Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,873 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,873 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. velosiped-magazin.ru

    Купить скоростной велосипед velosiped-magazin.ru

    По поводу купить в москве велосипед Вы пришли по правильному адресу. Наш интернет магазин является представителем известных брендов, которые делают лучшие велосипеды. После покупки функционирует гарантия и предлагается платное хранение велосипедов в Москве на холодный период.

    Reply
  3. Josephtrags


    Временная регистрация в Санкт-Петербурге: Быстро и Легально!
    Ищете, где оформить временную регистрацию в СПБ?
    Мы гарантируем быстрое и легальное оформление без очередей и лишних документов.
    Ваше спокойствие – наша забота!
    Минимум усилий • Максимум удобства • Полная легальность
    Свяжитесь с нами прямо сейчас!
    Временная регистрация в СПБ

    Reply
  4. velosiped-magazin.ru

    Электровелосипеды купить на velosiped-magazin.ru

    Если Вы планировали найти велосипед скоростной купить в Москве, то звоните прямо сейчас. Наш контактный телефон +7(495)128-48-26 для связи и получения консультации. Наши консультанты помогут с подбором и оформят Вам заказ с доставкой по Москве.

    Reply
  7. velosiped-internet-magazin.ru

    Магазин велосипедов velosiped-internet-magazin.ru

    По поводу магазин велосипедов онлайн Вы попали по нужному адресу. Тут широкий ассортимент велосипедов представлен в наличии и под заказ. По возникшим вопросам обращайтесь по телефону +7(495)215-27-98 или оформите обратный звонок. Наши специалисты ответят на все вопросы, предоставят рекомендации по подбору и приобретению велосипедов и велозапчастей к ним.

    Reply
  9. velosiped-internet-magazin.ru

    Магазин велосипедов velosiped-internet-magazin.ru

    Если Вы хотели найти магазин велосипедов рядом со мной то переходите к нам. Представляем услугу зимнего хранения велосипедов в Москве по смешным ценам. Для небольших квартир без кладовых или балконов очень удобно на зимнее время отдать велосипед на хранение в спец место. У нас вы получите прекрасный сервис с доставкой по надобности.

    Reply
  17. Sondraflelm

    Мы гарантируем полную анонимность, так как понимаем, что пребывание у нас может нанести серьезный вред репутации человека. Цены у нас доступны, поэтому к нам обращаются даже люди с ограниченным бюджетом.
    Получить больше информации – вызвать нарколога на дом

    Reply
  18. CarolynSlele

    Избавьтесь от алкогольной зависимости с помощью нашего комплексного лечения, разработанного для тех, кто стремится к долгосрочной трезвости.
    Подробнее можно узнать тут – выезд психиатра на дом

    Reply
  19. Lottieamise

    Помощь включает круглосуточный выезд нарколога на дом к пациенту, терапию в стационаре или амбулаторно, а также последующую реабилитацию зависимого. Лечение в частной клинике — полностью анонимно.
    Детальнее – клиника лечения алкоголизма

    Reply
  22. Waynefal

    Алкоголизм, к сожалению, проблема, которая была, есть и будет всегда преследовать человечество. Однако на сегодняшний день продолжают разрабатываться эффективные подходы к лечению алкоголизма.
    Подробнее тут – нарколог на дом

    Reply
  25. Olindaboupt

    Основная цель клиники — создание благоприятной среды для эффективного лечения и восстановления пациентов с зависимостью. Мы стремимся к тому, чтобы каждый человек, обратившийся за помощью, получил индивидуальный план терапии, учитывающий его уникальные потребности и особенности.
    Получить дополнительную информацию – вывод из запоя гагарина 178т

    Reply
  26. MableItEva

    Во время вывода из запоя на дому круглосуточно пациент находится под постоянным наблюдением квалифицированных специалистов. Это позволяет контролировать его состояние, измерять жизненно важные показатели, такие как давление и пульс, и своевременно реагировать на любые отклонения.Во время вывода из запоя на дому круглосуточно пациент находится под постоянным наблюдением квалифицированных специалистов. Это позволяет контролировать его состояние, измерять жизненно важные показатели, такие как давление и пульс, и своевременно реагировать на любые отклонения.
    Получить больше информации – вывод из запоя на дому куровское

    Reply
  27. AmberChado

    Детоксикация включает устранение токсинов с помощью капельниц с физиологическими растворами и витаминами группы B, что снижает уровень интоксикации и улучшает общее состояние. Психологическая поддержка осуществляется через работу с психологом или психотерапевтом, а также поддержку близких. Медикаментозное лечение направлено на снижение проявлений абстиненции с использованием антипсихотиков и седативных средств.
    Изучить вопрос глубже – вывод из запоя круглосуточно абакан

    Reply
  48. Charlesamouh


    Продажа мини-погрузчиков Lonking

    Продажа мини-погрузчиков Lonking на территории России от официального
    дистрибьютора. Новая многофункциональная техника для любых задач.
    Наши машины предназначены для того, чтобы упростить вашу работу:
    от строительных площадок до складских операций.

    Высокая эффективность, надежность и инновационные решения — все,
    что вам нужно для успешных проектов. Погрузите свой бизнес в будущее
    с мини-погрузчиками Lonking!

    47% российских покупателей выбрали мини-погрузчики Lonking в 2023 году
    продано более 1200 единиц.
    Lonking

    Reply
  49. mirtinvest.ru

    Ищешь, где получить займ на карту без отказов и проверок? Тогда ты по адресу! На mirtinvest.ru собраны лучшие предложения от проверенных МФО, которые реально выдают микрозаймы каждому. Хватит переживать из-за отказов — заходи на наш сайт, выбери подходящий займ и получи деньги уже сегодня! Процесс простой, быстрый и без лишних вопросов. Финансовая помощь ближе, чем ты думаешь!

    Reply
  50. mirtinvest.ru

    Сайт mirtinvest.ru предоставляет доступ к более чем 40 проверенным МФО, выдающим микрокредиты на карту без отказов. Все наши партнёры работают в соответствии с законодательством, предлагая ставки не выше 0,8% в день. Минимальные требования и возможность получения займа с 18 лет делают наш сервис одним из лучших решений для срочной финансовой поддержки. Мы предлагаем только лицензированные компании, что гарантирует надёжность и безопасность каждой сделки.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *