Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,869 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,869 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  2. Mariemet

    Первым и самым важным шагом при выводе из запоя является обращение за медицинской помощью. Специалисты помогут оценить состояние пациента и предложить наилучший способ лечения. Важно помнить, что самостоятельный выход из запоя может быть опасен для здоровья и жизни человека.
    Детальнее – быстрый вывод из запоя

    Reply
  4. TracyLor

    Во время запоя организм испытывает сильное токсическое воздействие этанола, что приводит к нарушению работы многих органов и систем. Постепенно формируется физическая и психическая зависимость, которая затрудняет самостоятельный выход из этого состояния.
    Изучить вопрос глубже – вывод из алкогольного запоя

    Reply
  6. Mariemet

    Первым и самым важным шагом при выводе из запоя является обращение за медицинской помощью. Специалисты помогут оценить состояние пациента и предложить наилучший способ лечения. Важно помнить, что самостоятельный выход из запоя может быть опасен для здоровья и жизни человека.
    Изучить вопрос глубже – нарколог вывод из запоя

    Reply
  13. StevenScere


    Новые методы лечения болезни Паркинсона в клинике Neuro Implant Clinic.
    Акупунктура уха – новый метод лечения болезни Паркинсона, Альцгеймера, Рассеянного Склероза.
    Выездное лечение в разные Страны.
    Отзывы нашего метода на официальном сайте Neuro Implant Clinic.

    Reply
  14. LarryVew

    Мотанка https://motanka.co.ua ваш джерело актуальної інформації! Узнайте про головні події в світі, країні і вашому регіоні. Політика, економіка, спорт, технології та культура – ??все, що важливо, в одному місці.

    Reply
  15. Stevenfloat

    Телеграм бот https://brickquick.ru предназначен для поиска информации из открытых источников, проверки утечек данных и сбора сведений по таким персональным данным, как номер телефона, электронная почта и профили в социальных сетях.

    Reply
  16. MarvinUsava

    Инновационный бот в Telegram https://2-box.ru позволяющий получить доступ к информации о пользователях, таких как номера телефонов, email-адреса и другие личные данные. С его помощью можно быстро найти сведения о людях, пользователях соцсетей или мессенджеров.

    Reply
  18. Davidtwiva

    Конструктор документов https://forma.today позволяет мгновенно создавать документы. Для этого нужно выбрать шаблон, заполнить несколько полей и получить готовый документ. Процесс создания автоматизирован, а заполнение данных по ИНН и подсказки при вводе адреса облегчают работу.

    Reply
  20. StanleyTruff


    Временная регистрация в СПб: Быстро и Легально!
    Ищете, где оформить временную регистрацию в Санкт-Петербурге?
    Мы гарантируем быстрое и легальное оформление без очередей и лишних документов.
    Ваше спокойствие – наша забота!
    Минимум усилий • Максимум удобства • Полная легальность
    Свяжитесь с нами прямо сейчас!
    Временная регистрация

    Reply
  21. Jamesspoib

    Букмекер Мелбет неслучайно пользуется популярностью среди игроков. Если вы желаете делать ставки на UFC, воспользуйтесь сайтом оператора Мелбет. Здесь предложена одна из лучших росписей в режиме Live и в линии. Обширная вариативность ставок – на исход, продолжительность состязания и формы досрочных побед, а также сравнительно высокие коэффициенты сделают вашу игру наиболее насыщенной. Для поддержания интересов клиентов, букмекер Мелбет предлагает разнообразные бонусные программы, которые дают определенные привилегии игрокам. Они могут выражаться в фрибетах, бонусах к депозиту или в виде кэшбэка. Чтобы открыть доступ ко всем бонусам от букмекера, используйте промокод при регистрации мелбет. Бонусы, которые предлагает букмекер действующим клиентам, можно использовать на ставках по любым спортивным направлениям. Если вы интересуетесь смешанными единоборствами, на сайте Мелбет можно найти порядка сотни предложений по заключению пари на актуальные матчи. Выбор ставок доступен как в линии, так и в Live-разделе. Чтобы воспользоваться бонусами от букмекера и перейти к заключению пари на спорт, необходимо создать личную учетную запись на сайте. Рассказываем, как это сделать.

    Reply
  29. Douglasrix

    1xBet
    1xBet provides customer support through various channels, including WhatsApp. In Sri Lanka, users can contact 1xBet’s support team via WhatsApp for assistance with issues like promo codes, bonuses, and account management.

    Reply
  30. RichardAdomb

    У місті Чернівці https://u-misti.chernivtsi.ua — це інтернет-ресурс для активної громади, який пропонує огляди подій про життя Чернівців. На ресурсі ви дізнаєтеся до цікавих матеріалів про місцеві новини.

    Reply
  32. Ремонт гироскутеров в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту гироскутеров в Москве.
    Мы предлагаем: где можно отремонтировать гироскутер в москве
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  33. Mariemet

    Первым и самым важным шагом при выводе из запоя является обращение за медицинской помощью. Специалисты помогут оценить состояние пациента и предложить наилучший способ лечения. Важно помнить, что самостоятельный выход из запоя может быть опасен для здоровья и жизни человека.
    Исследовать вопрос подробнее – вывод из запоя цена

    Reply
  34. MelindaKex

    В этой статье мы рассмотрим все аспекты вывода из запоя, начиная от первой помощи и заканчивая длительной реабилитацией. Прежде чем перейти к методам вывода из запоя, важно понять, что именно представляет собой это состояние.
    Детальнее – вывод из запоя анонимно

    Reply
  37. Connorspoib

    Бонус Код Букмекерской Мелбет При Регистрации – это код для новых пользователей, так как он дает денежные призы на первый депозит новым игрокам. С их помощью вы получите на 30% больше возврата средств, чем при стандартной регистрации, или фрибет. Букмекерская контора Мелбет работает на рынке беттинга уже довольно долго. За время существования она успела получить доверие многотысячной аудитории игроков и сформировать четкую стратегию взаимодействия с клиентами. Для всех участников БК доступны различные поощрения, подарки и акции. Среди них – Мелбет промокод при регистрации, расширяющий список привилегий для нового, или активного пользователя.

    Reply
  38. Jewelllor

    Продолжительное употребление алкоголя приводит к адаптации рецепторов ГАМК и глутамата. В результате, при внезапном прекращении приема алкоголя наблюдается гиперактивность ЦНС, что проявляется в виде тревожности, раздражительности, судорог и делирия. Эти симптомы могут быть опасны для жизни и требуют немедленного медицинского вмешательства.
    Изучить вопрос глубже – вывод из запоя в стационаре

    Reply
  41. Mariemet

    Первым и самым важным шагом при выводе из запоя является обращение за медицинской помощью. Специалисты помогут оценить состояние пациента и предложить наилучший способ лечения. Важно помнить, что самостоятельный выход из запоя может быть опасен для здоровья и жизни человека.
    Узнать больше – о клинике

    Reply
  43. AliceKnila

    Запойное состояние является одной из наиболее серьезных форм алкогольной зависимости, характеризующейся продолжительным и неконтролируемым употреблением спиртных напитков. Это состояние требует комплексного и квалифицированного медицинского вмешательства.
    Разобраться лучше – помощь вывод из запоя

    Reply
  46. JessicaFriff

    Толерантность означает необходимость употребления больших доз алкоголя для достижения того же эффекта, что и раньше при меньших дозах. Синдром отмены алкоголя возникает при резком прекращении его употребления и включает в себя симптомы от легкого беспокойства и тремора до тяжелых форм, таких как делирий тременс.
    Подробнее можно узнать тут – вывод из запоя анонимно

    Reply
  47. LizzieVen

    Мы предлагаем огромный ассортимент лодок ПВХ, лодочных моторов, запчастей и аксессуаров, которые сделают ваше времяпрепровождение на воде комфортным и надежным.

    лодка риф 390 ф нднд тритон цена – это отличный вариант для отдыха с рыбалкой в любом водоеме или веселых развлечений на воде. Наши лодки ПВХ легкие, устойчивые и компактные, они легко перевозятся и быстро накачиваются. Мы предлагаем товары различных размеров и параметров, чтобы вы могли выбрать именно ту, которая подходит вам по вкусу.

    Наши безотказные подвесные моторы для лодок гарантируют вам хорошую скорость и маневренность в любом водоеме. Ассортимент запасных частей и аксессуаров позволят поддерживать вашу лодку ПВХ в исправном состоянии и сделают любую поездку максимально беспроблемной.

    Делая заказ у нас, вы получите не только качественный продукт, но и советы профессионала, а также гарантии на все продукты. Заказывайте лодки ПВХ и все необходимое для отдыха уже сегодня!

    Reply
  48. PaulaPsync

    Запой характеризуется регулярным и чрезмерным потреблением алкоголя на протяжении нескольких дней или недель. Это состояние развивается на фоне хронической алкоголизации и является следствием изменения функционирования центральной нервной системы.
    Углубиться в тему – помощь вывод из запоя

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *