Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,448 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,448 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  19. alcoplanet

    Алкопланет и alcoplanet предлагают круглосуточную доставку напитков на дом. Позвонив по номеру +74993850909, вы сможете оформить заказ в любое время суток. Доставка доступна по всей Москве, что гарантирует оперативное получение заказов.

    Если вам нужна доставка алкоголя ночью, Алкопланет — это идеальный выбор. Связавшись по +74993850909, вы сможете получить напитки в любое удобное время. Благодаря alcoplanet, вы легко и просто организовать доставку на дом.

    Алкопланет предлагает широкий ассортимент напитков. С помощью +74993850909 можно заказать алкоголь круглосуточно в Москве. Услуга alcoplanet гарантирует комфорт и удобство клиентов, что делает процесс максимально быстрым и простым.

    Reply
  21. dom-s-ymom.ru

    Планируете изменить конфигурацию вашего пространства? Перепланировка помещения в Москве — это отличное решение для тех, кто хочет сделать своё жильё более функциональным и уютным. Наша команда профессионалов поможет вам на каждом этапе: от проектирования до согласования всех документов. Мы гарантируем быстрое и качественное выполнение всех работ, чтобы вы могли наслаждаться обновлённым пространством.

    Reply
  22. Lhanezex

    Right here is the perfect site for anyone who wishes to understand this topic. You know so much its almost tough to argue with you (not that I really would want to…HaHa). You certainly put a new spin on a subject that has been discussed for many years. Wonderful stuff, just great!
    Poperlo Casino

    Reply
  23. dom-s-ymom.ru

    Узнать, сколько стоит узаконить перепланировку, важно на этапе планирования изменений. Цена зависит от многих факторов, включая сложность работ и необходимость подготовки дополнительных документов. Мы предлагаем прозрачную стоимость услуг и комплексный подход к процессу легализации, чтобы вы могли быть уверены в законности изменений.

    Reply
  24. Lehanzeivd

    Нужны деньги прямо сейчас? Вы имеете возможность быстро взять займ на выгодных условиях. Ознакомьтесь с разными предложений уже сегодня!

    Reply
  27. GJ

    Howdy! This post couldn’t be written any better!
    Reading through this post reminds me of my good old
    room mate! He always kept chatting about this.
    I will forward this article to him. Fairly certain he
    will have a good read. Thank you for sharing!

    Reply
  28. NancySar

    Запой представляет собой критическое состояние, связанное с длительным употреблением алкоголя. Это явление приводит к развитию физической и психической зависимости, что значительно ухудшает качество жизни. Вывод из запоя в стационаре необходим для восстановления здоровья пациента. В данной статье рассматриваются ключевые аспекты анонимного вывода, скорость лечения, а также роль нарколога в процессе реабилитации.
    Ознакомиться с деталями – вывод из запоя в стационаре в армавире

    Reply
  29. JoannFroky

    Наркологическая клиника “Ренессанс” — специализированное медицинское учреждение, предназначенное для оказания помощи лицам, страдающим от алкогольной и наркотической зависимости. Наша цель — предоставить эффективные методы лечения и поддержку, чтобы помочь пациентам преодолеть пагубное пристрастие и вернуть их к здоровой и полноценной жизни.
    Изучить вопрос глубже – вывод из запоя вызов

    Reply
  30. MichaelJepsy

    В наркологической практике применяют два основных метода купирования запойных состояний: стационарное лечение и вывод из запоя на дому. Выбор метода определяется врачом-наркологом с учётом тяжести абстинентного синдрома, наличия сопутствующей патологии, возраста пациента, а также его пожеланий.
    Узнать больше – вывод из запоя в стационаре анонимно эксперт

    Reply
  31. Kazlenta

    Достоверные новости Астаны kazlenta.kz

    По запросу новости Акмолинской области на сегодня мы Вам подскажем. В свою очередь здесь представлены такие направления, как: новости по районам, по Миру, политика, происшествия, спорт, выбор редакции, автоновости и многие другие. Основные новости часа Вы найдете на главной странице сайта kazlenta.kz уже сейчас, а почитать новости отдельной темы можно нажав на её.

    Reply
  33. LewisNUH

    This is the perfect site for everyone who really wants to find out about this topic. You know a whole lot its almost tough to argue with you (not that I really will need to…HaHa). You certainly put a brand new spin on a topic that has been written about for a long time. Wonderful stuff, just wonderful!
    denim

    Reply
  34. Kazlenta

    Политика новости Казахстан kazlenta.kz

    Главные Кызылорда новости на сегодня уже на онлайн проекте. Мы ежедневно добавляем информацию об эпизодах, стараясь проверять её подлинность. Все главные события в области авто, новости, дтп, общество. Обязательно сохраните наш узнаваемый интернет портал и отправляйте знакомым. Только здесь все точные и своевременно выложенные новости о Казахстане.

    Reply
  36. Lehanzctua

    Сомневаетесь, где? На limazaim вас ждут справедливые условия и широкий выбор предложений.

    Reply
  38. motogplol

    I am curious to find out what blog platform you have been working with?
    I’m experiencing some small security problems with my
    latest website and I would like to find something more secure.
    Do you have any solutions?

    Reply
  46. stmb-trucks

    Когда время пришло купить манипулятор, ООО «СТМБ» — это то место, где вы найдёте лучшее оборудование на рынке. Манипуляторы, представленные у нас, отличаются высокой надёжностью и долговечностью. Мы поможем вам подобрать идеальную модель под ваши нужды и предложим выгодные условия покупки.

    Reply
  47. микрозайм

    Наша компания помогает не только частным клиентам, но и малому и среднему бизнесу, предоставляя доступ к микрозаймам на выгодных условиях. Мы понимаем, насколько важно быстро получить финансовую поддержку для развития бизнеса, и предлагаем лучшие решения, которые помогут вашему делу расти и процветать.

    займ онлайн микрокредиты .

    Reply
  49. stmb-trucks

    Если вы ищете надёжную технику для строительных работ, колесный экскаватор от Weheavy — это ваш лучший выбор. Эти экскаваторы обладают высокой производительностью и долговечностью, что делает их незаменимыми на любой стройплощадке. ООО «СТМБ» предлагает широкий выбор моделей с гарантийным обслуживанием и выгодными условиями лизинга, чтобы вы могли получить технику, которая прослужит долгие годы.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *