    Доллар, евро, рубль: актуальный курс в Казахстане
    Какой курс валюты в Казахстане будет завтра
    Секреты выгодного обмена валюты в Казахстане
    курс валют в павлодаре курс доллара на сегодня в казахстане .

    Reply
  13. LaurenFuemI

    Зависимость от наркотиков и алкоголя — одна из самых острых социальных проблем современности. Нарушение внутреннего равновесия, разрушение отношений, снижение производительности и здоровья — все это лишь малая часть негативных последствий, которые переживают зависимые люди и их близкие.
    Изучить вопрос глубже – кодирование от алкоголизма

    Reply
  14. сайт cryptoboss casino

    Попробуйте свои силы в казино от Cryptoboss, добейтесь успеха вместе с лучшим криптовалютным казино, возможность выиграть крупный джекпот, освойте мир криптовалютных игр в казино Cryptoboss, выиграть криптовалюты легко в Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваш лучший выбор, будьте боссом в мире криптовалютных игр с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваша площадка для побед, качественный сервис и безопасность с Cryptoboss casino, особые привилегии для лучших игроков, достижения и успехи вместе с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваш путеводитель в мире криптовалютных игр, играйте и побеждайте с Cryptoboss casino, встречайте криптовалютного короля в казино, выигрывайте крупные суммы с Cryptoboss casino, присоединяйтесь к лидерам в мире криптовалютных игр с Cryptoboss casino.
    сайт cryptoboss casino сайт cryptoboss casino .

    Reply
  16. Travismum

    AI service pornx ai is an for creating personalized adult content. Select parameters and scenarios to receive high-quality videos tailored to your preferences. Enjoy full privacy and instant generation using cutting-edge technology.

    Reply
  20. Mattheworels

    Хранилище ссылок https://memo.top/about/ для структу­рирования накопленных ресурсов. Добавляй ссылки на сторонние ресурсы, группируй их и делись со своими друзьями. Повысьте вашу продуктивность c помощью персонализированой стартовой страницы

    Reply
  23. DanielTax

    U-misti.chernivtsi.ua — це онлайн-майданчик для громади міста, який надає інформаційні матеріали про культурні заходи. На порталі https://u-misti.chernivtsi.ua ви дізнаєтеся нові новини про життя Чернівців.

    Reply
  24. сервис центры в ростове на дону

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем:ремонт крупногабаритной техники в ростове на дону
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  25. скачать cryptoboss casino

    Встречайте криптовалютного босса в казино, добейтесь успеха вместе с королем криптовалютных игр, криптовалютные ставки для настоящих боссов, попробуйте удачу в казино Cryptoboss, выиграть криптовалюты легко в Cryptoboss casino, захватывающий азарт с криптовалютным боссом, будьте боссом в мире криптовалютных игр с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – ваша площадка для побед, удивительные возможности в казино от Cryptoboss, Cryptoboss casino – ваш путь к криптовалютному успеху, достижения и успехи вместе с Cryptoboss casino, большие выигрыши ждут вас в Cryptoboss casino, получите криптовалютные призы в Cryptoboss casino, следуйте за лидером с Cryptoboss casino, выигрывайте крупные суммы с Cryptoboss casino, Cryptoboss casino – гарант криптовалютных побед.
    криптобосс casino ru cryptoboss casino онлайн .

    Reply
  29. Williamspoib

    номер промокода – это шанс для новых пользователей получить больше золота при регистрации. Используйте в Melbet промокод сегодня – и расширяйте линейку бонусов на первый депозит! Промокод Мелбет – это набор символов, который пишется в специальное поле либо при регистрации, либо в игровом кабинете букмекерской конторы. Промокод не только активирует акцию, но и делает ее еще выгоднее. Найти промо коды просто на сайтах партнеров, ютуберов, каналах блогеров и в соц.сетях. Использование кодов выгодно в независимости от того, какой именно версии букмекерской конторы беттер отдает предпочтение. Офшорные букмекер предоставляет награды на спортивные ставки и на казино. На сегодня офшорный портал предоставляет приветственный бонус новичку на первый депозит на 100% от суммы пополнения счета. Максимальная сумма, которая может быть зачислена на бонусный счет – 8000. Она легко увеличивается, при использовании в Мелбет промо кода. Если раньше поднять сумму пополнения можно было до 9100 р., то сегодня награда за первое пополнение — 10400 рублей. Депозит увеличивается не на 100%, а уже на 130%.

    Reply
  31. WandaExali

    Запой характеризуется непрерывным употреблением алкоголя в течение нескольких дней или даже недель, что приводит к значительному ухудшению физического и психического состояния человека.
    Исследовать вопрос подробнее – вывод из алкогольного запоя

    Reply
  32. Euniceluple

    Вывод из запоя — это сложный и многоэтапный процесс, требующий комплексного подхода и поддержки. Важно обратиться за профессиональной помощью, получать психологическую поддержку и вести здоровый образ жизни. Только так можно добиться устойчивой ремиссии и улучшить качество жизни.
    Разобраться лучше – вывод из запоя анонимно

    Reply
  33. Tracymef

    Хотя лучше всего проходить лечение под наблюдением специалистов, существуют также методы, которые можно использовать дома. Однако важно помнить, что самолечение может быть опасным, и перед началом любых процедур необходимо проконсультироваться с врачом.
    Разобраться лучше – вывод из запоя вызов

    Reply
  35. Mariemet

    Первым и самым важным шагом при выводе из запоя является обращение за медицинской помощью. Специалисты помогут оценить состояние пациента и предложить наилучший способ лечения. Важно помнить, что самостоятельный выход из запоя может быть опасен для здоровья и жизни человека.
    Получить больше информации – вывод из запоя на дому

    Reply
  37. GloriaCak

    Запой — это состояние, при котором человек в течение нескольких дней или недель непрерывно употребляет алкоголь. Такое поведение сопровождается серьезными физическими и психологическими нарушениями, включая депрессию, тревожность, потерю аппетита, бессонницу и галлюцинации.
    Углубиться в тему – вывод из запоя на дому цена

    Reply
  38. WandaExali

    Запой характеризуется непрерывным употреблением алкоголя в течение нескольких дней или даже недель, что приводит к значительному ухудшению физического и психического состояния человека.
    Разобраться лучше – помощь вывод из запоя

    Reply
  39. Charlesspoib

    Букмекерская контора Мелбет предлагает хорошо организованный сервис для пользования услугами оператора. Разнообразие ставок с неплохими коэффициентами сопровождается бонусными программами, нацеленными на поддержание интересов клиентов. Получение бонусов от букмекера позволяет получить новый безболезненный опыт на ставках, что особенно важно для новичков промокод ком. Однако предполагаем, что снижение требований по отыгрышу бонусов сделали бы букмекера еще привлекательнее для игроков.

    Reply
  41. Tanyaskype

    Первый этап вывода из запоя – это детоксикация организма. Она включает в себя удаление токсинов, накопившихся в результате длительного употребления алкоголя. Этот процесс должен проводиться под наблюдением медицинских специалистов, так как резкое прекращение употребления алкоголя может вызвать серьезные осложнения, такие как алкогольный делирий (белая горячка), судороги и другие острые состояния.
    Ознакомиться с деталями – вывод из запоя с выездом

    Reply
  42. Brandoncap

    У нас вы найдете ноутбуки различных конфигураций, размеров и цветов. Мы предлагаем ноутбуки с различными типами дисплеев, такими как IPS, OLED, TN, а также различными разрешениями экрана. Если вам нужен ноутбук для игр, мы предлагаем модели с высокой производительностью и мощными графическими картами. Если вы ищете ноутбук для работы, у нас есть модели с быстрыми процессорами и большим объемом памяти.

    Reply
  43. ремонт техники в ростове на дону

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем:ремонт крупногабаритной техники в ростове на дону
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  44. Staceysaure

    Федерация – это проводник в мир покупки запрещенных товаров, можно купить гашиш, купить мефедрон, купить кокаин, купить меф, купить экстази, купить альфа пвп, купить гаш в различных городах. Москва, Санкт-Петербург, Краснодар, Владивосток, Красноярск, Норильск, Екатеринбург, Мск, СПБ, Хабаровск, Новосибирск, Казань и еще 100+ городов.

    Reply
  48. FosterInfor

    Ремонт компьютеров в Зеленограде на дому https://zelcompuhelp.ru профессиональная помощь в удобное для вас время. Настройка, диагностика, замена комплектующих и программное обеспечение. Быстрое решение любых проблем с вашим ПК без необходимости его транспортировки.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *