Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,455 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,455 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  22. PaigeEnvew

    Алкогольная интоксикация, или запой, представляет собой состояние, при котором организм человека испытывает сильное воздействие этанола, что приводит к нарушению нормального функционирования физиологических систем. Вывод из запоя является важной медицинской процедурой, направленной на устранение последствий чрезмерного употребления алкоголя и восстановление здоровья пациента. В этой статье мы рассмотрим различные аспекты анонимного вывода из запоя, включая методы лечения, преимущества и важность сохранения конфиденциальности.
    Выяснить больше – вывод из алкогольного запоя анонимно

    Reply
  23. VincentRardy

    Вывод из запоя на дому позволяет пациентам избежать госпитализации и обеспечить комфортные условия для восстановления. Стоимость данной процедуры может варьироваться в зависимости от ряда факторов, включая удалённость от медицинского учреждения, тяжесть состояния и объем необходимых вмешательств. В среднем, цены колеблются от 5000 до 15000 рублей, однако в случае сложных заболеваний или необходимости дополнительных манипуляций эта сумма может значительно возрасти.
    Подробнее можно узнать тут – вывод из запоя каменск шахтинский цены

    Reply
  25. DavidUnagS

    Оформление отказных писем https://vniitest.ru поможет юридическим лицам вести деятельность и проходить таможенный контроль, а контролирующим органам в свою очередь при наличии данного документа будет проще проверять разрешительные документы на продукцию.

    Reply
  27. Angelakip

    Вывод из запоя — это важный процесс, необходимый для людей, страдающих алкогольной зависимостью. Запойное пьянство характеризуется продолжительным и интенсивным потреблением алкоголя, что приводит к серьезным физическим и психологическим последствиям. Часто пациенты сталкиваются с различными заболеваниями, включая цирроз печени, панкреатит, алкогольный делирий и другие.
    Углубиться в тему – вывод из запоя на дому срочно proalkogolizm

    Reply
  28. EbonyCab

    Наркологическая клиника “Путь к выздоровлению” — специализированное медицинское учреждение, предназначенное для оказания помощи лицам, страдающим от алкогольной и наркотической зависимости. Наша основная задача — предоставить эффективные методы лечения и поддержку, чтобы помочь пациентам преодолеть пагубное пристрастие и восстановить их физическое и психическое здоровье.
    Получить дополнительные сведения – вывод из запоя в стационаре нижний новгород

    Reply
  29. Kathycut

    Запой представляет собой критическое состояние, возникающее при длительном употреблении алкогольных напитков. Это явление требует специализированного подхода, так как приводит к серьёзным нарушениям как физического, так и психического здоровья пациента. Стационарное лечение становится необходимым этапом в процессе восстановления. В данной статье рассмотрены основные аспекты анонимного вывода, скорость лечения, а также роль нарколога в процессе реабилитации.
    Подробнее можно узнать тут – вывод из запоя в стационаре щелково

    Reply
  33. casino7k

    Получите доступ к эксклюзивным бонусам в 7k Casino, используя промокод ANDROID777 после скачивания APK https://t.me/casino_7kk

    Reply
  42. JonasFlorp

    TradingEvent https://tradingevent.ru это информационный портал для трейдеров и инвесторов, который предлагает актуальные прогнозы по движению финансовых активов, включая акции, валюты, криптовалюты

    Reply
  44. zaimbfzv

    Нуждаетесь в быстрых и надёжных займах? Тогда вам стоит посетить dengibyn.ru для выгодных условий.

    Reply
  50. KarenSwoke

    Вывод из запоя на дому предполагает оказание медицинских услуг в любое время суток. Процедура начинается с первичной оценки состояния пациента. Нарколог или врач-нарколог проводит осмотр, определяя уровень опьянения и выявляя сопутствующие заболевания, если таковые имеются. Важным аспектом является контроль за жизненными показателями: артериальным давлением, частотой пульса, температурой тела.
    Подробнее – наркологическая помощь клиника екатерины шуровой

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *