Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,453 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,453 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  8. оптоволоконный лазерный станок

    Запчасти для лазерных станков: оперативная поставка
    Осуществляем быструю поставку оригинальных запчастей для лазерных станков, что гарантирует бесперебойную работу вашего оборудования.

    станки лазерной резки металла станок для лазерной резки листового металла .

    Reply
  9. Eunicegom

    Процедура вывода из запоя на дому включает множество мероприятий, направленных на восстановление нормального состояния пациента. Этот подход часто используется, когда стационарное лечение невозможно по ряду причин, таких как семейные обстоятельства или недостаток времени. Основные компоненты вывода на дому включают детоксикацию, психологическую поддержку, медикаментозное лечение, коррекцию питания и долгосрочную реабилитацию.
    Разобраться лучше – вывод из запоя на дому касимов круглосуточно

    Reply
  10. CarolTousa

    Вывод из запоя — это процесс, необходимый для людей, страдающих алкогольной зависимостью. Состояние запойного пьянства характеризуется длительным и интенсивным употреблением алкоголя, что приводит к физической и психологической зависимости. Алкогольное опьянение может вызывать серьезные проблемы со здоровьем, включая цирроз печени, панкреатит, а также различные расстройства нервной системы. Несмотря на то что лечение запойного состояния традиционно осуществляется в стационаре, вывод из запоя на дому становится все более популярным. Это связано с рядом преимуществ, которые помогают пациентам справляться с зависимостью в комфортной обстановке.
    Ознакомиться с деталями – вывод из запоя на дому одинцово круглосуточно

    Reply
  11. CurtisFug

    Вывод из запоя на дому представляет собой удобный вариант для многих пациентов. Этот способ позволяет избежать госпитализации, предоставляя возможность лечиться в комфортной обстановке. Стоимость процедуры может варьироваться в зависимости от нескольких факторов. Основные из них включают удалённость от медицинского учреждения, степень тяжести состояния, а также объем необходимых медицинских манипуляций. В среднем цены колеблются от 7000 до 25000 рублей.
    Разобраться лучше – вывод из запоя на дому саратов цены

    Reply
  13. Paulineexall

    Наркологическая клиника “Вера в себя” — специализированное медицинское учреждение, предназначенное для оказания помощи лицам, страдающим от алкогольной, наркотической и других видов зависимостей. Наша основная задача — предоставить эффективное лечение и поддержку, чтобы помочь пациентам преодолеть пагубное пристрастие и вернуть их к здоровому образу жизни.
    Получить дополнительные сведения – вывод из запоя на дому нижний эксперт

    Reply
  14. Conniewealm

    Запой представляет собой сложное состояние, связанное с длительным употреблением алкоголя, что приводит к формированию зависимости. Это явление не только нарушает нормальную жизнедеятельность, но также вызывает серьёзные физические и психологические расстройства. Стационарное лечение становится необходимым для восстановления здоровья и профилактики осложнений. В данной статье рассмотрены основные аспекты вывода из запоя, включая анонимность процесса, скорость терапии и роль нарколога в реабилитации.
    Углубиться в тему – вывод из запоя в стационаре королев

    Reply
  16. сервис центры в челябинске

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: ремонт бытовой техники в челябинске
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  19. RubenDendy

    Организация вправе внедрить требования ISO 9001 https://expertprogress.ru применив их в своей системе менеджмента качества, но при этом получение сертификата не является обязательным. Решение о прохождении сертификации и получении сертификата соответствия является добровольным решением компании.

    Reply
  20. оптоволоконный лазерный станок

    Обслуживание и запчасти для лазерных станков
    Мы предоставляем полный комплекс услуг по техническому обслуживанию лазерных станков, а также поставляем оригинальные запчасти для их бесперебойной работы.

    лазерный станок для резки листового металла лазерная резка труб .

    Reply
  25. станок лазерной резки купить

    Решения для резки металла любого типа
    Мы предлагаем лазерные станки, подходящие для резки металла различной толщины и типа, включая сталь, алюминий и другие сплавы.

    оптоволоконный лазер купить лазерный станок для резки труб .

    Reply
  29. сервис центры в барнауле

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервис центры бытовой техники барнаул
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  32. оборудование для лазерной резки

    Обучение операторов лазерных станков
    Предоставляем услуги по обучению операторов лазерных станков, что позволяет максимально эффективно использовать все возможности оборудования.

    лазерный станок для резки листового металла лазерная резка труб .

    Reply
  43. лазерная резка стали цена

    Лазерные станки для промышленных предприятий
    Наши лазерные станки подходят для промышленных предприятий любого масштаба, обеспечивая высокую производительность и качество резки.

    станок с лазерной резкой резка нержавейки лазером москва .

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *