Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

3,876 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

3,876 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. SarahAcume

    Алкогольная зависимость представляет собой значимую проблему, требующую специализированного вмешательства. Запойное состояние характеризуется длительным потреблением спиртного, приводящим к физической и психической зависимости. В этом контексте вывод из запоя становится необходимым шагом к восстановлению здоровья. Обеспечение круглосуточной помощи позволяет минимизировать риски для пациента, повышая вероятность успешного завершения терапии.
    Узнать больше – вывод из запоя круглосуточно ивантеевка

    Reply
  2. Normavew

    Наркологическая клиника “Вектор выздоровления” представляет собой специализированное медицинское учреждение, нацеленное на оказание квалифицированной помощи лицам, страдающим от алкогольной и наркотической зависимости. Наша основная задача — предоставить эффективные методы лечения и поддержку, чтобы помочь пациентам преодолеть пагубное пристрастие и достичь устойчивой ремиссии.
    Узнать больше – срочный вывод из запоя коломна

    Reply
  4. Waynefal

    Алкоголизм, к сожалению, проблема, которая была, есть и будет всегда преследовать человечество. Однако на сегодняшний день продолжают разрабатываться эффективные подходы к лечению алкоголизма.
    Подробнее можно узнать тут – наркология лечение алкоголизма

    Reply
  5. RaymondSkese


    Продажа мини-погрузчиков Lonking

    Продажа мини-погрузчиков Lonking на территории России от официального
    дистрибьютора. Новая многофункциональная техника для любых задач.
    Наши машины предназначены для того, чтобы упростить вашу работу:
    от строительных площадок до складских операций.

    Высокая эффективность, надежность и инновационные решения — все,
    что вам нужно для успешных проектов. Погрузите свой бизнес в будущее
    с мини-погрузчиками Lonking!

    47% российских покупателей выбрали мини-погрузчики Lonking в 2023 году продано более 1200 единиц.
    Мини-погрузчики Lonking

    Reply
  15. baikalwheels.ru

    Наша компания Baikal-Wheels также предлагает премиальные кованые диски на заказ и литые диски купить в нижнем новгороде которые славятся прочностью и легкостью, оптимизирующей динамические характеристики автомобиля. Приобретая продукцию в компании Baikal-Wheels, вы получаете не только качественные изделия от лучших производителей, но и профессиональный подход с удобной доставкой прямо к двери.

    Reply
  16. baikalwheels.ru

    Если вы хотите подчеркнуть стиль своему автомобилю и сделать его особенным, то на сайте baikalwheels.ru у вас есть возможность диски 15 радиус цена литые популярных мировых брендов. В каталоге представлены такие бренды, как Replika, Nitro, Legeartis и K&K, которые славятся качеством. Размеры варьируются от 16 до 22 дюймов, что позволяет подобрать идеальные диски для любых автомобилей — от седанов до внедорожников.

    Reply
  21. Gichardslume

    I blog frequently and I genuinely thank you for your information. The article has really peaked my interest. I will book mark your website and keep checking for new details about once per week. I subscribed to your Feed too.

    1xbet India Promo Code

    Reply
  22. DanielPer

    Цена выведения из запоя на дому может колебаться в диапазоне от 5000 до 20 000 рублей и более. Данный метод подразумевает оказание медицинской помощи пациенту в привычной домашней обстановке, что имеет свои преимущества и особенности. Выездная бригада врачей проводит осмотр и оценку состояния пациента, назначает необходимые препараты и процедуры.
    Узнать больше – вывод из запоя цена наркология

    Reply
  24. LindaHek

    Терапия в нашем медцентре подразумевает комплексный подход с применением современных и эффективных препаратов, методик реабилитации. Мы оказываем помощь не только при алкоголизме, а также при наркомании по доступной цене.
    Изучить вопрос глубже – нарколог на дом цена

    Reply
  25. Pearltauth

    Существуют различные медицинские учреждения, предоставляющие услуги по выводу из запоя по разумным ценам. Для пациентов важно понимать, какие факторы влияют на стоимость лечения. Прежде всего, квалификация специалистов.
    Подробнее можно узнать тут – вывод из запоя анонимно барнаул

    Reply
  28. Blancahoava

    Одним из важных факторов, способствующих успешному лечению, является анонимность. Многие люди опасаются осуждения и нежелательных последствий, что препятствует обращению за медицинской помощью. Стационарные учреждения обеспечивают полную конфиденциальность, что позволяет пациентам чувствовать себя защищёнными.
    Исследовать вопрос подробнее – быстрый вывод из запоя в стационаре владикавказ

    Reply
  29. TerriEXIVY

    Стационарный вывод из запоя подразумевает госпитализацию пациента в специализированное учреждение. Процесс включает в себя детоксикацию, которая состоит из очищения организма от токсинов, накопленных в результате чрезмерного употребления алкоголя. В условиях стационара осуществляется постоянный мониторинг состояния пациента, что позволяет своевременно выявлять возможные осложнения.
    Разобраться лучше – вывод из запоя анонимно шахты

    Reply
  37. DonaldDen


    Продажа мини-погрузчиков Lonking

    Продажа мини-погрузчиков Lonking на территории России от официального дистрибьютора.
    Новая многофункциональная техника для любых задач.
    Наши машины предназначены для того, чтобы упростить вашу работу: от строительных площадок
    до складских операций.

    Высокая эффективность, надежность и инновационные решения — все, что вам нужно
    для успешных проектов. Погрузите свой бизнес в будущее с мини-погрузчиками Lonking!

    47% российских покупателей выбрали мини-погрузчики Lonking в 2023 году продано более 1200 единиц.
    Наши сайт: Мини-погрузчики Lonking

    Reply
  46. Vizaimekic

    Нужен займ без звонков и под 0%, но не знаете, где найти такие условия? Срочные микрозаймы онлайн 24/7 предлагает список проверенных МФО с мгновенным онлайн-одобрением. Вам не придется тратить время на ожидание и общение с операторами – деньги поступят на карту моментально. Подпишитесь на канал, чтобы узнать о лучших предложениях.

    Reply
  48. Vizaimekic

    Устали от отказов по заявкам на займ? Микрозаймы с плохой кредитной историей собрал для вас список лучших микрофинансовых организаций, которые реально выдают деньги на карту без проволочек! Подписывайтесь, чтобы получить доступ к новым и малоизвестным займам, которые уже сегодня могут оказаться на вашем счете. Хватит ждать – действуйте сейчас!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *