Cusptips

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

4,444 Comments / practice Management / By

Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it

In this blog post we’re going to look at: why phone documentation is important; what should be documented and where should the records be kept.

It is important when a patient calls and asks a question to make sure that whether that patient speaks to the first staff member or the second staff member, everyone needs to be on one accord to consistently and seamlessly help for a better patient experience.
By making and sharing notes about phone communication, it will not only help each employee’s memory of their previous conversations, but it will also help to inform other staff members what had previously been discussed.

And so, these records are important so that everyone remembers what was discussed. And also, so there’s good communication between different office staff members which makes for a better patient experience.

The other benefit is that the patient doesn’t have to repeat themselves over again each time they call. It’s much better if whoever answers the phone is already familiar with the patient’s concerns.

Also, having this documentation helps to avoid any later “he said, she said” situations when the patient or the staff member doesn’t have a clear memory of what happened. If it’s documented, there’ll be a more accurate reference to refer to at any point in the
future.

What should be documented?

You should document everything that has significance. It could be:

  •  a billing question.
  •  information related to a missed appointment and the reason why it was missed or why the patient was late to the appointment.
  • any questions the patient had about insurance or procedures.

Any documentation from the phone conversation that can be documented could be helpful.

If a message is left for the patient to move an appointment time and it was left on a voicemail, maybe just documenting that the voice message was left and which number it was left at could help the next person who helps that patient stay informed.

There may be some questions like, what time is my next appointment? This may or may not
need to be documented, but the better the documentation is, the more helpful it can be.

And it would be helpful if the staff member would sign their name or initials to the notes so that if there is any need for clarification in the future, other staff members know which staff member spoke with the patient and can follow up with that staff member if there are questions.

It’s always nice for each staff member to sign the notes that they write.

Where should this information be documented?

Most practice management software will have a place, and that would be an easy place to reference.

Some practice management software like Fuse has a communication center, so this allows you to make an account note and it can be referred to later by anyone in the front desk or clinical staff.

Also, this communication center may show other forms of communication, such as text messages or letters sent, or X-rays emailed.
Any of that type information could be recorded in the communication center of your practice management software, somewhere that’s easily accessible and can be referenced quickly and easily during a phone call.

These are just some of the reasons why it’s important and what should be documented and where it should be documented to hopefully have a better phone experience for the patient.

Special thanks to Misti, Keia, Kim and Charlotte for their help with this information.

4,444 thoughts on “Phone Call Documentation: Why it’s important, What to document and Where to Record it”

  9. микрокредит

    Работая на рынке Казахстана, наша компания зарекомендовала себя как надежный партнер для тех, кто ищет доступные и выгодные условия микрокредитования. Мы сотрудничаем только с проверенными и надежными финансовыми организациями, что позволяет нам предлагать вам микрозаймы с минимальными процентными ставками, гибкими условиями погашения и быстрым одобрением. Наши специалисты постоянно отслеживают изменения на рынке, чтобы предоставить вам актуальные и выгодные предложения.

    микро займ микрокредит онлайн .

    Reply
  11. займы

    Мы уверены, что каждый наш клиент заслуживает лучших условий кредитования, и мы делаем все возможное, чтобы предоставить именно такие условия. Обращаясь к нам, вы можете быть уверены, что получите микрозайм, который полностью удовлетворит ваши потребности.

    микрозаймы онлайн микро займы .

    Reply
  14. микрозайм онлайн

    Наш сервис — это не просто подбор микрозаймов, это комплексная поддержка и помощь на всех этапах процесса кредитования. Мы предоставляем своим клиентам прозрачные и понятные условия, чтобы они могли принимать обоснованные решения.

    микрокредит казахстан микрозаймы .

    Reply
  17. ремонт телефонов в москве

    Сломался телефон, думал покупать новый, но решил попробовать отремонтировать. Обратился в этот сервисный центр и не пожалел. Профессионалы своего дела быстро восстановили мой телефон. Рекомендую посетить их сайт: ремонт контроллера телефона.

    Reply
  19. Alisonwoold

    Миссия клиники “Ариадна” заключается в оказании качественной и всесторонней помощи людям, страдающим от различных форм зависимости. Мы понимаем, что успешное лечение невозможно без индивидуального подхода, поэтому каждый пациент получает возможность пройти диагностику, после которой разрабатывается персонализированный план терапии.
    Разобраться лучше – вывод из запоя белгород цены

    Reply
  20. Juliadrugs

    Процесс включает мероприятия, направленные на устранение симптомов алкогольной интоксикации, восстановление нормального функционирования органов и систем, а также психоэмоциональной стабильности. Ключевым этапом является инфузионная терапия, которая помогает нормализовать водно-электролитный баланс и снять абстинентный синдром.
    Подробнее можно узнать тут – вывод из запоя на дому туапсе цены

    Reply
  21. Phyllisboync

    Круглосуточный вывод из запоя представляет собой неотложную медицинскую процедуру, направленную на оказание помощи пациентам с алкогольной интоксикацией. Запой — это состояние, при котором человек теряет контроль над потреблением алкоголя, что приводит к серьезным последствиям для здоровья. Это состояние требует профессионального подхода, так как алкогольная интоксикация может вызвать опасные осложнения и даже угрожать жизни.
    Подробнее – круглосуточный вывод из запоя жуковский

    Reply
  22. TraceyWeEre

    Алкогольная зависимость требует комплексного подхода. Профессионалы знают, как помочь пациенту выйти из запойного состояния с минимальными последствиями. На этом пути важны не только медицинские, но и психологические аспекты, которые способствуют восстановлению.
    Подробнее можно узнать тут – быстрый вывод из запоя в стационаре владикавказ

    Reply
  29. Alcoclub

    Алкоклуб и Alcoclub предлагают быструю и круглосуточную доставку алкоголя. Позвоните по номеру +74951086757, чтобы заказать алкоголь в Москве в любое время суток. Этот сервис позволяет легко и просто получить нужные напитки, делая процесс удобным и доступным.

    Если вам требуется круглосуточный заказ, Алкоклуб — ваш надежный выбор. Связавшись с Alcoclub по номеру +74951086757, вы сможете легко заказать алкоголь на дом. Сервис предлагает широкий ассортимент напитков, что делает процесс быстрым и простым.

    С Алкоклуб вы всегда можете получить заказ без задержек. Оформите заказ через +74951086757, чтобы заказать алкоголь на дом в Москве. Платформа Alcoclub делает доставку доступной и быстрой, чтобы каждый клиент мог получить желаемый напиток вовремя.

    Reply
  30. Davidaparo

    Цены на вывод из запоя на дому могут колебаться от 7000 до 25000 рублей. Эта сумма может изменяться в зависимости от необходимых процедур, состояния пациента и используемых медикаментов. Например, применение специфических препаратов для детоксикации увеличивает общую стоимость.
    Подробнее – вывод из запоя цена раменское

    Reply
  43. Ремонт игровых консолей в Москве

    Профессиональный сервисный центр по ремонту игровых консолей Sony Playstation, Xbox, PSP Vita с выездом на дом по Москве.
    Мы предлагаем: мастер по ремонту игровых консолей
    Наши мастера оперативно устранят неисправности вашего устройства в сервисе или с выездом на дом!

    Reply
  48. LizzieVen

    Наш магазин представляет большой ассортимент надувных лодок, моторов для лодок, запасных частей и аксессуаров, которые гарантируют вам времяпрепровождение на воде комфортным и надежным.

    лодка надувная 380 – это отличный выбор для отдыха с рыбалкой в любом водоеме или веселых развлечений на воде. Наши надувные лодки легкие, надежные и занимают мало места в сложенном виде, они легко перевозятся и быстро накачиваются. В нашем ассортименте товары различных размеров и параметров, чтобы вы могли выбрать именно ту, которая соответствует вам по вкусу.

    Наши безотказные подвесные моторы для лодок подарят вам хорошую скорость и управляемость на воде. Ассортимент запчастей и аксессуаров помогут содержать вашу лодку в идеальном состоянии и сделают каждую поездку по-настоящему комфортной.

    Заказывая у нас, вы получаете не только качественный товар, но и консультацию профессионального менеджера, а также гарантии на все продукты. Заказывайте надувные лодки и все необходимое для отдыха уже сегодня!

    Reply

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *