Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,451 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,451 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  1. megaapteka kopt

    Команда мегааптека.ру включает высококвалифицированных специалистов, таких как Провизор Рипатти Юлия Игоревна, которые оказывают профессиональные консультации. Важно отметить и опыт специалистов, таких как Врач-педиатр Богданова Кристина Дмитриевна, которые способствуют качественному обслуживанию. На сайте magapteka.ru можно получить консультацию провизоров.

    Команда мегааптека.ру с гордостью представляет нашими квалифицированными специалистами, включая профессионала Асанову Наталью, провизора Рипатти Юлию Игоревну, а также Зотину Наталью. Наш педиатр Богданова Кристина всегда готов оказать профессиональную помощь.

    Провизор Подойницына Алёна Андреевна, провизор Долгих Наталия Вадимовна, а также провизор Ибраева обеспечивают высокий уровень обслуживания и помощи.

    Наши кандидаты фармацевтических наук: Погорелова Евгения Сергеевна – опытные профессионалы, которые предлагают качественные услуги по поиску лекарств. Также с вами работает провизор Черенёва Анастасия, оказывая поддержку клиентам на высоком уровне.

    В magapteka.ru вы найдете нужные препараты с помощью нашей опытной команды специалистов.

    Reply
  3. PeterMah

    Все о зачатии и беременности https://z-b-r.org полезная информация о подготовке к беременности, расчёт овуляции, развитие плода по неделям, советы по здоровью и питанию, подготовка к родам.

    Reply
  4. оптоволоконный лазерный станок для резки металла

    Запчасти для лазерных станков: оперативная поставка
    Осуществляем быструю поставку оригинальных запчастей для лазерных станков, что гарантирует бесперебойную работу вашего оборудования.

    лазерная резка листа станок лазерной резки металла цена .

    Reply
  5. TommyKat

    Камянец 24 https://24kp.com.ua/main-news/ газета города Каменец-Подольский, где можно найти не только новости города, но и последние новости дня и все важное и интересное, что происходит в Хмельницкой области и в Украине.

    Reply
  9. Ремонт духовых шкафов в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту духовых шкафов в Москве.
    Мы предлагаем: ремонт духовой шкаф электрический встраиваемый
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  11. TN

    Valuable information. Lucky me I discovered your site by accident, and I am shocked why this coincidence did not took place in advance!
    I bookmarked it.

    Reply
  13. Lehamwrhn

    Задумываетесь о том, где? На dengibyn вас ждут справедливые условия и разнообразие предложений.

    Reply
  21. транспортная компания "правильные перевозки"

    “Правильные перевозки” — это надежная транспортная компания, которая предоставляет услуги по перевозке грузов и вещей по всей России. Мы занимаемся доставкой личных вещей между городами и регионами страны. Благодаря профессиональному подходу и опыту наших специалистов, “транспортная компания правильные перевозки” гарантирует безопасность и сохранность вашего имущества на всех этапах транспортировки.

    Для вашего удобства мы предлагаем услуги междугородных переездов с возможностью рассчитать стоимость и сроки онлайн. Независимо от того, нужен ли вам домашний переезд или перевозка личных вещей, наша команда обеспечивает высокий уровень сервиса и индивидуальный подход к каждому клиенту. Уточнить детали или заказать услугу вы можете по телефону 8 (800) 505-18-39 или 88005051839.

    Компания предлагает перевозку контейнеров с вещами, обеспечивая оперативную доставку в другой город. Наши специалисты профессионально занимаются домашними перевозками, минимизируя ваши затраты времени и средств. Обращайтесь к нам, и “транспортная компания правильные перевозки” сделает ваш переезд комфортным и безопасным.

    Лучшие услуги транспортной компании | Гарантия правильной доставки | Индивидуальный подход к каждому клиенту | Идеальный выбор для грузоперевозок | Превосходный сервис для клиентов | Лидер в сфере грузоперевозок | Индивидуальный подход к каждому клиенту | Профессиональная транспортная компания | Надежные перевозки с правильным подходом | Идеальный выбор для вашего груза | Эффективная доставка грузов в нужное время | Надежное сотрудничество в сфере грузоперевозок | Эффективные транспортные услуги для бизнеса | Надежность и профессионализм в каждой доставке

    Reply
  26. "Правильные перевозки"

    “Правильные перевозки” — это надежная транспортная компания, которая предоставляет услуги по перевозке грузов и вещей по всей России. Мы занимаемся домашними переездами между городами и регионами страны. Благодаря профессиональному подходу и опыту наших специалистов, “транспортная компания правильные перевозки” гарантирует безопасность и сохранность вашего имущества на всех этапах транспортировки.

    Для вашего удобства мы предлагаем услуги грузоперевозок с возможностью рассчитать стоимость и сроки онлайн. Независимо от того, нужен ли вам домашний переезд или перевозка личных вещей, наша команда обеспечивает высокий уровень сервиса и индивидуальный подход к каждому клиенту. Уточнить детали или заказать услугу вы можете по телефону 8 (800) 505-18-39 или 88005051839.

    Компания предлагает перевозку контейнеров с вещами, обеспечивая оперативную доставку в другой город. Наши специалисты профессионально занимаются квартирными переездами, минимизируя ваши затраты времени и средств. Обращайтесь к нам, и “транспортная компания правильные перевозки” сделает ваш переезд комфортным и безопасным.

    Идеальное решение для перевозок | Качественные транспортные услуги | Эффективная логистика и тщательное планирование | Лучший выбор для вашего груза | Превосходный сервис для клиентов | Надежность и безопасность грузоперевозок | Идеальный партнер для вашего бизнеса | Точность и ответственность в работе | Безопасность и надежность грузоперевозок | Идеальный выбор для вашего груза | Лучшее решение для вашего бизнеса | Индивидуальный подход к каждому клиенту | Эффективные транспортные услуги для бизнеса | Индивидуальный подход к каждому клиенту

    Reply
  27. vcs random

    Thanks for ones marvelous posting! I definitely enjoyed reading it, you’re a great author.
    I will be sure to bookmark your blog and will eventually come
    back later in life. I want to encourage that you continue your
    great work, have a nice evening!

    Reply
  35. Lehajuzld

    Интересуетесь быстрых и надёжных займах? Тогда вам стоит посетить dengibyn.ru для выгодных условий.

    Reply
  36. Bessiechott

    Клиника создана для оказания квалифицированной помощи всем, кто страдает от различных форм зависимости. Мы стремимся не только к лечению, но также к формированию здорового образа жизни, возвращая пациентов к полноценной жизни.
    Детальнее – вывод из запоя на дому курск

    Reply
  37. WinnieCEd

    Круглосуточная помощь при запое подразумевает возможность получения медицинской поддержки в любое время суток. Этот подход является крайне важным, поскольку состояние пациента может резко ухудшиться, требуя срочного вмешательства. Вывод из запоя на дому – удобный и эффективный метод, позволяющий пациенту чувствовать себя комфортно в привычной обстановке.
    Ознакомиться с деталями – вывод из запоя круглосуточно лыткарино

    Reply
  38. BettyClere

    Алкогольная интоксикация, или запой, представляет собой состояние, при котором организм человека испытывает серьезное воздействие этанола, что приводит к нарушению нормальной физиологической деятельности. Анонимный вывод из запоя — это процесс оказания медицинской помощи с соблюдением конфиденциальности, направленный на восстановление здоровья и избавление от последствий чрезмерного употребления алкоголя. В данной статье мы подробно рассмотрим современные методы лечения, их эффективность и важность сохранения анонимности в процессе выздоровления.
    Детальнее – лучший анонимный вывод из запоя на дому

    Reply
  39. Kevincax

    Цена выведения из запоя на дому может колебаться в диапазоне от 4000 до 18 000 рублей. Данный метод подразумевает оказание медицинской помощи пациенту в привычной домашней обстановке, что имеет свои преимущества. Выездная бригада врачей проводит осмотр и оценку состояния, измеряя жизненно важные показатели и анализируя анамнез пациента.
    Изучить вопрос глубже – kapelniza ru вывод из запоя цена

    Reply
  40. Kellynough

    Алкогольный запой представляет собой серьезное состояние, требующее незамедлительного медицинского вмешательства. Стационарное лечение является оптимальным решением для эффективного и безопасного вывода из запоя, особенно в тяжелых случаях интоксикации. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс стационарного лечения, его анонимность, скорость и роль нарколога в восстановлении пациентов.
    Исследовать вопрос подробнее – вывод из запоя в стационаре медплюс

    Reply
  41. tex38

    Для обеспечения надежной пожарной безопасности выбирайте кабель КГВЭВнг(А)-LS. Этот кабель минимизирует дымовыделение и соответствует высоким стандартам безопасности при эксплуатации в критических условиях.

    Reply
  45. Alyceanice

    Стационарное лечение подразумевает госпитализацию в специализированное медицинское учреждение. Этот метод рекомендуется при выраженной зависимости, когда требуется постоянный мониторинг состояния пациента. Госпитализация позволяет обеспечить круглосуточный контроль, что особенно актуально в случаях тяжелых симптомов абстиненции. На начальном этапе производится комплексное медицинское обследование, включая анализы крови и функциональные тесты, для оценки состояния органов.
    Подробнее – вывод из запоя анонимно недорого

    Reply
  46. RondaVob

    Круглосуточные услуги вывода из запоя на дому позволяют пациентам получить необходимую медицинскую помощь в любое время суток. Эта возможность особенно важна для людей, находящихся в состоянии острого алкогольного опьянения или испытывающих симптомы абстиненции.
    Ознакомиться с деталями – вывод из запоя на дому улан удэ

    Reply
  47. Dorothycic

    Срочный вывод из запоя необходим в ситуациях, когда наблюдаются угрожающие состояния здоровья. Признаки, указывающие на необходимость экстренной медицинской помощи, могут включать выраженный тремор, усиленное потоотделение, галлюцинации и состояние тревожности. В таких случаях важно незамедлительное обращение к медицинским специалистам, так как игнорирование симптомов может привести к серьёзным последствиям.
    Детальнее – круглосуточный вывод из запоя котельники

    Reply
  48. Oscarfooda

    Цена выведения из запоя на дому может варьироваться от 3000 до 15 000 рублей. Данный метод предполагает оказание медицинской помощи пациенту в привычной домашней среде. Выездная бригада врачей проводит осмотр и оценку состояния, включая измерение жизненно важных показателей и анализ анамнеза.
    Разобраться лучше – вывод из запоя цены армавир

    Reply
  50. Alcoshop

    Алкошоп и Alcoshop — это идеальный выбор для любителей напитков, которым важно качество и удобство. Доставка работает круглосуточно, что позволяет получить нужные напитки в любое время. Позвонив по номеру +74993433939, вы можете оформить заказ быстро и без лишних хлопот.

    Круглосуточная доставка через Алкошоп позволяет без труда заказать алкоголь на дом. Вы можете позвонить на +74993433939 или оформить заказ онлайн, что делает процесс простым и быстрым. Сервис гарантирует доставку в любое время суток.

    Для заказа алкоголя в Москве круглосуточно на дом достаточно позвонить по номеру +74993433939. В Alcoshop доступен большой выбор алкоголя, что удовлетворит любые предпочтения. Доставка осуществляется с заботой о качестве и безопасности, делая каждый заказ без лишних ожиданий.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *