Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,448 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,448 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  8. Lehanneljc

    Требуются деньги прямо сейчас? Вы способны быстро взять займ на подходящих условиях. Ознакомьтесь с вариантами предложений уже сегодня!

    Reply
  11. JohannaExaph

    Процесс начинается с первичной диагностики. Квалифицированный нарколог проводит осмотр, собирает анамнез и выявляет степень зависимости. Это позволяет определить, насколько серьезно состояние пациента, и какие меры необходимо предпринять для его стабилизации.
    Выяснить больше – вывод из запоя на дому в уфе

    Reply
  12. TiffaniApamp

    Алкоголизм, являющийся хроническим заболеванием, характеризуется патологической зависимостью от этанола. Периоды запоя могут проявляться неконтролируемым потреблением алкоголя, что приводит к разнообразным медицинским осложнениям. Основными проблемами являются физическая и психологическая зависимость, что делает необходимым вывод из запоя. Этот процесс требует комплексного подхода с учётом индивидуальных особенностей каждого пациента. Анонимность в реабилитации имеет особое значение, позволяя избежать стигматизации и повышая шансы на успешное восстановление.
    Получить дополнительные сведения – вывод из запоя анонимно азов

    Reply
  17. zeus138

    Excellent blog you’ve got here.. It’s difficult to find high quality writing like yours these days.
    I seriously appreciate people like you! Take care!!

    Reply
  21. микрозаймы

    Компания активно развивает свои услуги, внедряя новые технологии для удобства наших клиентов. С помощью нашего сервиса вы можете не только сравнить условия микрозаймов, но и подать заявку онлайн, что значительно ускоряет процесс получения средств. Мы ценим время наших клиентов и предлагаем эффективные решения для быстрого получения финансовой помощи в удобном формате.

    онлайн деньги микро займ .

    Reply
  22. Lehanhiomp

    Требуются деньги прямо сейчас? Вы имеете возможность быстро взять займ на подходящих условиях. Ознакомьтесь с разными предложений уже сегодня!

    Reply
  25. микрокредиты

    Наша миссия — сделать процесс поиска и оформления микрозаймов в Казахстане максимально простым и прозрачным. Мы не только предоставляем актуальную информацию о различных кредитных предложениях, но и консультируем клиентов по всем вопросам, связанным с оформлением микрозаймов. Благодаря нашему опыту и знаниям рынка, мы помогаем клиентам избежать скрытых комиссий и выбрать наиболее выгодные и прозрачные условия.

    микро займы онлайн займы .

    Reply
  26. ремонт бытовой техники в перми

    Профессиональный сервисный центр по ремонту бытовой техники с выездом на дом.
    Мы предлагаем: сервис центры бытовой техники пермь
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  28. займы онлайн Казахстан

    Мы понимаем, что каждый клиент уникален, поэтому наш сервис направлен на индивидуальный подбор микрозаймов, максимально соответствующих вашим потребностям. Независимо от того, требуется ли вам срочный заем на небольшую сумму или долгосрочный микрозайм с гибкими условиями, мы поможем вам найти лучшее решение. Наша платформа удобна и проста в использовании, что позволяет быстро сравнить условия различных микрофинансовых организаций и выбрать наиболее выгодное предложение.

    займы онлайн займ Казахстан .

    Reply
  31. микрозаймы

    Наша миссия — сделать процесс поиска и оформления микрозаймов в Казахстане максимально простым и прозрачным. Мы не только предоставляем актуальную информацию о различных кредитных предложениях, но и консультируем клиентов по всем вопросам, связанным с оформлением микрозаймов. Благодаря нашему опыту и знаниям рынка, мы помогаем клиентам избежать скрытых комиссий и выбрать наиболее выгодные и прозрачные условия.

    онлайн деньги микро займ .

    Reply
  48. онлайн деньги

    Наша миссия — сделать процесс поиска и оформления микрозаймов в Казахстане максимально простым и прозрачным. Мы не только предоставляем актуальную информацию о различных кредитных предложениях, но и консультируем клиентов по всем вопросам, связанным с оформлением микрозаймов. Благодаря нашему опыту и знаниям рынка, мы помогаем клиентам избежать скрытых комиссий и выбрать наиболее выгодные и прозрачные условия.

    займы онлайн займ Казахстан .

    Reply
  49. Dtransport

    Если необходимо отправить груз, важно выбирать надежного партнера. DaTransport обеспечивает полный контроль на всех этапах логистики, гарантируя безопасность груза и соблюдение всех сроков.

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *