Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,454 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,454 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  6. ремонт техники в челябинске

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: ремонт бытовой техники в челябинске
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  8. Earnestlow

    I’m gone to inform my little brother, that he should also pay a quick visit this website on regular basis to get updated from hottest news.
    1Вин

    Reply
  11. ремонт техники в челябинске

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: ремонт крупногабаритной техники в челябинске
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  13. сервис центры в барнауле

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: ремонт крупногабаритной техники в барнауле
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  16. MarthaGaw

    Быстрый вывод из запоя в условиях стационара достигается за счет комплексного подхода, включающего в себя несколько этапов. Во-первых, проводится детальная диагностика, включающая анализы крови, мочи, ЭКГ и другие исследования. Это позволяет оценить степень интоксикации, выявить возможные осложнения и разработать индивидуальный план лечения.
    Выяснить больше – наркологическая клиника гродно

    Reply
  18. Индексация ссылок в Google

    Начните массовую индексацию ссылок в Google прямо cейчас!
    Быстрая индексация ссылок имеет ключевое значение для успеха вашего онлайн-бизнеса. Чем быстрее поисковые системы обнаружат и проиндексируют ваши ссылки, тем быстрее вы сможете привлечь новую аудиторию и повысить позиции вашего сайта в результатах поиска.
    Не теряйте времени! Начните пользоваться нашим сервисом для ускоренной индексации внешних ссылок в Google и Yandex. Зарегистрируйтесь сегодня и получите первые результаты уже завтра. Ваш успех в ваших руках!

    Reply
  26. zaimmrvg

    Не можете найти, где выгоднее всего оформить кредит? На limazaim вы найдете все варианты и детали.

    Reply
  28. Lindaral

    В современном обществе проблема зависимостей от психоактивных веществ становится всё более актуальной. Алкоголизм, наркомания и игромания представляют собой серьёзные вызовы для общественного здоровья и безопасности. В условиях растущей нагрузки на систему здравоохранения, Наркологическая клиника “Свет надежды” предлагает комплексные решения для людей, страдающих от различных форм зависимости. Мы сосредоточены на индивидуальном подходе к каждому пациенту, что позволяет достигать высоких результатов в лечении и реабилитации.
    Углубиться в тему – вывод из запоя бехтерев спб

    Reply
  29. DavidEvart

    Букмекерская контора 1win предоставляет пользователям широкий выбор ставок на спорт, высокие коэффициенты и удобный интерфейс. Быстрые выплаты, регулярные бонусы и акции делают 1Win популярной среди игроков. Присоединяйтесь к 1Win и начните выигрывать уже сегодня!

    Reply
  30. Rhondazet

    Запой — это состояние, при котором происходит длительное употребление алкоголя, что приводит к формированию зависимости. Это патологическое состояние влечёт за собой серьёзные последствия для здоровья, включая физические и психические расстройства. Симптомы, возникающие при абстиненции, могут варьироваться от легкого дискомфорта до угрожающих жизни состояний.
    Выяснить больше – наркология вывод из запоя анонимно барнаул

    Reply
  31. Pattisuh

    Круглосуточный вывод из запоя — это неотложная медицинская процедура, направленная на оказание помощи пациентам с алкогольной интоксикацией и сопутствующими осложнениями. Запой представляет собой состояние, при котором человек не может контролировать потребление алкоголя, что приводит к тяжелым последствиям для здоровья.
    Углубиться в тему – вывод из запоя ленинградская круглосуточно

    Reply
  32. Emilyneaps

    Вывод из запоя на дому представляет собой удобный вариант для пациентов, желающих избежать госпитализации и оставаться в привычной обстановке. Стоимость данной услуги может значительно варьироваться в зависимости от различных факторов, таких как удалённость места проведения процедуры, степень тяжести состояния пациента, а также объем необходимых медицинских манипуляций. В среднем цена на вывод из запоя на дому составляет от 6000 до 25000 рублей.
    Получить дополнительные сведения – вывод из запоя цена доктор

    Reply
  34. Dana Ellery

    I am genuinely thankful to the owner of this website for sharing his brilliant ideas. I can see how much you’ve helped everybody who comes across your page. By the way, here is my webpage UY4 about Thai-Massage.

    Reply
  41. станок лазерной резки цена

    Оптоволоконные лазерные станки для металлорезки
    Предлагаем инновационные оптоволоконные лазерные станки, обеспечивающие точную резку металла с минимальными затратами на обслуживание.

    станок с лазерной резкой металла оборудование для лазерной резки .

    Reply
  42. megaapteka rapt

    Команда мегааптека.ру включает высококвалифицированных специалистов, таких как Провизор Асанова Наталья Геннадьевна, которые проводят поиск лекарств в аптеках. Важно отметить и опыт специалистов, таких как Провизор Подойницына Алёна Андреевна, которые обеспечивают надежные рекомендации. На сайте magapteka.ru можно найти рецепты и инструкции по применению.

    Команда мегааптека.ру рады представить нашими квалифицированными специалистами, включая опытного провизора Асанову Наталью, провизора Рипатти Юлию Игоревну, а также провизора Наталью Зотину. Наш врач Кристина Богданова всегда готов оказать профессиональную помощь.

    Подойницына Алёна, провизор Долгих Наталия Вадимовна, а также Екатерина Ибраева обеспечивают высокий уровень обслуживания и помощи.

    Наши кандидаты фармацевтических наук: Погорелова Евгения Сергеевна – квалифицированные специалисты, которые предлагают качественные услуги по выбору препаратов. Также с вами работает провизор Черенёва Анастасия Дмитриевна, оказывая поддержку клиентам на высоком уровне.

    В мега аптека вы найдете инструкции по применению с помощью нашей опытной команды специалистов.

    Reply
  47. Haroldtoike

    Платформа 1вин предлагает широкий выбор спортивных событий, киберспорта и азартных игр. Пользователи получают высокие коэффициенты, быстрые выплаты и круглосуточную поддержку. Программа лояльности и бонусы делают игру выгоднее.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *